宁波工会采购制度

PAGE宁波工会采购制度总则制定目的为规范宁波工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，结合宁波工会实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于宁波工会机关及所属各基层工会组织的采购活动。采购范围包括但不限于办公用品、设备物资、服务项目等。基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受工会会员及社会监督。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购组织与职责采购决策机构宁波工会设立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审批重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.制定采购工作流程和操作规范。2.编制采购计划和采购预算，经审批后组织实施。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收和付款等工作。5.建立采购档案，妥善保管采购文件和相关资料。采购监督部门工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督。其职责包括：1.审查采购制度的执行情况。2.监督采购过程的合法性、合规性和公正性。3.对采购项目的资金使用情况进行审计。4.受理对采购活动的投诉和举报，并进行调查处理。采购预算管理预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和可行性。3.采购预算经工会主席办公会议审议通过后，报上级工会备案。预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报经采购领导小组批准，并报上级工会备案。预算监督1.工会经费审查委员会应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行审计。2.对违反采购预算管理规定的行为，应及时予以纠正，并追究相关人员的责任。采购方式公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务单项采购金额达到[具体金额标准]以上的。采购工程单项合同估算价达到[具体金额标准]以上的。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。采购执行部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.公开招标应组建评标委员会，评标委员会由工会代表、技术专家、经济专家等组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由工会代表和有关专家共三人以上单数组成。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物、服务的质量、价格、售后服务等进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购质量和合理价格的前提下，签订采购合同。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，询价小组由工会代表和有关专家共三人以上单数组成。询价小组应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购程序采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字后报采购执行部门。2.采购执行部门对采购申请进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购执行部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准和方法等内容，确保采购文件的完整性和准确性。采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购执行部门应在指定的媒体上发布采购公告或投标邀请书。采购公告或投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格条件、报名时间、地点、采购文件获取方式等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件。供应商选择与采购合同签订1.采购执行部门按照采购文件规定的程序和方法，组织供应商报名、资格审查、投标、谈判、询价等活动，选择合适的供应商。2.确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式等内容，并明确双方的权利和义务。采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购执行部门应填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。采购付款1.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款前，采购执行部门应审核采购发票、采购验收单等相关凭证，确保凭证真实、合法、有效。2.采购付款应严格按照财务管理制度进行，确保资金支付安全。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购文件、采购合同、采购验收单、采购发票等相关资料。档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查阅。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.因特殊情况需要借阅采购档案的，应填写《采购档案借阅申请表》，经采购执行部门负责人和工会主席批准后，方可借阅。借阅期限不得超过[具体期限]，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。借阅期满后，借阅人应及时归还档案。监督与考核内部监督1.工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促采购执行部门进行整改。对违反采购制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。外部监督1.采购活动应接受工会会员及社会监督。工会会员有权对采购活动提出意见和建议，对发现的违规行为有权进行举报。2.采购执行部门应及时处理工会会员的意见和建议，并将处理结果向工会会员反馈。对举报事项，应认真调查核实，依法依规处理，并将处理结果向社会公开。考核评价1.建立采购工作考核评价制度，对采购执行部门的采购工作进行考核评价。考核评价内容包括采购制度执行情况、采购工作质量、采购资金使用效益、供应