学校采购人员工作制度

PAGE学校采购人员工作制度一、总则（一）目的为加强学校采购管理，规范采购人员行为，确保采购工作合法、合规、高效进行，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于学校所有采购人员，包括负责各类物资、设备、服务等采购工作的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购人员应秉持公正、公平的态度，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购过程应保持一定的透明度，按照规定的程序进行信息公开，接受学校内部和社会的监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，履行采购合同约定，维护学校和供应商的合法权益。二、采购人员职责（一）采购计划制定1.根据学校教学、科研、行政等工作的实际需求，结合学校预算安排，会同相关部门制定年度、季度采购计划。2.对采购计划进行动态跟踪和调整，及时掌握因工作变化、政策调整等因素导致的需求变更，确保采购计划的准确性和及时性。（二）供应商管理1.建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商资料，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.对供应商进行定期评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的经营状况和产品动态，协调解决合作过程中出现的问题。（三）采购流程执行1.根据采购计划，按照规定的采购方式和程序组织采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应严格按照相关法律法规和学校规定的适用情形选择合适的采购方式，并履行相应的审批手续。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂或者市场竞争较为充分的项目。采购人员应按照法定程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。采购人员应向符合条件且不少于三家的特定供应商发出投标邀请书，组织招标活动。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购人员应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购货物、工程和服务的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目等。采购人员应按照规定的程序进行单一来源采购审批，并与供应商协商确定成交价格。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购人员应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.编制采购文件，包括采购需求、技术规格、评标标准（采购方式为招标时）、合同条款等内容，确保采购文件准确、完整、清晰，能够满足学校实际需求，并符合法律法规和行业标准要求。3.组织采购活动的实施，包括发布采购信息、接收投标文件（采购方式为招标时）、组织开标（采购方式为招标时）、谈判（采购方式为竞争性谈判时）、询价（采购方式为询价时）等环节，严格按照规定的时间、地点和程序进行操作，确保采购活动的公正性和规范性。4.对采购项目进行验收，按照采购合同约定的标准和要求，组织相关部门和人员对采购的物资、设备、服务等进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至验收合格。（四）合同管理1.采购合同签订前，应严格审查合同条款，确保合同内容符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，特别是关于采购标的、价格、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等关键条款。2.按照规定的审批程序签订采购合同，确保合同签订过程合法合规。合同签订后，应及时将合同副本归档保存，并跟踪合同执行情况。3.监督供应商履行合同义务，及时处理合同执行过程中出现的问题，如供应商逾期交货、产品质量不符合要求、售后服务不到位等。对于供应商违约行为，应按照合同约定追究其违约责任，维护学校的合法权益。（五）采购资金管理1.协助财务部门做好采购资金的预算编制和执行工作，合理安排采购资金，确保采购资金的使用符合学校财务管理制度和相关规定。2.严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项，确保付款及时、准确。在付款前，应对采购项目的验收情况、发票等相关资料进行审核，确保付款依据充分。3.对采购资金的使用情况进行统计和分析，及时发现和解决资金使用过程中存在的问题，提高采购资金的使用效益。（六）信息管理与档案保存1.及时收集、整理采购活动中的各类信息，包括采购计划、采购文件、投标文件（采购方式为招标时）、谈判记录（采购方式为竞争性谈判时）、询价记录（采购方式为询价时）、合同文本、验收报告、付款凭证等，并进行分类归档保存。2.建立采购信息管理系统或数据库，对采购信息进行电子化管理，方便查询和使用。同时，应确保采购信息的安全和保密，防止信息泄露。3.定期向上级领导和相关部门汇报采购工作进展情况和信息，及时反馈采购过程中出现的问题和风险，为学校决策提供准确的依据。（七）廉洁自律1.采购人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，自觉抵制各种利益诱惑，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。2.在采购活动中，应保持独立、客观的态度，不得与供应商串通舞弊，损害学校利益。3.加强自身职业道德修养，诚实守信，勤勉尽责，树立良好的职业形象。三、采购流程（一）采购申请1.学校各部门根据教学、科研、行政等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经部门负责人审核签字，对于金额较大或重要的采购项目，还应按照学校规定的审批流程报相关领导审批。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。审核内容包括采购项目是否符合学校工作计划和预算安排，采购方式的选择是否恰当，采购需求的描述是否准确等。2.根据审核结果，对于符合要求的采购申请，按照学校规定的审批权限报相关领导审批。审批通过后，采购部门将采购申请纳入采购计划，并启动采购流程。对于不符合要求的采购申请,采购部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其修改或调整采购申请。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门制定采购实施方案，明确采购流程、时间节点、责任分工等内容。2.按照采购实施方案组织采购活动，如发布采购信息（采购方式为招标时发布招标公告、采购方式为邀请招标时发出投标邀请书、采购方式为询价时发出询价通知书等）、接收投标文件（采购方式为招标时）、组织开标（采购方式为招标时）、谈判（采购方式为竞争性谈判时）、询价（采购方式为询价时）等。3.在采购过程中，采购人员应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公正性和规范性。同时，应及时与供应商沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。合同内容应明确双方权利义务，包括采购标的、数量规格、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交至学校法律顾问或相关部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。审查通过后,报学校领导审批。合同签订后，采购部门应及时将合同副本归档保存，并跟踪合同执行情况。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应及时组织相关部门和人员按照采购合同约定的标准和要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面。2.验收合格的，采购部门应出具验收报告。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至验收合格。3.采购部门根据验收报告和采购合同约定，办理付款手续。付款前，采购人员应对发票等相关资料进行审核，确保付款依据充分。财务部门按照学校财务管理制度和相关规定进行资金支付。四、采购监督与考核（一）内部监督1.学校设立专门的采购监督小组，负责对采购活动进行全过程监督。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、合同签订与执行是否符合要求等方面。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购人员应主动接受内部监督检查，积极配合监督小组的工作，如实提供采购活动相关资料和信息。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、审计部门等政府部门的监督检查，按照要求提供采购工作相关资料和信息，配合做好监督检查工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。公开内容包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购结果等信息，确保采购活动的透明度。（三）考核评价1.建立采购人员考核评价机制，定期对采购人员的工作业绩、业务能力、职业操守等方面进行考核评价。考核评价结果作为采购人员薪酬调整、职务晋升、奖励惩罚等的重要依据。2.考核评价内容包括采购计划完成情况、采购项目质量、采购