小学添置采购制度

PAGE小学添置采购制度一、总则（一）目的为规范小学添置采购行为，加强学校财务管理，提高资金使用效益，确保所采购的物品和服务符合学校教育教学及日常工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校范围内所有添置采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书资料、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.合理性原则根据学校实际需求，合理确定采购项目和数量，避免盲目采购和资源浪费。3.公开透明原则采购过程应公开、公平、公正，接受学校师生及社会监督。4.效益性原则追求采购资金的最大使用效益，优先选择性价比高的物品和服务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成由学校领导班子成员、财务人员、教师代表等组成。2.职责负责审议学校采购计划和预算，确保采购项目符合学校发展规划和教育教学需求。对重大采购项目进行决策，监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行部门1.根据学校实际情况，可设立专门的采购办公室或指定相关部门负责具体采购执行工作。2.职责负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购合同签订、采购验收等环节。收集、整理采购相关资料，建立采购档案，及时向采购领导小组汇报采购进展情况。（三）采购监督小组1.组成由学校纪检人员、教师代表、学生家长代表等组成。2.职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正。受理师生及社会对采购活动的投诉和举报，及时调查处理违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门下一年度教育教学及工作任务，结合学校实际情况，提出采购需求，填写采购预算申请表。2.采购执行部门对各部门提交的采购预算申请表进行汇总、审核，结合学校财务状况和资金安排，编制年度采购预算草案。3.采购预算草案经学校财务部门审核后，提交采购领导小组审议，报学校校长办公会批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照预算调整程序进行申报，经采购领导小组审议通过，报学校校长办公会批准后执行。（三）预算监督1.学校财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.采购监督小组对采购预算执行情况进行监督，确保预算资金合理使用。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.采购申请表经部门负责人签字后，提交采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合理性进行初步审核。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由学校自行确定），由采购执行部门负责人审批；对于金额较大的采购项目，经采购执行部门负责人审核后，提交采购领导小组审批。（三）采购实施1.市场调研采购执行部门根据采购项目特点，开展市场调研，收集相关产品信息和供应商资料，了解市场价格、质量、售后服务等情况。2.供应商选择根据市场调研结果，采购执行部门从符合条件的供应商中选择若干家作为潜在供应商。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证等相关证件的审核。通过实地考察、查阅资料、询问同行等方式，对潜在供应商的信誉、业绩、生产能力、售后服务等进行综合评估，确定最终供应商。3.采购谈判采购执行部门与选定的供应商就采购价格、质量标准、交货时间、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。4.合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同经学校法律顾问审核后，由采购执行部门负责人签字并加盖学校公章。（四）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应及时组织相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同要求，对采购物品的数量、规格型号、质量等进行逐一核对，填写验收报告。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。4.验收合格后，验收人员在验收报告上签字确认，采购执行部门将验收报告存档。（五）采购付款1.采购执行部门根据采购合同约定，填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关资料，提交学校财务部门审核。2.学校财务部门对付款申请单及相关资料进行审核后，按照学校财务管理制度办理付款手续。3.对于分期付款的采购项目，采购执行部门应按照合同约定及时跟踪付款进度，确保按时付款。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围适用于采购金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目。2.招标程序采购执行部门委托具有相应资质的招标代理机构进行招标。招标代理机构发布招标公告，邀请潜在投标人参加投标。投标人按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。招标代理机构组织开标、评标、定标，确定中标供应商。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序采购执行部门根据采购项目特点，从符合条件的供应商中选择若干家作为邀请对象，向其发出投标邀请书。被邀请的供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购执行部门组织开标、评标、定标，确定中标供应商。采购执行部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。供应商按照谈判文件要求编制谈判响应文件，在规定时间内提交谈判响应文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序采购执行部门填写单一来源采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途、单一来源采购理由等内容。采购申请表经部门负责人签字后，提交采购领导小组审批。采购领导小组对单一来源采购申请进行审议，如同意单一来源采购，应在申请表上签署意见。采购执行部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购执行部门成立询价小组，询价小组由学校代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购执行部门与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同经学校法律顾问审核后，由采购执行部门负责人签字并加盖学校公章。（二）合同履行1.采购执行部门应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的履约情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.如供应商在履行合同过程中出现问题，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取有效措施解决问题，并按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更1.如因特殊情况需要变更采购合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.采购合同变更协议应报采购领导小组备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方权利义务终止。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行，采购执行部门应及时与供应商协商终止合同，并按照合同约定办理相关手续。（五）合同档案管理采购执行部门应建立采购合同档案，将采购合同及相关资料进行整理、归档，妥善保管。采购合同档案应包括采购合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、验收报告、发票等资料。七、采购监督与审计（一）采购监督1.采购监督小组对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否公正。2.采购监督小组应定期对采购项目进行检查，发现问题及时督促采购执行部门整改。3.师生及社会对采购活动有异议的，可向采购监督小组投诉举报，采购监