学校集体采购制度范本

PAGE学校集体采购制度范本一、总则（一）目的为了加强学校集体采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校范围内的所有集体采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、后勤物资等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校集体采购的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式等，对采购活动进行宏观指导和监督。（二）采购执行部门学校指定[具体部门名称]作为采购执行部门，负责组织实施具体的采购活动。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、组织、协调、谈判、合同签订及验收等工作。（三）相关部门职责各相关部门应根据自身业务需求，及时向采购执行部门提出采购申请，提供采购项目的详细要求和技术参数，并协助采购执行部门开展采购活动，参与采购项目的验收工作。1.教学部门：负责提出教学设备、图书教材等采购需求，提供技术要求和使用标准，配合采购执行部门进行采购项目的选型和评估。2.行政部门：负责提出办公用品、办公设备等采购需求，协助采购执行部门制定采购计划和预算，参与采购项目的验收工作。3.后勤部门：负责提出后勤物资、维修服务等采购需求，并根据实际使用情况提出采购建议，配合采购执行部门进行采购项目的实施和验收。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据年度工作计划和业务需求，提前编制采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。采购预算应详细、准确，经部门负责人审核后报学校财务部门汇总。学校财务部门应结合学校整体财务状况，对各部门采购预算进行审核和平衡，并报采购领导小组审议通过。（二）预算执行采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批，经采购领导小组批准后方可调整。（三）预算监督学校财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期对采购项目的实际支出与预算进行对比分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。对违反预算管理规定的行为，应按照相关规定进行处理。四、采购流程（一）采购申请各部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请后，应进行初步审核，核实采购项目的必要性、合规性及预算情况。对于符合要求的采购申请，提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等因素，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购执行部门应按照相关法律法规和学校规定，履行相应的采购程序，确定采购方式。2.编制采购文件：采购执行部门根据采购方式和采购项目要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购方式，采购执行部门应向符合条件的供应商发出采购邀请。4.组织采购活动：采购执行部门按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。在采购活动过程中，应严格遵守相关法律法规和采购程序，确保采购活动的公平、公正、公开。5.确定中标（成交）供应商：采购执行部门根据评标结果、谈判情况或询价结果，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。（四）合同签订采购执行部门应与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时报学校财务部门备案。（五）验收采购项目到货后，采购执行部门应组织相关部门和人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等方面。验收合格后，由验收人员签署验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款采购项目验收合格后，采购执行部门应根据采购合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经部门负责人审核后报学校财务部门审批。学校财务部门按照规定的付款方式和时间，向供应商支付货款。五、采购方式及适用条件（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物或服务的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，以及具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，但采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的除外。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，以及采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，还有采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，以及不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，以及发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情形的项目。（五）询价采购询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应在中标（成交）通知书发出之日起[规定时间]内签订。合同签订前，采购执行部门应对合同条款进行审核，确保合同内容合法、合规、完整，明确双方的权利和义务，并报学校法律顾问进行合法性审查。合同签订后，应及时将合同副本送学校财务部门备案。（二）合同履行采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。对于合同履行过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协调，采取有效措施加以解决。如因供应商原因导致合同无法按时履行或履行不符合约定，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）合同变更在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应报学校采购领导小组审批，并送学校财务部门备案。（四）合同终止采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购执行部门应及时与供应商办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，妥善处理相关事宜。七、采购监督与审计（一）内部监督学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门等相关人员组成。采购监督小组负责对学校集体采购活动进行全过程监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）社会监督学校应主动接受社会监督，及时向社会公开采购项目的相关信息，包括采购公告、中标（成交）结果、采购合同等，接受师生员工和社会公众的监督。对于师生员工和社会公众提出的质疑和投诉，应按照规定的程序进行处理和回复。（三）审计监督学校审计部门负责对采购项目进行定期审计和专项审计，检查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，对审计发现的问题依法依规进行处理，并提出改进建议。八、供应商管理（一）供应商选择采购执行部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。在选择供应商时，应按照规定的程序进行资格审查和评估，综合考虑供应商的信誉、资质、业绩、产品质量、价格、售后服务等因素，选择优质供应商。对于首次合作的供应商，应进行实地考察，确保其具备提供合格产品和服务的能力。（二）供应商评价采购执行部门应定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价，建立供应商评价档案。评价结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）供应商奖惩学校对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先选择、增加采购份额等。对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，应按照合同约定进行处罚，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等，并依法追究其违约责任。九、采购档案管理采购执行部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动过程中形成的各类文件资料进行分