公司招标采购制度

PAGE公司招标采购制度一、总则（一）目的为了规范公司招标采购活动，加强对招标采购工作的管理与监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商或服务商，一视同仁，不偏袒、不歧视，保证招标采购过程公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地向潜在供应商或服务商公开，采购过程接受公司内部及相关部门的监督。4.择优选择原则：在满足公司需求的前提下，通过综合评估，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商或服务商。5.效益原则：通过科学合理的招标采购流程，实现资源的优化配置，降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求，组织招标采购活动的实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行评价和管理。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购文件的编制、审核、发布和存档工作。（二）技术部门1.协助采购部门制定技术规格书，明确采购项目的技术要求和标准。2.参与供应商技术方案的评审，提供技术支持和专业意见。3.对采购项目的技术验收工作进行指导和监督。（三）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业建议。2.负责采购资金的安排和支付管理，审核采购合同的付款条款。3.对采购成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。（四）法务部门/合规部门1.审查招标采购文件和合同，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。2.对招标采购活动中的重大事项提供法律意见和合规建议。3.处理招标采购过程中的法律纠纷和合规问题。（五）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。2.对采购项目的成本效益进行审计评价，提出改进建议。（六）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目的功能、性能、数量等要求。2.参与采购项目的技术方案评审和商务谈判，提供需求方面的专业意见。3.负责采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量和性能进行评价。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计交货日期等信息，并提交相关部门负责人审核签字。2.《采购申请表》经审核通过后，提交至采购部门，作为启动招标采购流程的依据。（二）采购预算编制1.采购部门根据需求部门提供的采购申请，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的各项费用，如货物价格、运输费、安装调试费、税费等。2.采购预算编制完成后，提交财务部门审核。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，并提出意见和建议。（三）招标方式选择1公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商数量较多的项目。采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与其协商，签订采购合同。（四）招标文件编制1.根据选定的招标方式，采购部门负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等实质性内容，确保招标文件的完整性、准确性和公正性。3.招标文件编制完成后，提交技术部门和法务部门/合规部门审核。技术部门应重点审核技术规格的合理性和可行性，法务部门/合规部门应重点审核招标文件的合法性和合规性。（五）发布招标信息1.对于公开招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2对于邀请招标项目，采购部门应向选定的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目的基本情况、投标截止时间及地点、开标时间及地点等信息。3.招标信息发布后，采购部门应及时收集潜在供应商的报名信息，并对报名供应商进行资格预审。资格预审应包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面的审查。（六）投标文件接收与开标1.采购部门应在规定的时间内接收供应商的投标文件，并对投标文件进行登记和编号。2.在开标前，采购部门应组建开标小组，负责开标工作的组织和实施。开标小组应由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。3.开标时，开标小组应按照招标文件规定的程序，对投标文件的密封情况、投标报价、技术方案等进行当众开标，并记录开标过程。（七）评标1.开标结束后，采购部门应组建评标委员会，负责评标工作的组织和实施。评标委员会应由技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。评标办法应包括价格、技术、商务、服务等方面的评审标准和权重。3.在评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。（八）中标候选人公示与中标通知1.采购部门应将评标委员会推荐的中标候选人名单在公司内部进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，如有异议，相关部门应及时进行调查和处理。2.公示期满无异议后，采购部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知其他未中标人。中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、中标人等信息。（九）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与采购部门签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门/合规部门审核。法务部门/合规部门应重点审核合同条款的合法性、合规性和完整性，确保合同的有效性和可操作性。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分送财务部门、需求部门等相关部门，作为付款、验收等工作的依据。（十）合同执行与验收1.合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.需求部门应负责采购项目的验收工作。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购项目符合要求。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.财务部门应根据合同约定和验收报告，及时办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和流程。供应商准入条件应包括供应商的营业执照、资质证书、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面的要求。2.潜在供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购部门应组织对潜在供应商进行实地考察和评估，并填写《供应商评估报告》。3.经评估合格的供应商，采购部门应将其纳入供应商数据库，并颁发《供应商准入证书》。（二）供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容应包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.供应商评价应采用定性与定量相结合的方法，通过收集供应商的相关数据和信息，进行综合分析和评价。评价结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，并暂停或终止与其的合作。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如增加采购份额、优先合作、提供培训等。2.对于连续两次评价结果为不合格的供应商，采购部门应将其从供应商数据库中删除，并禁止其参与公司的招标采购活动。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。2.公司纪检监察部门应加强对招标采购活动的监督检查，严肃查处招标采购过程中的违规违纪行为。（二）外部监督1.公司应主动接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作。2.对于外部机构提出的意见和建议，公司应认真研究，及时整改，并将整改情况反馈给相关机构。六、违规处理（一）违规行为认定1.在招标采购活动中，如果发现有下列行为之一的，认定为违规行为：违反国家法律法规及相关行业标准的；违反公司招标采购制度的；存在弄虚作假、串通投标、行贿受贿等违法违规行为的；其他损害公司利益的行为。2.违规行为