学校采购备案制度规定

PAGE学校采购备案制度规定一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受学校内部和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保符合条件的供应商能够平等参与采购活动。4.公正诚信原则：采购过程应公正合理，各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。（四）职责分工1.学校采购管理部门负责制定和完善学校采购管理制度规定，并组织实施。审核采购项目的采购方式、采购预算等，监督采购活动的执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题。2.采购需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的论证、评审等工作。负责采购合同的签订、履行和验收等工作。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，并对采购资金的使用进行监督。参与采购项目的验收工作，对采购资金的支付进行审核把关。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对采购项目的结算进行审计，确保采购资金的合理使用。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和实际工作需要，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑项目的实际需求和资金状况，避免盲目采购和浪费。3.采购预算编制完成后，应按照学校预算管理规定的程序进行审核和审批。（二）预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等。2.采购预算调整申请应按照学校预算管理规定的程序进行审核和审批。未经批准，不得擅自调整采购预算。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需超预算采购的，应按照学校预算管理规定的程序进行追加预算审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保采购资金的合理使用。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到200万元以上；工程采购项目单项采购金额达到400万元以上。3.采用公开招标方式采购的，招标人应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，并按照规定的程序进行开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，招标人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人或者采购代理机构应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当在省级以上财政部门指定的媒体上公示，并将公示情况报财政部门备案。公示期不得少于五个工作日。公示无异议的，采购人可以与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。询价小组应当要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.《学校采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购管理部门对采购申请进行审核，审核通过后报学校分管领导审批。3.对于金额较大、涉及重大事项的采购项目，需经学校校长办公会或党委会研究决定。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购管理部门或采购需求部门负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，应按照规定的程序进行审核和审批。（三）采购信息发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式采购的项目，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布采购公告，公开采购项目的相关信息。采购公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、开标时间等内容。2.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的项目，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书或询价单。（四）供应商选择与采购合同签订1.采购管理部门或采购需求部门组织对供应商进行资格审查，选择符合要求的供应商参与采购活动。2.根据采购方式的不同，组织开标、评标、谈判、询价等活动，确定成交供应商。3.采购需求部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间地点、售后服务等内容。采购合同签订后，应报采购管理部门备案（五）采购项目验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员按照采购合同的要求进行验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、财务人员等。2.验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面，确保采购项目符合合同要求。3.验收合格后，验收人员应签署《学校采购项目验收报告》（六）采购资金支付1.采购项目验收合格后，采购需求部门应根据采购合同的约定，填写《学校采购资金支付申请表》，并附采购合同、验收报告等相关材料。2.《学校采购资金支付申请表》经部门负责人审核签字后，报财务部门。财务部门对采购资金支付申请进行审核，审核通过后按照学校财务管理制度的规定进行支付。五、采购监督与管理（一）内部监督1.学校采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，定期对采购项目的执行情况进行检查和评估。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。对发现问题的采购项目，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.学校纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，对采购过程中出现的违规违纪行为进行严肃查处。（二）供应商管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商的基本信息以及在采购活动中的诚信表现。对有不良记录的供应商，在一定期限内禁止其参与学校采购活动。2.定期对供应商进行考核评价，考核评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现较差的供应商进行警告或淘汰。（三）档案管理1.采购管理部门应建立健全采购档案管理