学校采购报批制度

PAGE学校采购报批制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，根据国家相关法律法规及学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的规章制度。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有潜在供应商享有平等机会参与竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审定采购预算和采购计划。3.审批重大采购项目的采购方式、采购文件等。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购活动的具体执行机构，其职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制采购预算和采购计划。3.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、服务要求等，并对采购需求的合理性、准确性负责。其职责还包括：1.配合采购部门编制采购文件。2.参与采购项目的开标评标等活动。3.负责采购项目的验收工作，并提供验收报告。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全程监督，其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.检查采购活动的合法性、合规性。3.受理对采购活动的投诉举报，并进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校财务部门的要求进行编制和报送。3.学校财务部门负责对各部门的采购预算进行审核和汇总，形成学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（二）采购计划制定1.采购部门应根据学校年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购文件编制要求等内容，并报采购领导小组审批。3.采购计划一经批准，应严格执行。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序重新报批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和学校的有关规定执行。3.采购部门应按照规定编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标评标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购部门应按照规定确定邀请招标的供应商名单，编制投标邀请书，组织开标评标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购部门应按照规定成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判活动。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购部门应按照规定进行单一来源采购的论证和审批，与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购部门应按照规定成立询价小组，制定询价文件，组织询价活动。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合国家法律法规和学校的规章制度要求，确保采购活动的合法性、公正性和透明度。（二）采购文件编制要求1.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，确保采购需求的准确表达。2.采购文件应规定采购程序和评标标准，确保采购活动按照规定的程序进行，评标结果公正合理。3.采购文件应明确合同条款，包括合同标的、数量、价格、付款方式、交货时间、质量保证、违约责任等内容，确保合同的顺利履行。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、准确性、完整性等。审核通过后的采购文件方可发布。六、采购信息发布（一）发布渠道采购部门应通过学校官网、政府采购网等指定渠道发布采购信息，包括采购公告、采购文件、中标成交公告等。采购信息应在规定的时间内发布，确保潜在供应商能够及时获取。（二）信息内容要求采购信息应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、投标截止时间、开标时间及地点等内容。采购信息应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚假陈述。七、开标、评标与定标（一）开标1.采购部门应按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.开标过程应记录在案，并存档备查。（二）评标1.采购部门应按照采购文件规定的评标标准和方法，组织评标活动。评标由评标委员会负责，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并向采购人推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。（三）定标采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。八、采购合同签订与履行**（一）合同签订**1.采购部门应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标人的投标文件与中标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、价格、付款方式、交货时间、质量保证、违约责任等内容。2.采购合同签订后，应报学校相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督和检查工作，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.采购部门应按照合同约定及时支付货款，并督促中标人按照合同约定履行交货义务。如中标人未按照合同约定履行义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。九、验收（一）验收主体采购项目完成后，采购需求部门应负责组织验收工作。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、财务人员等。（二）验收标准验收应按照采购合同约定的技术规格、质量标准、服务要求等进行。验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.采购需求部门应在采购项目完成后及时组织验收，并制定验收方案。验收方案应明确验收人员、验收时间、验收内容、验收方法等。2.验收人员应按照验收方案进行验收，并形成验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收内容、验收结果等内容。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应签署验收意见，并报学校相关部门备案。验收不合格的采购项目，采购需求部门应要求中标人限期整改，整改合格后重新组织验收。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案管理要求1.采购部门应指定专人负责采购档案的管理工作，确保采购档案的完整、准确和安全。2.采购档案应按照档案管理的有关规定进行分类、整理、归档和保管，便于查阅和使用。3.采购档案的保管期限应按照国家和学校的有关规定执行。保管期限届满后，应按照规定进行销毁。十一、监督与检查（一）内部监督学校监督部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制情况、评标标准的执行情况、合同的签订与履行情况等。对发现的问题，应及时督促整改。（二）外部监督学校采购活动应接受国家有关部门和社会的监督。如采购活动发生投诉举报，学校应积极配合有关部门进行调查处理，并及时公布处理结果。十二、违规处理（一）对采购人的处理采购人有下列情形之一的，由学校责令限期改正，给予警告；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学校视情节轻重给予处分：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）对供应商的处理供应商有下列情形之一的，列入不良行为记