工会采购制度管理办法

PAGE工会采购制度管理办法一、总则（一）目的为加强本公司工会采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司工会各类物资、服务的采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、活动用品、设备采购、委托服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平竞争、公正透明的原则，保障所有符合条件的供应商平等参与采购活动，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的优化配置。4.廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，杜绝不正当交易行为，维护公司工会的良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购工作的决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行总体指导和监督。（二）采购执行部门设立工会采购小组作为采购执行部门，具体负责采购项目的实施。采购小组由工会相关成员组成，设组长一名，负责组织采购活动的开展。采购小组职责如下：1.根据公司工会需求，制定采购计划和采购方案。2.组织市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.按照规定的采购程序，实施采购活动，包括发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.整理采购档案，保存采购过程中的各类文件资料。（三）监督部门公司工会经费审查委员会负责对采购活动进行全过程监督，审查采购项目的合法性、合规性、合理性，确保采购资金使用安全、高效。三、采购计划与预算管理（一）采购计划1.各部门根据工作需要，每年年底前向工会采购小组提交下一年度的采购需求计划，详细说明所需物资或服务的名称型号、数量、规格、预计采购时间等。2.采购小组汇总各部门采购需求计划，结合工会年度工作计划和财务预算，编制年度采购计划，报工会委员会审议通过。3.年度采购计划应明确采购项目的名称、内容、预算金额、采购时间安排等，并根据实际情况进行动态调整。（二）采购预算1.采购预算由采购小组根据采购计划编制，明确各项采购项目的预计费用。采购预算应细化到具体采购项目，确保预算的准确性和可执行性。2.采购预算报工会委员会审议通过后，纳入工会年度财务预算管理。在采购过程中，严格控制预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：（1）货物类采购单项或批量金额达到[X]元以上；（2）服务类采购单项或批量金额达到[X]元以上。2.公开招标应按照以下程序进行：（1）采购小组编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。（2）在公司内部网站、工会公告栏等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间和开标时间等信息。（3）对投标人进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。（4）组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人。（5）发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：（1）采购小组从供应商库中选择不少于[X]家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。（2）投标人按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。（3）采购小组组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人。（4）发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：（1）采购小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。（2）从供应商库中选择不少于[X]家符合条件的供应商，向其发出谈判邀请书。（3）组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商就采购项目的价格、技术、服务等方面进行报价和谈判。（4）谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（5）与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：（1）采购小组提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、拟采购的供应商名称、申请单一来源采购的理由等。（2）报工会委员会审议批准。（3）与单一来源供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：（1）采购小组向不少于[X]家符合条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。（2）供应商按照询价通知书的要求编制报价文件，提交报价文件。（3）采购小组对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商。（4）与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等，经部门负责人签字后提交给工会采购小组。（二）采购审批采购小组收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目是否符合采购计划、采购预算是否合理、采购方式是否合规等。审核通过后，报工会委员会审批。工会委员会根据采购小组的审核意见，对采购申请进行审批，批准后由采购小组组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式，采购小组按照相应的程序组织采购活动。公开招标、邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，组织开标评标活动，确定中标人。竞争性谈判：制定谈判文件，邀请供应商谈判，确定成交供应商。单一来源采购：提出单一来源采购申请，报工会委员会批准后与供应商谈判签订合同。询价：向供应商发出询价通知书，比较供应商报价，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购小组应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购小组应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款清晰、明确、合法有效。采购合同签订后，报工会经费审查委员会备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购小组应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，填写验收报告，验收人员签字确认。2.采购小组根据验收报告，按照采购合同约定办理付款手续。付款前，采购小组应审核供应商提供的发票等相关凭证，确保付款凭证真实、合法、有效。付款后，采购小组应及时进行账务处理，记录采购支出情况。六、供应商管理（一）供应商库建立1.采购小组负责建立供应商库，收集、整理供应商信息。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等。2.对申请加入供应商库的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、生产经营状况、信誉情况等。符合条件的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购小组定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商续库、淘汰、调整采购份额等的依据。2.建立供应商评价指标体系，包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、合同履行情况、企业信誉等方面的指标。通过问卷调查、实地考察、数据分析等方式对供应商进行评价和考核。3.根据供应商评价和考核结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对不符合要求的供应商进行警告、限期整改、淘汰等处理。（三）供应商动态管理1.定期对供应商库进行清理和更新，删除不再符合条件的供应商信息，补充新的合格供应商信息。2.根据公司工会采购业务的发展和变化，适时调整供应商库的准入标准和评价考核办法，确保供应商库的科学性和有效性。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的各类文件资料，主要包括：1.采购计划、采购预算文件。2.采购申请表、采购审批文件。3.招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件。4.开标评标记录、谈判记录、询价记录等采购过程记录。5.采购合同、验收报告、付款凭证等。6.供应商信息资料、供应商评价考核记录等。7.其他与采购活动相关的文件资料。（二）档案整理与保管1.采购小组负责采购档案的整理和保管工作，指定专人负责档案管理。2.采购档案应按照采购项目进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和检索。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般采购档案保存期限为[X]年，重要采购档案应长期保存。4.采购档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的完整性和安全性。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购小组组长批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.需要借阅采购档案的，应填写档案借阅申请表，经工会委员会批准后，办理借阅手续。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。八、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会定期对采购活动进行内部审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、合理性，检查采购程序是否规范、采购档案是否完整、采购资金使用是否安全等。2