创文办采购制度

PAGE创文办采购制度总则目的为规范创文办采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，保障创文工作顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于创文办在开展创建文明城市相关工作过程中涉及的各类物资、服务及工程项目的采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：符合行业标准和创文办内部规定，保证采购流程规范有序。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和社会公众监督。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公正公平，维护市场竞争秩序。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。采购组织与职责采购决策机构创文办成立采购领导小组，由主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。采购执行部门设立专门的采购工作小组，负责具体采购业务的实施。采购工作小组应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作高效、有序进行。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，遵守职业道德规范。相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、技术参数等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，对采购项目进行财务核算和审计。3.监督部门：负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理供应商和内部人员的投诉举报，确保采购活动公正廉洁。采购预算管理预算编制1.需求部门应根据创文工作实际需要，结合年度工作计划，提前编制采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计单价、采购时间等内容，并进行合理的费用估算。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和可靠性。3.财务部门负责对采购预算进行审核，结合创文办年度财务状况和资金安排，提出审核意见，报采购领导小组审批。预算执行1.采购工作应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购过程中，采购人员应密切关注市场价格变化，及时与供应商沟通协商，争取最优惠的采购价格，确保采购资金的合理使用。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。预算调整1.当采购项目的规格、数量、质量要求等发生重大变化，或者市场价格波动较大，导致原采购预算无法满足实际采购需求时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、预计增加或减少的采购金额等，并提供相关证明材料。3.采购领导小组应根据实际情况对预算调整申请进行审核审批，批准后的预算调整应及时通知采购执行部门和财务部门。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目以及需要广泛竞争以获取最佳采购效益的项目。2.采用公开招标方式采购时，采购工作小组应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3招标文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保供应商能够准确理解采购要求，公平参与投标竞争。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购时，采购工作小组应根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上相对较窄。采购工作小组应严格按照规定程序进行操作，确保邀请招标过程的公正公平。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购时，采购工作小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评价标准等事项。3.谈判过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通和协商，要求供应商提供详细的报价和技术方案，根据谈判情况进行综合比较和评估，确定成交供应商。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式时，采购工作小组应组织相关人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购的理由和依据，并报采购领导小组批准。3.单一来源采购应严格按照规定程序进行，确保采购过程的合规性和透明度。采购人员应与供应商进行充分沟通和协商，争取合理的采购价格和服务条款。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购时，采购工作小组应向不少于三家的供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的规格、数量、质量要求等内容。3.供应商应在规定时间内报价，采购工作小组对各供应商的报价进行比较和评估，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。采购流程采购申请1.需求部门根据创文工作实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、采购预算、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，应对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.审核通过后，将《采购申请表》提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。3.经采购领导小组批准后的《采购申请表》作为采购执行的依据。采购实施1.采购执行部门根据批准的《采购申请表》，按照选定的采购方式组织实施采购活动。2.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动；对于竞争性谈判单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应自行组织采购工作。3.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况协调解决采购过程中出现的问题。合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交财务部门和监督部门审核，审核通过后方可签订合同。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门和监督部门备案。验收付款1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并签字确认。2.财务部门根据《验收报告》和采购合同，办理付款手续。付款时，应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保资金支付安全合规。3.如采购项目验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货。整改或退换货后仍不符合要求的，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。采购监督与管理内部监督1.监督部门应加强对采购活动的全程监督，定期检查采购程序的执行情况，重点检查采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、验收付款等环节是否符合规定要求。2.建立采购项目跟踪机制，监督采购项目的进展情况，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。3.受理供应商和内部人员的投诉举报，对投诉举报事项进行调查核实，依法依规处理违规行为。供应商管理1.建立供应商库，对参与创文办采购活动的供应商进行登记管理。供应商库应定期更新，剔除不符合要求的供应商，补充优质供应商。2.制定供应商评价标准，对供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。3加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，促进供应商提高服务质量和产品质量增强市场竞争力。档案管理1.采购执行部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件资料