北京京仪大酒店采购制度

PAGE北京京仪大酒店采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范北京京仪大酒店的采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购的物资和服务符合酒店运营需求，维护酒店的利益。2.适用范围本制度适用于北京京仪大酒店各部门涉及的所有物资采购、服务采购等相关活动。包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备采购、工程维修服务、外包业务等。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现酒店经济效益的最大化。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合酒店标准和使用要求。公开公正原则：采购过程应透明，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购组织与职责1.采购决策机构酒店设立采购决策小组，由酒店总经理担任组长，财务总监、运营总监等相关部门负责人为成员。采购决策小组负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等，对采购工作进行总体决策和指导。2.采购执行部门酒店设立采购部，作为采购工作的具体执行部门。采购部负责制定采购计划、寻找供应商、组织采购谈判、签订采购合同、跟进采购订单执行等工作。采购部应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责分工。采购经理职责负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。建立和维护供应商数据库，评估供应商的信誉、资质、产品质量和价格等，选择合适的供应商合作。组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合酒店利益和要求。监控采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资和服务按时、按质、按量供应。定期分析采购数据，评估采购绩效，提出改进采购工作的建议和措施。采购专员职责根据采购计划，寻找潜在供应商，收集供应商信息，进行初步筛选和评估。协助采购经理组织采购谈判，记录谈判内容，整理谈判资料。负责采购订单的下达、跟踪和催货，及时与供应商沟通协调，确保订单顺利执行。核对采购发票、送货单等单据，办理采购付款申请手续。协助采购经理建立和维护供应商档案，更新供应商信息。3.其他相关部门职责使用部门根据本部门的业务需求，提出物资采购申请和服务需求，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目的评估和验收工作，提供专业意见和建议，确保所采购的物资和服务符合实际使用要求。财务部负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的合理安排和安全。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行审核把关。负责采购发票的审核和付款结算工作，确保采购付款的准确性和合规性。质量控制部负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，确保所采购的物资和服务符合酒店质量标准。参与采购合同中质量条款的制定和审核，对供应商的质量保证能力进行评估。三、采购流程1.采购申请使用部门根据业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部。对于紧急采购需求，使用部门应提前与采购部沟通，说明紧急情况和原因，采购部应优先处理。2.采购审批采购部收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购预算等。对于金额较小的采购申请（具体金额标准由酒店根据实际情况确定），采购部审核通过后直接进入采购环节；对于金额较大或重要的采购申请，采购部应提交采购决策小组进行审批。采购决策小组根据采购申请的内容和相关情况进行审议，做出审批决定。审批通过的采购申请返回采购部，采购部按照审批意见组织采购；审批不通过的采购申请，采购部应及时通知使用部门并说明原因。3.供应商选择与评估采购部根据采购申请的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况、报价等信息，建立供应商信息库。采购部组织相关人员对供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、售后服务水平、价格竞争力等。根据评估结果，选择合适的供应商作为候选供应商。采购部与候选供应商进行谈判，明确采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。4.采购订单下达采购部根据采购合同的条款，向供应商下达《采购订单》，明确采购物资或服务的具体规格、型号、数量、交货时间、交货地点等要求。《采购订单》应经采购经理审核签字后发送给供应商，并要求供应商签字确认回传。5.采购订单跟踪与催货采购专员负责跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、运输情况等，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商可能无法按时交货或出现质量问题等异常情况，采购专员应及时与供应商协商解决，并向采购经理汇报。采购经理根据情况采取相应的措施，如要求供应商加快生产进度、更换供应商等。6.验收物资到货前，采购部应通知质量控制部、使用部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，质量控制部和使用部门按照采购合同和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等。验收合格的物资，质量控制部和使用部门应在《验收单》上签字确认；验收不合格的物资，应及时通知采购部与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。7.付款采购专员根据验收合格的《验收单》和采购合同，核对采购发票、送货单等单据，填写《付款申请单》，经采购经理审核签字后提交至财务部。财务部对《付款申请单》及相关单据进行审核，审核无误后按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、采购预算管理1.预算编制采购部每年年底根据酒店下一年度的经营计划和业务需求，编制采购预算草案。采购预算草案应包括各类物资采购、服务采购的预计金额、采购时间等内容。采购部将采购预算草案提交至财务部，财务部结合酒店整体财务预算情况，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案。年度采购预算方案经采购决策小组审议通过后，作为酒店下一年度采购工作的预算控制依据。2.预算执行采购部应严格按照采购预算执行采购工作，控制采购支出，确保采购费用不超出预算范围。对于因业务发展需要确需调整采购预算的项目，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部审核、采购决策小组审批后，方可进行预算调整。3.预算监控与分析财务部定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，对比实际采购支出与预算金额，及时发现预算执行过程中的偏差。采购部应配合财务部进行预算分析工作，提供采购数据和相关情况说明。对于预算执行偏差较大的项目，采购部应分析原因，采取措施加以改进，确保采购预算的有效执行。五、供应商管理1.供应商准入采购部制定供应商准入标准，明确供应商应具备的条件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书齐全，具有良好的信誉和业绩，产品质量符合国家标准或行业标准，具备完善的售后服务体系等。潜在供应商向采购部提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料。采购部对供应商提交的资料进行审核，符合准入标准的供应商进入供应商信息库。采购部定期对供应商信息库中的供应商进行评估和更新，对于不符合准入标准或经营状况不佳的供应商，及时清理出供应商信息库。2.供应商评估与考核采购部每年定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。采购部组织相关人员对供应商进行实地考察或问卷调查，收集使用部门、质量控制部等相关部门对供应商的评价意见，综合评估供应商的表现。根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，及时终止合作关系。3.供应商激励与淘汰酒店建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予表彰、奖励、优先合作等激励措施，鼓励供应商不断提高产品质量和服务水平。对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，采购部应按照合同约定及时终止合作关系，并将其列入黑名单，不再与其合作。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险、法律风险等。针对识别出的风险，采购部分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商合作，签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，并要求供应商提供履约保证金或担保。加强对供应商的跟踪和监控，及时发现供应商可能出现的违约行为，并采取相应的措施。质量风险：严格按照质量标准进行采购，选择质量可靠的供应商，加强对采购物资的检验和验收工作。在采购合同中明确质量条款和违约责任，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。价格波动风险：关注市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式锁定价格。建立价格预警机制，当市场价格出现较大波动时，及时调整采购策略。合同风险：加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法、合规、明确、完整。合同签订前，组织相关部门对合同进行会审，提出修改意见和建议。合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时处理合同变更、解除等事宜。法律风险：采购人员应熟悉国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。在采购合同中明确法律适用条款，避免因法律纠纷给酒店带来损失。对于重大采购项目，可咨询法律顾问的意见。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请文件、采购审批文件、采购合同、采购订单、验收单、发票、供应商资料、采购数据分析报告等与采购活动相关的各类文件和资料。2.档案整理与归档采购专员负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目和时间顺序对采购档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。采购档案应定期装订成册，并妥善保管。3.档案查阅与借阅酒店内部人员如需查