学校采购管理相关制度

PAGE学校采购管理相关制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开透明，接受学校师生和社会监督。3.公平竞争原则营造公平竞争的市场环境，保证所有符合条件的供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则采购决策应公正，各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益优先原则在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门，负责采购工作的统筹规划、制度建设、流程监督等。其主要职责包括：1.制定和完善学校采购管理制度及实施细则。2.编制年度采购计划，并组织实施。3.建立和管理供应商库。4.审核采购项目的采购方式、采购文件等。5.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的前期调研和论证，协助采购管理部门进行采购活动。其主要职责包括：1.根据学校教学、科研、管理等工作需要，准确提出采购需求。2.对采购项目进行可行性研究和效益分析。3.配合采购管理部门编制采购文件，参与评标、谈判等采购活动环节。4.负责采购项目的验收工作。（三）采购评审小组采购评审小组由学校相关部门人员、专业技术人员等组成，负责对采购项目的投标文件、响应文件等进行评审，提出评审意见。其主要职责包括：1.按照评审标准对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审。2.撰写评审报告，推荐中标（成交）候选人。3.对采购过程中的重大事项进行决策。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购预算草案应经本部门负责人审核后，报采购管理部门汇总。3.采购管理部门对各部门的采购预算草案进行审核，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算，报学校财务部门审核，经学校领导批准后执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购管理部门审核，报学校财务部门和领导审批后执行。（三）预算监督1.学校财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.采购管理部门应加强对采购项目的跟踪管理，确保采购活动按照预算要求进行。四、采购方式与程序（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：（1）采购货物、工程和服务的单项或批量金额达到规定标准以上的。（2）采用公开招标方式采购具有明显优势的。2.招标程序（1）采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。（2）供应商报名并获取招标文件。（3）采购管理部门组织开标、评标活动，采购评审小组进行评审，确定中标候选人。（4）采购管理部门发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围潜在供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。2.招标程序（1）采购管理部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。（2）供应商按照投标邀请书的要求，获取招标文件并投标。（3）采购管理部门组织开标、评标活动，采购评审小组进行评审，确定中标候选人。（4）采购管理部门发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购管理部门发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。（2）供应商报名并获取谈判文件。（3）采购管理部门组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、承诺或报价。（4）谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购管理部门根据谈判小组的评审意见确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。（2）采购管理部门对申请进行审核，必要时组织专家论证。（3）采购管理部门将审核通过的单一来源采购申请报学校领导批准。（4）采购管理部门与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价采购1.适用范围采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.询价程序（1）采购管理部门向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（2）供应商按照询价通知书的要求进行报价。（3）采购管理部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人审核，确保采购文件符合法律法规和学校采购制度的要求。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关部门和专家进行会审，充分听取各方面意见，完善采购文件。（三）采购文件发放1.采购管理部门应按照规定的程序和方式向潜在供应商发放采购文件，确保供应商能够及时获取采购文件，并对采购文件的内容进行确认。2.采购文件发放后，如发现有需要澄清、修改的内容，采购管理部门应及时通知所有已获取采购文件的供应商。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入标准。2.采购管理部门负责收集、整理供应商信息，并进行资格审查。符合准入标准的供应商纳入供应商库管理，并定期进行更新。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期组织对供应商的评价与考核，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信誉等方面。2.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。（三）供应商关系维护1..采购管理部门应与供应商保持良好沟通与合作，及时了解供应商的经营状况和市场动态，协调解决采购过程中出现的问题。2.鼓励采购需求部门与供应商建立长期稳定的合作关系，共同推动学校采购工作的顺利开展。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件，及时签订采购合同。2.采购合同应明确双方当事人的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应报采购管理部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，采购需求部门负责跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务，采购需求部门应按照合同约定及时支付货款。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报采购管理部门备案。2.如因不可抗力等原因导致合同无法履行或需要终止合同的，双方应按照合同约定和法律法规的规定办理相关手续，并承担相应的责任。八、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购需求部门应组织成立验收小组，明确验收人员的职责和分工。2.验收小组应根据采购合同和采购文件要求，制定验收方案，明确验收标准、验收程序和验收方法。（二）验收实施1.验收小组按照验收方案对采购项目进行验收，包括对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，对工程的质量、进度、安全等进行评估，对服务的内容和质量进行考核。2..验收过程中，应要求供应商提供相关证明材料，如产品合格证、质量检验报告、售后服务承诺等。3.验收小组应如实记录验收情况，形成验收报告，验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应在验收报告上签字确认，并报采购管理部门备案。2.验收不合格的采购项目，验收小组应及时通知供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购监督与审计（一）内部监督1.学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全过程监督。监督小组应定期对采购项目进行检查，发现问题及时督促整改。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）审计监督1.学校审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规