包河区采购内部控制制度

PAGE包河区采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强包河区采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金的使用效益，确保采购活动合法、合规、有效进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于包河区内各级行政机关、事业单位、国有企业以及其他使用财政性资金进行采购活动的组织和部门。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购项目能够获得优质的产品和服务，同时降低采购成本。4.公正原则：采购决策应基于客观事实和公正标准，不得偏袒任何一方供应商，维护供应商的合法权益。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金的使用效益，实现采购资源的优化配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立包河区采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由区政府相关领导、财政部门、审计部门、采购单位代表等组成。其主要职责包括：1.审议采购政策、制度和流程；2.审批年度采购预算和采购计划；3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、中标（成交）供应商等进行决策；4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立包河区采购中心，作为集中采购的执行机构，负责组织实施纳入集中采购目录的采购项目。采购中心应具备相应的采购专业人员和设施设备，按照国家有关规定和本制度的要求，公正、高效地开展采购活动。其主要职责包括：1.制定集中采购操作规程；2.接受采购单位的委托，组织实施集中采购项目；3.发布采购信息，组织开标、评标、定标等活动；4.与中标（成交）供应商签订采购合同，并负责合同的履行和验收工作；5.建立采购档案，妥善保管采购活动的相关资料。（三）采购单位各采购单位负责本单位采购项目的需求提出、预算编制、采购申请等工作，并配合采购执行机构做好采购活动的实施和验收工作。其主要职责包括：1.根据本单位业务需求，提出采购项目的具体要求；2.编制采购项目预算，报财政部门审核；3.按照规定程序提交采购申请，配合采购执行机构开展采购活动；4.参与采购合同的签订、履行和验收工作，对采购项目的质量和效益负责。（四）财政部门财政部门负责对采购活动进行监督管理，制定采购政策，审核采购预算，监督采购资金的使用等。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度和政策；2.审核采购单位的采购预算，下达采购资金指标；3.监督采购活动的执行情况，处理采购投诉；4.对采购中心和采购单位的采购工作进行考核评价。（五）审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。其主要职责包括：1.制定采购审计计划，对采购项目进行定期或不定期审计；2.审查采购项目的采购文件、合同、验收报告等资料，核实采购资金的使用情况；3.对采购过程中的违规行为提出处理意见，追究相关人员的责任。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购单位应根据本单位的事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购项目预算。预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等内容。2.采购单位在编制采购预算时，应充分考虑项目的可行性和必要性，对采购项目进行论证和评估。对于重大采购项目，应组织专家进行论证，确保预算编制的准确性和合理性。3.采购预算应按照财政部门的要求，采用规定的格式和方法进行编制，并报财政部门审核。财政部门应加强对采购预算的审核，严格控制采购规模和标准，确保采购资金的合理使用。（二）预算执行1.采购单位应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报财政部门审批。2.采购执行机构应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。财政部门应加强对采购资金支付的监管，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。3.采购单位应建立采购预算执行情况的跟踪和分析制度，定期对预算执行情况进行检查和评估。如发现预算执行偏差较大的，应及时采取措施进行调整和纠正，确保采购项目顺利完成。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、采购需求变化等原因，需要调整采购预算的，采购单位应及时提出调整申请。2.采购单位提出的采购预算调整申请，应经本单位内部审核后，报财政部门审批。财政部门应根据实际情况，对采购预算调整申请进行审核，并下达调整通知。3.采购单位应按照财政部门下达的采购预算调整通知，及时调整采购项目的预算和采购计划，并组织实施采购活动。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。采购单位应按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：采购单位根据本单位业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并报本单位内部审批。2.采购审批：采购单位内部审批通过后，将采购申请表提交给财政部门进行采购审批。财政部门根据采购单位的采购预算和采购政策，对采购申请进行审核，并下达采购批复。3.采购实施：采购执行机构根据财政部门的采购批复，按照规定的采购方式组织实施采购活动。采购实施过程中，应严格按照采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。4.签订合同：采购执行机构与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，内容应完整、准确、清晰。5.履行合同：采购合同签订后，采购执行机构和采购单位应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时组织供应商供货，并负责对货物、工程和服务进行验收；采购单位应按照合同约定支付采购资金。6.验收与付款：采购项目完成后，采购单位应组织相关人员对采购项目进行验收。验收合格后，采购单位应按照合同约定及时支付采购资金。采购执行机构应建立采购项目验收档案，妥善保管验收资料。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行机构应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同不得对采购文件确定的事项和中标（成交）供应商的投标文件作实质性修改。2.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购执行机构应将合同副本送采购单位、财政部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利完成。采购执行机构应及时组织供应商供货，并负责对货物、工程和服务进行验收；采购单位应按照合同约定支付采购资金。2.在合同履行过程中，如遇合同变更、解除等情况，采购合同双方应按照法律法规的规定和合同约定办理相关手续。采购执行机构应及时将合同变更、解除等情况报财政部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购单位应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应按照采购合同的约定和相关标准，对采购项目的质量、数量、规格型号等进行检查和评估。2.验收合格的，采购单位应出具验收报告，并按照合同约定支付采购资金。验收不合格的，采购单位应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购单位有权解除合同，并要求供应商承担相应的违约责任。（四）合同档案管理1.采购执行机构应建立采购合同档案管理制度，妥善保管采购合同的相关资料。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、中标（成交）通知书、验收报告、付款凭证等。2.采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，确保采购合同档案的完整性和安全性。六、采购监督与检查（一）内部监督1.采购单位应建立健全内部采购监督管理制度，加强对本单位采购活动的内部监督。内部监督应包括采购决策、采购执行、采购验收、采购付款等环节，确保采购活动合法、合规、有效进行。2.采购单位应定期对本单位的采购活动进行内部审计，检查采购项目的合法性、合规性和效益性。内部审计应重点关注采购预算执行情况、采购方式选择、采购合同签订与履行、采购资金使用等方面的问题。3.采购单位应设立举报信箱和举报电话，接受本单位职工和社会公众对采购活动的监督举报。对举报事项应及时进行调查处理，并将处理结果向举报人反馈。（二）财政监督1.财政部门应加强对采购活动的财政监督管理，建立健全采购监督检查制度，定期对采购执行机构和采购单位的采购活动进行监督检查。2.财政监督检查的内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、采购合同签订与履行、采购资金使用、采购验收等方面。财政部门应通过检查、抽查、专项审计等方式，确保采购活动符合法律法规和政策规定。3.财政部门在监督检查过程中，发现采购活动存在违规行为的，应及时下达整改通知，要求采购执行机构和采购单位限期整改。对整改不力的，财政部门有权采取暂停采购项目、扣减采购资金等措施，并依法追究相关人员的责任。（三）审计监督1.审计部门应加强对采购活动的审计监督，按照审计计划对采购项目进行定期或不定期审计。审计监督应重点关注采购项目的真实性、合法性、效益性，以及采购资金的使用情况。2.审计部门在审计过程中，有权查阅采购项目的相关资料，询问采购活动的相关人员，对采购项目进行实地考察等。审计部门应出具审计报告，对采购活动中存在的问题提出审计意见和建议。3.采购执行机构和采购单位应积极配合审计部门的审计工作，提供相关资料和信息。对审计部门提出的审计意见和建议，采购执行机构和采购单位应认真整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。（四）社会监督1.采购活动应接受社会公众的监督，采购信息应全面、及时、准确地公开。采购执行机构应通过政府网站、政府采购信息发布平台等渠道，发布采购项目的招标公告、中标（成交）结果等信息，方便社会公众查询和监督。2.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向财政部门、审计部门等有关部门举报。有关部门应及时受理举报，并依法进行调查处理。对查证属实的违规行为，应依法追究相关人员的责任，并向社会公开曝光。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购单位和采购执行机构应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应包括采购政策风险、采购预算风险、采购方式风险、采购合同风险、采购验收风险、采购资金风险等方面。2.采购单位和采购执行机构应根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、风险评分等，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.针对不同等级和影响程度的采购风险，采购单位和采购执行机构应制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方面。2.对于采购政策风险，采购单位和采购执行机构应加强对国家法律法规和政策的学习和研究，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。3.对于采购预算风险，采购单位应加强采购预算的编制和管理，提高预算的准确性和合理性；采购执行机构应严格按照采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。4.对于采购方式风险，采购单位和采购执行机构应根据采购项目的特点和需求，合理选择采购方式，并严格按照规定程序进行操作，确保采购方式的合法性和合规性。5.对于采购合同风险，采购单位和采购执行机构应加强采购合同的签订、履行和管理，明确合同双方的权利和义务，严格按照合同约定执行，防范合同纠纷的发生。6.对于采购验收风险，采购单位应建立健全采购验收制度，加强对采购项目的验收管理，确保采购项目的质量符合要求。7.对于采购资金风险，财政部门应加强对采购资金的监管，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费；采购单位应按照合同约定