安徽古井贡酒采购制度

PAGE安徽古井贡酒采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范安徽古井贡酒股份有限公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括但不限于原材料、包装材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。诚信原则：采购人员应诚实守信，廉洁自律，保守公司商业秘密，不得损害公司利益。归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确采购部门职责，加强采购全过程的监督和管理。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议和决策重大采购事项。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略、政策和制度；审批年度采购预算和重大采购项目；研究解决采购工作中的重大问题；监督采购工作的执行情况。2.采购部门职责公司采购部门是采购活动的执行主体，负责具体采购业务的组织实施。其主要职责包括：制定和执行采购计划；组织供应商选择、评审和管理；签订采购合同；协调采购过程中的各项工作；跟踪采购合同执行情况，处理采购纠纷；定期统计、分析采购数据，提供采购决策支持。3.需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作。其主要职责包括：根据公司生产经营计划和实际需求，准确提出采购申请；参与供应商选择、评审等工作；协助采购部门签订采购合同；验收采购物资和服务，反馈使用情况。4.其他部门职责质量管理部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商质量管理体系审核。财务部门：负责审核采购预算、合同付款条款，监督采购资金的使用。审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。三、采购流程1.采购申请各需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，采购部门应提交采购决策委员会审议批准。采购申请经审批通过后，进入采购实施阶段。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于新的采购项目，采购部门可以从供应商数据库中筛选潜在供应商，也可以通过市场调研、行业推荐等方式开发新的供应商。供应商评审：采购部门组织相关部门对潜在供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。评审可以采用实地考察、问卷调查、样品检验、业绩评估等方式进行。供应商选择：根据评审结果，采购部门选择合适的供应商，并与其签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。供应商管理：采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等内容。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作等措施，直至取消合作资格。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商协商签订采购合同。采购合同应符合法律法规和公司制度的要求，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交至相关部门进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及与采购申请的一致性等方面。审核通过后，采购合同由公司法定代表人或授权代表签字盖章生效。5.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的规格、数量、交货期、交货地点等要求。采购部门跟踪采购订单执行情况，与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。如遇供应商交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应责任。需求部门应配合采购部门做好采购执行工作，及时提供必要的协助和支持。在采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作。6.验收与付款验收：采购物资或服务到货后，需求部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。对于验收不合格的物资或服务，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。付款：采购部门根据验收报告和采购合同约定，办理付款手续。付款申请应提交至财务部门审核，财务部门审核通过后，按照公司资金管理制度进行付款。四、采购预算管理1.预算编制采购部门根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制年度采购预算。年度采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并经采购决策委员会审议批准。各单位应根据年度采购预算，结合本单位实际需求，编制季度和月度采购预算，并报采购部门备案。2.预算执行与控制采购部门严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算管理制度的规定，履行相应的审批程序。财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和控制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、市场变化等。根据风险识别和评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和应对期限。2.风险应对措施供应商风险管理：加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿方式。质量风险管理：加强采购物资的质量检验和监督，严格按照合同约定的质量标准验收。要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商的质量管理体系进行审核。对于质量问题，及时与供应商协商解决，要求供应商承担相应责任。价格风险管理：关注市场价格动态，定期收集市场价格信息，分析价格走势。与供应商协商签订价格调整条款，约定价格调整的条件和方式。对于价格波动较大的物资或服务，可以采用套期保值等方式进行风险管理。合同风险管理：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、有效性和可操作性。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决。对于合同纠纷，按照合同约定和法律法规的规定，通过协商、仲裁、诉讼等方式解决。六、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理。定期对采购工作进行总结和分析，查找存在的问题和不足，及时采取措施加以改进。2.