工会采购制度管理规定

PAGE工会采购制度管理规定一、总则（一）目的为规范本公司工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受工会会员及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重大事项。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等环节。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购执行部门进行采购工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保经费支出合规。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况及采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，于每年年底前编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，并经工会委员会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按规定程序报工会委员会审批。（三）预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向工会委员会报告预算执行情况。四、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交至工会办公室。2.工会办公室对采购申请表进行汇总整理，分析采购需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据采购申请表，结合采购预算和实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容。（三）供应商选择1.采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件的供应商，并进行实地考察或资质审核。3.采购执行部门组织相关人员对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格、服务等方面，选择最优供应商。（四）采购谈判1.采购执行部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品或服务的价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购谈判过程中，应做好谈判记录，确保谈判内容清晰、准确。（五）采购合同签订1.采购谈判达成一致后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，应及时报工会委员会备案。（六）采购实施1.采购执行部门按照采购合同的约定，组织供应商实施采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。（七）采购验收1.采购物品或服务到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行检查，确保验收合格。3.验收合格后，验收人员应填写《采购验收单》，并签字确认。（八）采购付款1.采购执行部门根据采购合同和验收单，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照规定的付款方式和时间进行付款。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围：单项采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购执行部门按照相关法律法规和招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购执行部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购执行部门填写《单一来源采购申请表》，说明单一来源采购的理由，报工会委员会审批。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购执行部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，根据报价确定成交供应商。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量问题、价格波动、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.供应商管理风险：加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价机制，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。2.采购质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理，确保采购物品或服务符合质量要求。3.价格波动风险：关注市场价格动态，合理选择采购时机，与供应商协商签订价格调整条款，降低价格波动风险。4.法律风险：加强对采购法律法规的学习和培训，确保采购活动合法合规，必要时咨询专业法律意见。七、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会负责对采购活动进行监督，定期检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保经费支出合规。3