民营控股采购制度

PAGE民营控股采购制度一、总则（一）目的为规范民营控股公司的采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民营控股公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，并严格履行采购合同约定的各项义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会（以下简称“委员会”），作为公司采购活动的最高决策机构。委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议和批准重大采购项目、采购政策和采购管理制度等。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的具体执行部门。采购部负责贯彻执行公司的采购政策和制度，组织实施各类采购项目，具体职责如下：1.采购计划制定：根据公司生产经营计划和需求预测，编制年度、季度和月度采购计划。2.供应商管理：建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、选择和管理，确保供应商的资质和信誉符合公司要求。3.采购谈判与合同签订：组织采购谈判，与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.采购订单下达与跟踪：根据采购合同下达采购订单，跟踪采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.采购成本控制：通过市场调研、招标、询价等方式，选择合适的供应商和采购方式，控制采购成本。6.采购文件管理：负责采购文件的编制、审核、归档和保管，确保采购文件的完整性和准确性。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等，并配合采购部进行采购项目的实施。2.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保采购物资符合公司质量要求。3.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款等，办理采购款项的支付手续，并对采购成本进行核算和分析。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，签字后提交采购部。（二）采购审批1.采购部收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，核实采购物资或服务是否在采购计划范围内，采购预算是否合理等。2.对于金额较小的采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部应提交采购决策委员会审议批准。（三）采购实施1.采购部根据审批通过的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、供应商选择标准等内容。2.采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，采购部应根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式。3.供应商选择：采购部通过多种渠道收集供应商信息，如供应商推荐、行业网站、供应商数据库等，并对供应商进行初步筛选。对筛选后的供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、质量控制、信誉状况等情况，必要时可要求供应商提供样品进行检测。根据考察和评估结果，确定合格供应商名单，并与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务。4.采购谈判：采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购合同。谈判过程中，采购人员应做好谈判记录，记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容、谈判结果等信息。5.采购合同签订：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，并提交相关部门审核。审核通过后，采购部与供应商签订采购合同，合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。（四）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同条款下达采购订单，采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购部应及时将采购订单发送给供应商，并跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量完成采购任务。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，需求部门和质量部门按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。3.验收合格的采购物资，需求部门应在验收报告上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的采购物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）采购付款1.采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部应根据采购合同的付款条款填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请表进行审核，核实采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等，审核通过后办理付款手续。3.采购付款应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行，不得提前或延迟付款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争较为充分的采购项目。2.招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。供应商报名并购买招标文件，采购部对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。采购部组织开标、评标和定标，开标时当众宣读投标人的投标报价、投标文件的主要内容等；评标时按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人；定标时根据评标结果确定中标人，并向中标人发出中标通知书。采购部与中标人签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购物资规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，询价函应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期等内容。供应商根据询价函要求进行报价，采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.竞争性谈判程序：采购部成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，谈判文件应明确谈判的程序、内容、要求等。采购部发布谈判公告或邀请供应商参加谈判，供应商报名并提交谈判响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中可进行多轮报价和协商，谈判小组根据谈判情况确定成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.单一来源采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购的原因等，并提交采购决策委员会审议批准。采购决策委员会审议通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商选择1.供应商应具备以下基本条件：具有合法经营资格，具备独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.供应商选择应遵循以下原则：公开透明原则：通过多种渠道公开征集供应商，确保供应商选择过程的公开透明。公平竞争原则：对待所有供应商一视同仁，通过公平竞争选择最优供应商。公正原则：按照既定的标准和程序进行供应商选择，确保选择结果的公正性。诚实信用原则：与供应商建立诚信合作关系，共同维护市场秩序。（二）供应商评估1.采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉状况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式，采购部应根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商采取警告、限期整改、暂停合作等措施。（三）供应商淘汰1.对于出现以下情况的供应商，采购部应及时将其淘汰：提供的产品质量不合格，且多次整改仍未达到要求的。交货期严重延误，影响公司生产经营的。价格过高，严重影响采购成本的。售后服务不到位，客户投诉较多的。存在商业贿赂行为或其他违法违规行为的。2.供应商淘汰后，采购部应及时更新供应商信息库，并通知相关部门停止与该供应商的合作。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括：市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺等可能导致采购成本增加或采购任务无法按时完成。质量风险：供应商提供的产品质量不符合要求，可能影响公司产品质量和生产经营。合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等可能导致公司利益受损。内控风险：采购流程不规范、采购人员违规操作等可能导致采购活动出现漏洞和风险。(二)风险评估1.采购部定期对采购风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度，并根据评估结果制定相应的风险应对措施。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，定性评估主要通过专家判断、经验分析等方式对风险进行评估，定量评估主要通过数据分析、模型计算等方式对风险进行评估。（三）风险应对1.针对市场风险：采购部应加强市场调研和价格监测，建立价格预警机制，合理安排采购计划，与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低价格波动风险。2.针对质量风险：采购部应加强供应商质量管理，严格执行供应商评估和验收制度，要求供应商提供质量保证文件，对采购物资进行严格检验和验收，确保采购物资质量符合要求。3.针对合同风险：采购部应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同条款明确、合法、有效，在合同执行过程中加强跟踪和监督，及时解决合同纠纷，维护公司合法权益。4.针对内控风险：采购部应加强内部控制，完善采购流程和管理制度，加强采购人员培训和监督，规范采购人员操作行为，防范采购活动中的漏洞和风险。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合