工会政府采购内控制度

PAGE工会政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强工会政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织实施的各类政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应依法公开，采购过程应公正透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、组织与职责（一）采购决策机构成立工会政府采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策，审议采购预算、采购方式、采购合同等重要事项。领导小组由工会主席担任组长，相关部门负责人为成员。（二）采购执行机构设立专门的采购部门或指定专人负责政府采购的具体实施工作。采购部门应配备专业的采购人员，熟悉政府采购法律法规和业务流程。采购人员的职责包括：1.编制采购预算和采购计划。2.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件。（三）监督机构成立工会政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。监督小组由工会纪检人员、财务人员等组成。监督小组的职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和本制度的规定。检查采购文件的编制是否合规，有无歧视性条款。监督开标评标过程是否公正、公平，有无违规操作。审查采购合同的签订是否符合规定，条款是否合理。2.对采购项目的资金使用情况进行监督，确保资金安全和合理使用。3.受理对采购活动的投诉和举报，及时调查处理违规行为。（四）其他部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。2.需求部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和评审工作，配合采购部门进行验收。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据工会工作计划和实际需求，会同需求部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照规定的格式和要求进行编制，并报经工会政府采购领导小组审议通过。3.在预算执行过程中，因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.财务部门应根据采购合同和采购进度，及时支付采购资金，确保采购项目顺利实施。3.采购部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标评标、中标公示等环节。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并报部门负责人审核。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人审核后，报工会政府采购领导小组审批。重大采购项目应提交领导小组会议审议。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织采购活动。编制采购文件：采购文件应包括采购公告、招标文件（或谈判文件、询价通知书等）、采购合同样本等内容。采购文件应符合法律法规和相关政策规定，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等要求。发布采购信息：采购部门应通过指定的媒体发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。组织开标评标（或谈判、询价等）：采购部门应按照规定的时间和地点组织开标评标（或谈判、询价等）活动。开标评标（或谈判、询价等）过程应公开、公正、公平，接受监督小组的监督。确定成交供应商：采购部门根据评标结果（或谈判、询价结果），确定成交供应商，并向其发出成交通知书。4.合同签订：采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同应报财务部门备案。5.验收：采购项目完成后，采购部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。验收合格后，采购部门应填写验收报告，并报财务部门办理付款手续。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在成交通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同的主要条款应与采购文件一致，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、监督小组等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时支付采购资金，供应商应按时交付采购货物或提供服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报财务部门、监督小组等相关部门备案。3.如果供应商未能按照采购合同的约定履行义务，采购部门有权追究其违约责任，要求其承担赔偿损失等责任。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括采购货物的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准等。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。3.如果验收不合格，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。整改或重新提供货物或服务所产生的费用由供应商承担。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购部门应将合同正本、副本、验收报告等相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应保存一定期限，以备查阅。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对政府采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如采购方式选择不当、供应商违约、采购资金支付风险等。2.根据风险识别和评估的结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。(二)风险应对措施1.采购方式风险应对：严格按照法律法规和本制度规定的采购方式选择采购方式，确保采购方式合法合规。对于重大采购项目，应组织专家进行论证，选择最优的采购方式。2.供应商风险应对：建立供应商资格审查制度，对供应商的资质、信誉、业绩等进行审查，选择合格的供应商。加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评价，及时淘汰不合格供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任，加大对供应商违约行为的处罚力度。3.采购资金支付风险应对：财务部门应加强对采购资金支付的审核和监督，严格按照采购合同和资金支付程序办理支付手续。建立采购资金支付预警机制，及时发现和解决资金支付过程中存在的问题。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购活动进行检查和评估，及时发现和处理潜在的风险问题。2.设立风险预警指标，如采购进度偏差率、采购成本超支率、供应商违约率等。当预警指标达到设定的阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否合法等。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，检查采购资金的使用是否合理、合规，是否存在截留、挪用等问题。3.采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料和情况。2.主动接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话等方式，接受社会公众对政府采购活动的监督和投诉举报。对社会公众的监督和投诉举报，应及时调查处理，并将处理结果向社会公开。八、信息管理（一）采购信息发布1.采购部门应通过指定的媒体发布采购信息，包括采购公告、招标文件、中标公告等。采购信息应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚假陈述。2.采购信息发布的内容应符合法律法规和相关政策规定，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等要求。（二）采购文件管理1.采购文件应按照规定的格式和要求编制，包括采购公告、招标文件（或谈判文件、询价通知书等）、采购合同样本等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等要求。2.采购文件编制完成后，应进行审核和审批。审核和审批通过的采购文件应加盖公章，并妥善保管。采购文件的发放、借阅、使用等应进行登记和管理，确保文