江西省医疗用品采购制度

PAGE江西省医疗用品采购制度一、总则（一）目的为规范江西省医疗用品采购行为，确保医疗用品的质量、供应及时性和合理成本，保障医疗机构的正常运转和患者的医疗安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西省行政区域内各级各类医疗机构（包括综合医院、专科医院、基层医疗卫生机构等）采购医疗用品的活动。（三）基本原则1.质量优先原则：采购的医疗用品必须符合国家相关质量标准和行业规范，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品。2.公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息公开，采购程序透明，接受社会监督。3.成本效益原则：在保证医疗用品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，依法进行采购活动。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各级医疗机构应成立采购决策机构，如采购委员会或领导小组，负责审议和决策重大采购事项。采购决策机构应由医疗机构的管理层、相关职能部门负责人、临床专家等组成，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行部门医疗机构应设立专门的采购执行部门，负责具体的采购操作。采购执行部门应配备专业的采购人员，具备相关的业务知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。采购人员应遵守职业道德，廉洁奉公，诚实守信。（三）各部门职责1.采购决策机构职责制定和修订采购政策和制度。审议采购预算和采购计划。审查重大采购项目的采购文件和采购合同。监督采购过程，处理采购中的重大问题。2.采购执行部门职责执行采购决策机构的决定，具体组织实施采购活动。编制采购预算和采购计划，报采购决策机构审批。收集采购需求信息，进行市场调研，选择供应商。起草采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。建立采购档案，保存采购相关资料。3.其他部门职责临床科室负责提出医疗用品的采购需求，提供技术参数和质量要求等信息。质量控制部门负责对采购的医疗用品进行质量验收，确保符合质量标准。财务部门负责审核采购预算，支付采购款项，进行财务核算和监督。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.医疗机构应根据上一年度医疗业务开展情况、医疗用品消耗数据以及本年度业务发展规划，编制采购预算。采购预算应涵盖各类医疗用品的采购金额、数量、规格等内容。2.采购预算编制应遵循实事求是、科学合理的原则，充分考虑医疗需求的变化和市场价格波动因素，确保预算的准确性和可行性。3.采购预算需经医疗机构内部审批流程，报采购决策机构审议通过后执行。（二）采购计划制定1.采购执行部门应根据采购预算和临床科室的需求，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、交货地点等信息。2.采购计划应根据医疗用品的使用频率、库存情况等因素进行合理安排，确保医疗用品的及时供应，避免积压或缺货。3.对于紧急采购项目，应制定特殊的采购计划和审批流程，确保紧急需求能够得到及时满足。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求。供应商应具备合法的经营资质，生产或经营的医疗用品应符合国家相关标准和行业规范。2.采购执行部门应对申请准入的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、产品注册证、质量体系认证、信誉状况等。3.经审查合格的供应商纳入供应商名录，并定期进行评估和更新。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估和考核机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评估和考核。2.评估和考核方式可包括实地考察、样品检验、用户反馈、数据分析等。根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.采购执行部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估和考核情况，为采购决策提供参考依据。（三）供应商关系管理1.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的供应商关系。采购执行部门应定期与供应商交流，及时了解产品质量、供应情况等信息，协调解决合作中出现的问题。2.鼓励供应商参与医疗机构的质量改进和成本控制工作，共同推动医疗用品采购管理水平的提升。3.对于长期合作的供应商，可通过签订战略合作协议等方式，明确双方的权利和义务，建立稳定的合作关系。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的医疗用品采购项目。公开招标应按照国家相关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的医疗用品采购项目，可采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的医疗用品采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的医疗用品采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的医疗用品采购项目。询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：临床科室根据医疗需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给采购执行部门。2.需求审核：采购执行部门对采购申请进行审核，核实需求的合理性和必要性，同时审查是否在采购预算和采购计划范围内。对于不符合要求的采购申请，采购执行部门应与临床科室沟通并说明原因。3.采购文件编制：根据采购方式和采购项目特点，采购执行部门起草采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。4.发布采购信息：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应按照规定在指定媒体上发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件或询价通知书。5.开标、评标、谈判或询价：按照采购文件规定的时间和地点，组织开标（适用于招标采购）、评标（适用于招标采购）、谈判（适用于竞争性谈判采购）或询价（适用于询价采购）活动。开标、评标、谈判或询价过程应严格按照相关程序和标准进行，确保公平、公正、公开。6.确定成交供应商：根据开标、评标、谈判或询价结果，按照采购文件规定的评标标准或成交原则，确定成交供应商。采购执行部门应向成交供应商发出成交通知书，并将采购结果通知所有参与采购活动的供应商。7.签订采购合同：采购执行部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规要求，确保合同的合法性和有效性。8.合同履行与验收：采购合同签订后，采购执行部门应跟踪合同履行情况，督促供应商按时交货。货物到货后，质量控制部门应按照合同约定和相关质量标准进行验收，验收合格后方可办理入库手续。对于验收不合格的货物，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或采取其他补救措施。9.付款结算：财务部门根据采购合同和验收合格证明，按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。付款结算应严格审核相关凭证，确保付款的准确性和合规性。六、采购监督与管理（一）内部监督1.医疗机构应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购决策机构应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时整改。2.内部审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等，防范采购风险。3.设立举报信箱和举报电话，接受医疗机构内部员工和社会公众对采购违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，并依法依规处理。（二）外部监督1.接受卫生健康行政部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门对采购工作的监督管理，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，通过信息公开等方式，向社会公众披露采购信息，保障公众对采购活动的知情权和监督权。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件（如招标公告、招标文件、投标文件、评标报告等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。（二）档案保管采购执行部门应指定专人负责采购档案的保管，确保档案的完整性和安全性