单位小金额采购管理制度

PAGE单位小金额采购管理制度一、总则（一）目的为加强单位小金额采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内单次采购金额在规定限额以下的各类物资、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和相关部门检查。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和实际情况，提出小金额采购需求，经部门负责人审核后，报财务部门汇总。2.财务部门结合单位年度预算安排，对各部门采购需求进行审核和整合，编制小金额采购预算草案。3.采购预算草案经单位领导审批后，纳入单位年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写《小金额采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.《小金额采购申请表》提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《小金额采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。2.对于金额较小且不涉及重大项目的采购申请，采购部门可直接审批；对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，采购部门审核后报单位领导审批。（三）采购实施1.确定采购方式根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式，如询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。询价采购适用于采购标的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.发布采购信息采用询价采购方式的，采购部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。采用竞争性谈判方式的，采购部门发布竞争性谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。采用单一来源采购方式的，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和相关条款。3.供应商选择采购部门对供应商的报价、资质、信誉、服务等方面进行综合评审，选择最优供应商。对于长期合作的供应商，采购部门可建立供应商评价档案，定期对供应商进行评价和考核。4.签订采购合同采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同经单位法律顾问审核后，报单位领导签字盖章生效。（四）采购验收1.采购项目到货后，采购部门通知需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员按照采购合同约定的质量标准和验收规范，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对和检验。3.验收合格的，验收人员在《小金额采购验收单》上签字确认；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收情况，填写《小金额采购付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，报财务部门审核。2.财务部门对采购付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合法性和合规性，以及发票的真实性和有效性。3.审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门定期对小金额采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。（二）信息公开1.采购部门应定期将小金额采购项目的采购信息、采购结果等在单位内部进行公开，接受全体员工的监督。2.对于涉及公众利益的采购项目，采购部门应按照相关规定，在单位网站或其他媒体上进行公开披露。（三）档案管理1.采购部门负责建立小金额采购档案，对采购活动中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、验收单、发票等相关资料，保存期限按照国家有关规定执行。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量等条件。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，必要时进行实地考察，符合准入标准的供应商纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价和考核。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，采购部门应暂停与其合作，并从供应商名录中删除。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门对评价结果为优秀的