局采购制度管理规定

PAGE局采购制度管理规定一、总则（一）目的为了加强本局采购活动的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于本局机关及所属各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，维护各方合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应依法公开，接受社会监督，提高采购透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由局领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议本局采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序等重要事项。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对采购项目进行市场调研，选择合适的供应商，确保采购项目顺利完成。建立和管理供应商库，维护采购档案，及时反馈采购过程中的相关信息。（三）监督部门1.职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正。受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对采购工作进行审计，确保采购资金使用合理、合规。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，按照规定的格式和要求，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。（二）预算审核与调整采购管理部门对各部门报送的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。（三）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因市场变化等原因确需调整采购预算，应重新履行审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.程序采购执行部门编制公开招标文件，并在指定媒体上发布招标公告。接受潜在供应商报名，发售招标文件。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.程序采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书及招标文件。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.程序采购执行部门确定谈判小组组成人员，编制谈判文件。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。组织谈判，谈判小组与供应商进行一轮或多轮谈判，确定成交供应商。发布成交公告，向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。2.程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的货物或服务内容。采购管理部门组织相关人员进行论证，必要时邀请专家参与论证。经批准后，采购执行部门与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。签订采购合同，发布成交公告。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购执行部门确定询价小组组成人员，编制询价文件。向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行评审，确定成交供应商。发布成交公告，向成交供应商发出成交通知书。五、采购程序（一）采购申请与审批1.各部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购管理部门审批。采购管理部门根据采购预算和实际情况进行审批，重大采购项目需报采购管理委员会审议。（二）采购文件编制采购执行部门根据采购申请表和审批意见，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件准确、完整、清晰。（三）采购信息发布1.公开招标、邀请招标采购项目：采购执行部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告或投标邀请书，公告或邀请书应包括采购项目的基本情况、采购方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点等内容。2.竞争性谈判、单一来源采购、询价采购项目：采购执行部门应在本局内部网站或其他指定媒体上发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。（四）供应商选择与采购合同签订1.采购执行部门对报名参加采购活动的供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。2.根据采购方式的不同，组织开标、评标、谈判、询价等活动，确定成交供应商。3.采购执行部门与成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同条款合法、合规、合理。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格型号进行验收，并填写验收报告。2.验收合格的采购项目，采购执行部门应办理结算手续，支付采购资金。验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与成交供应商签订。合同签订前，应确保合同条款符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利和义务。（二）合同履行采购执行部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时支付采购资金，供应商应按时、按质、按量提供货物或服务。（三）合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除采购合同，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应按照规定的程序进行审批。（四）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购执行部门和供应商应首先通过协商解决。协商不成的，可以根据合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。七、采购档案管理（一）档案收集采购执行部门应负责采购档案的收集工作，确保采购过程中的各类文件、资料齐全、完整。采购档案应包括采购申请表、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同及验收报告等。（二）档案整理与归档采购执行部门应按照档案管理的要求，对收集到的采购档案进行整理、分类、编号，并及时归档保管。采购档案应妥善保管，不得擅自销毁或丢失。（三）档案查阅与利用因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后按照规定的程序进行查阅。查阅档案时应注意保护档案的完整性和保密性，不得擅自涂改、复印或转借档案。八、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购档案是否完整等。2.采购管理部门应加强对采购执行部门的日常管理，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，并向监督部门报告。（二）外部监督1.本局采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.采购活动应接受社会公众的监督，采购信息应依法公开，接受社会监督。对社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行处理和答复。九、违规处理（一）对违规行为的认定1.供应商有下列情形之一的，属于违规行为：提供虚假材料谋取中标、成交的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人或者采购工作人员行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.采购执行部门工作人员有下列情形之一的，属于违规行为：在采购过程中接受供应商贿赂或者获取其他不正当利益的。在采购活动中擅自改变采购方式、采购程序的。泄露采购活动中应当保密的信息的。（二）违规处理措施1.对供应商的违规行为，采购管理部门应视情节轻重