医院采购与合同管理制度

PAGE医院采购与合同管理制度一、总则（一）目的为加强医院采购与合同管理，规范采购行为，防范采购风险，维护医院合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院内部各部门涉及的物资、设备、服务等采购活动及由此产生的合同签订、履行、变更、终止等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：采购与合同管理活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障供应商平等参与竞争，维护市场秩序。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚实守信原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自义务，维护双方良好合作关系。二、采购管理（一）采购计划1.需求分析各部门根据业务发展、医疗需求、设备更新等情况，定期进行物资、设备、服务等需求分析，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算等内容。2.计划编制采购部门汇总各部门采购需求，结合医院年度预算和实际资金状况，编制年度采购计划。采购计划应包括采购项目明细、预计采购时间、采购方式等，并报医院管理层审批。3.计划调整因业务发展变化、政策调整等原因需要调整采购计划的，相关部门应及时提出申请，经审批后交采购部门进行调整。（二）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照相关法律法规要求，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目，可采用邀请招标方式。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门应组织相关人员进行论证，并报医院管理层批准。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，然后确定成交供应商。（三）采购流程1.采购申请各部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算、用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算等进行审核。审核通过后，报医院分管领导、财务部门、审计部门等相关部门审批。重大采购项目需经医院院长办公会或党委会审议通过。3.供应商选择采购部门根据采购项目特点和采购方式，通过多种渠道寻找潜在供应商。对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，确定入围供应商名单。对于公开招标、邀请招标项目，应按照规定程序发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。4.合同签订采购部门与中标供应商或选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。合同签订前，应经医院法律顾问审核，确保合同合法合规。5.采购验收采购项目到货后，采购部门应及时组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，由验收人员签字确认，并出具验收报告。对于大型设备、复杂项目等，可邀请专业机构或专家进行验收。6.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，应审核采购项目的合法性、合规性、合同执行情况等。对于不符合规定的采购项目，财务部门有权拒绝付款。三、合同管理（一）合同签订1.合同起草采购部门负责合同起草工作。合同文本应参照国家相关示范文本，并结合医院实际情况进行编制。合同内容应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。2.合同审核合同初稿完成后，采购部门应将合同文本提交医院法律顾问进行审核。法律顾问重点审核合同的合法性、合规性、风险防范等方面内容，并提出修改意见。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善后，报医院分管领导审批。3.合同签订经审批后的合同，由医院法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同时，应确保双方签字盖章齐全，合同生效。合同签订后，采购部门应将合同副本分送财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同履行1.履行跟踪采购部门负责合同履行的跟踪管理。定期检查供应商的合同执行情况，包括交货时间、质量标准、售后服务等方面。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。2.协调沟通在合同履行过程中，如遇双方争议或问题，采购部门应及时与供应商进行协调沟通，寻求解决方案。如无法协商解决，可按照合同约定的争议解决方式处理，如仲裁或诉讼。3.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，采购部门应及时与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、双方权利义务等事项。变更协议签订前，应按照合同签订审核程序进行审批。（三）合同终止1.终止条件合同期满、双方协商一致、一方违约导致合同无法继续履行、不可抗力等原因可导致合同终止。2.终止程序合同终止时，采购部门应及时通知供应商，并与供应商办理相关终止手续，如货物交接、款项结算、资料返还等。合同终止后，采购部门应将合同终止情况报医院相关部门备案。（四）合同档案管理1.档案收集采购部门负责收集合同签订、履行、变更、终止等全过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、招标文件、投标文件、合同文本、验收报告、付款凭证、变更协议、终止协议等。2.档案整理采购部门对收集到的合同档案资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管合同档案应妥善保管，指定专人负责档案管理工作。档案保管期限应按照国家相关规定执行，一般不少于合同履行完毕后五年。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。四、监督与考核（一）内部监督1.审计监督审计部门定期对医院采购与合同管理情况进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、效益性，合同签订、履行、变更、终止等环节的规范性，以及资金使用情况等。对审计发现的问题，提出整改意见，并督促相关部门落实整改。2.纪检监察监督纪检监察部门对采购与合同管理过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。对涉及违法违纪的人员，依法依规追究责任。（二）考核评价1.建立考核指标医院建立采购与合同管理考核评价指标体系，对采购部门和相关人员的工作业绩、工作质量、工作效率等进行考核评价。考核指标包括采购计划完成率、采购成本控制率、合同履约率、供应商满意度等。2.定期考核评价采购部门定期对采购与合同管理工作进行总结分析，对照考核指标进行自我评价。医院管理层定期组织对采购部门和相关人员进行考核评价，考核结果与绩效挂钩。3