工会大宗物资采购制度

PAGE工会大宗物资采购制度一、总则（一）目的为加强工会大宗物资采购管理，规范采购行为，确保采购物资的质量，提高资金使用效益，维护工会和会员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织进行的各类大宗物资采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、活动用品等金额较大的物资采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资金的合理使用。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立工会大宗物资采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，成员包括财务人员、会员代表等。主要职责如下：1.审议采购计划和采购预算。2.审查采购方案和采购合同。3.监督采购过程，协调处理采购中的重大问题。（二）采购工作小组采购工作小组负责具体的采购实施工作，成员包括工会相关工作人员。其职责如下：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.按照规定的程序进行采购活动组织，包括招标、谈判、询价等。4.负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪。5.整理采购文件资料，归档保存。（三）监督小组由工会经费审查委员会成员组成监督小组，对采购活动进行全程监督。主要职责包括：1.监督采购程序的执行情况，确保采购过程合规。2.审查采购文件和采购合同，防止出现违规条款。3.对采购活动中的违规行为提出纠正意见，并及时向上级报告。三、采购计划与预算（一）采购计划1.各部门根据工作需要，提前向工会提交大宗物资采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等。2.采购工作小组对各部门的采购申请进行汇总、审核，结合工会实际情况和资金状况，制定年度采购计划和季度采购计划。3.采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容，并报采购领导小组审议通过。（二）采购预算1.采购预算由财务人员根据采购计划进行编制，综合考虑物资价格、运输费用、税费等因素。2.采购预算应严格控制在工会经费允许的范围内，并报工会委员会审批。3.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。向若干特定的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：采购技术、服务等标准难以明确规定，或者需要采用不可替代的专利、专有技术，或者因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的项目，适用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向多家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。5.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，适用单一来源采购方式。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（二）采购程序1.采购申请：各部门填写《工会大宗物资采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、预算、用途等，经部门负责人签字后提交采购工作小组。2.采购审批：采购工作小组对采购申请进行审核，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购计划和预算，对采购申请进行审议，批准后方可实施采购。3.采购准备：采购工作小组根据批准的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购文件等内容。同时，组织市场调研，收集供应商信息，确定潜在供应商名单。4.发布采购信息：根据采购方式的不同，发布相应的采购信息。公开招标和邀请招标应发布招标公告，竞争性谈判和询价应发出采购邀请书，单一来源采购应与供应商进行协商。5.供应商报名与资格审查：供应商按照采购信息要求报名，采购工作小组对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。6.采购文件发放：向符合条件的供应商发放采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购要求、技术规格、评标标准等内容。7.投标/响应文件提交：供应商按照采购文件要求编制投标/响应文件，在规定时间内提交给采购工作小组。8.开标/谈判/询价：按照规定的时间和地点进行开标/谈判/询价活动。公开招标和邀请招标进行开标，公布投标人的投标报价和其他投标文件内容；竞争性谈判和询价与供应商进行谈判或询价，比较各供应商的报价和方案。9.评标/定标：对于招标项目，组建评标委员会进行评标，按照评标标准确定中标候选人。采购领导小组根据评标报告确定中标供应商。对于其他采购方式，采购工作小组根据谈判或询价结果，确定成交供应商。10.合同签订：采购工作小组与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。采购合同应报采购领导小组备案，并送财务部门一份。11.采购验收：采购物资到货后，采购工作小组组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写《工会大宗物资采购验收单》。12.付款结算：财务部门根据采购合同和验收单，按照规定的付款方式进行付款结算。对于需要预付款的项目，应在合同中明确预付款比例和支付条件；对于货到验收合格后付款或分期付款的项目，应按照合同约定及时支付款项。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同由采购工作小组起草，经法律顾问审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组批准后，由工会主席或其授权代表与供应商签订合同。（二）合同执行1.采购工作小组负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供物资。如因特殊原因需要变更合同条款，应提前与工会协商，并签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购工作小组应及时与供应商协商，签订补充协议。补充协议应作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如果出现法定解除合同的情形，或双方协商一致同意解除合同，采购工作小组应按照规定的程序办理合同解除手续，并妥善处理善后事宜。（四）合同归档采购合同签订后，采购工作小组应及时将合同文本及相关资料整理归档，保存期限按照档案管理规定执行。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收单、付款凭证等资料，以便日后查阅和审计。六、采购监督与审计（一）内部监督1.监督小组对采购活动进行全程监督，确保采购程序合规、采购过程公正、采购结果公平。2.采购工作小组应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受采购领导小组的监督和指导。3.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合理、合规。（二）外部监督1.接受上级工会和相关部门的监督检查，并按照要求提供采购资料和信息。2.主动接受会员的监督，对于会员提出的质疑和投诉，及时进行调查处理，并将处理结果向会员反馈。（三）审计监督1.工会经费审查委员会定期对采购项目进行审计，审查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门在必要时对采购项目进行专项审计，对发现的问题提出整改意见，并督促相关部门进行整改。七、供应商管理（一）供应商选择1.采购工作小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和完善的售后服务体系。2.在选择供应商时，应进行实地考察或资质审查，了解供应商的生产经营情况、产品质量、价格水平、服务能力等方面的情况。3.根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，应及时补充供应商信息，扩大供应商选择范围。（二）供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价方式可以包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会；对于表现较差的供应商，及时进行整改或淘汰。3.采购工作小组应将供应商评价结果反馈给供应商，并与供应商沟通改进措施，促进供应商不断提高自身素质和服务水平。（三）供应商