工会采购合同制度

PAGE工会采购合同制度一、总则（一）目的为规范工会采购行为，加强采购合同管理，保障工会采购活动的合法、合规、有序进行，提高采购资金使用效益，维护工会及相关方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类采购活动所涉及的合同签订、履行、变更、终止等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，保障双方的合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购合同管理职责分工（一）工会委员会1.负责审议采购项目及合同相关事项，对重大采购项目进行决策。2.监督采购合同的签订、履行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（二）采购部门1.负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判等。2.起草采购合同文本，组织合同的签订、审核、归档等工作。3.跟踪采购合同的履行情况，及时处理合同执行过程中的问题，并向工会委员会汇报。（三）财务部门1.参与采购项目预算编制，审核采购资金支付申请。2.负责采购资金的支付管理，对合同执行情况进行财务监督。（四）审计部门1.对采购合同的签订、履行情况进行审计监督。2.审查采购项目的合法性、合规性和效益性，提出审计意见和建议。三、采购合同签订流程（一）采购申请与审批1.需求部门根据工作需要提出采购申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额及技术要求等。2.采购申请经部门负责人审核后，报工会委员会审批。工会委员会根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行审批决策。（二）供应商选择与确定1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商。可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商。2.对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.组织采购谈判，与选定的供应商就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。（三）合同起草与审核1.采购部门根据谈判结果起草采购合同文本，合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货地点、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同文本起草完成后，提交给工会委员会、财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核部门应重点审查合同内容的合法性、合规性、完整性、准确性以及条款的合理性等方面。3.根据审核意见，采购部门对合同文本进行修改完善，确保合同符合各方要求。（四）合同签订1.经审核通过的采购合同，由工会委员会授权代表与供应商签订。签订合同前，应确保双方当事人具有合法的签约资格，合同签字盖章手续齐全。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给工会委员会、财务部门、审计部门等相关部门备案。四、采购合同主要条款（一）标的条款明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量标准等具体内容，确保双方对采购标的的理解一致。（二）价格条款1.约定采购项目的单价和总价，明确价格的构成及调整方式。2.对于涉及价格波动较大的采购项目，应约定价格调整的条件和方法，如参照市场价格指数、原材料价格变化等因素进行调整。（三）交货条款1.确定交货地点、交货期、交货方式等内容。2.明确供应商应在规定的交货期内将货物送达指定地点，并提供货物运输、装卸等相关服务。3.对于需要分批交货的项目，应约定每批货物的交货时间和数量。（四）质量条款1.详细规定采购项目的质量标准，可引用国家或行业相关标准，也可双方另行约定高于国家标准的特殊质量要求。2.明确质量验收的程序和方法，包括验收标准、验收时间、验收人员等。3.约定质量异议的处理方式，如供应商对验收结果有异议时应在规定时间内提出，双方协商解决质量问题的方式和期限等。（五）付款条款1.确定付款方式，如一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等。2.明确付款的时间节点和条件，例如货物验收合格后一定期限内支付货款等。3.对于分期付款的项目，应详细约定每期付款的金额和时间。（六）违约责任条款1.明确双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的违约责任，包括违约金的数额或计算方法、赔偿损失的范围等。2.约定违约方承担违约责任的方式，如继续履行合同、采取补救措施、支付违约金、赔偿损失等。（七）争议解决条款1.约定双方在合同履行过程中发生争议时的解决方式，如协商解决、仲裁或诉讼等。2.如选择仲裁方式解决争议，应明确仲裁机构的名称；如选择诉讼方式解决争议，应明确管辖法院。五、采购合同履行与监督（一）合同履行1.采购部门应按照合同约定，及时向供应商提供必要的协助和配合，确保供应商能够顺利履行合同义务。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货及相关服务义务。采购部门应及时对供应商交付的货物进行验收，验收合格后按照合同约定支付货款。（二）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款，作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同终止1.采购合同在以下情况下可以终止：合同履行完毕；双方协商一致解除合同；因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行等。2.合同终止后，双方应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如清理货物、结算货款、退还保证金等。（四）监督检查1.工会委员会、财务部门、审计部门等应定期对采购合同的履行情况进行监督检查，确保合同双方严格按照合同约定履行义务。2.监督检查的内容包括采购项目的执行进度、质量状况、资金使用情况、合同变更及终止情况等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时要求责任方进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。六、采购合同档案管理（一）档案收集1.采购部门负责收集采购合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括采购申请、审批文件、采购谈判记录、合同文本、验收报告、付款凭证等。2.档案收集应及时、完整，确保各类文件资料的真实性和准确性。（二）档案整理与归档1.采购部门对收集到的文件资料进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，编制档案目录。2.将整理好的文件资料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明合同名称、编号、归档日期等信息。3.定期将整理归档后的采购合同档案移交至工会档案室统一保管。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。如需复印档案资料，应经档案室工作人员同意