关于工会采购制度

PAGE关于工会采购制度一、总则（一）目的为加强本公司工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会各项采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的市场竞争原则，维护市场秩序，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购资金使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，确保采购活动符合工会利益和相关规定。（二）采购执行部门工会指定专人或设立专门的采购小组作为采购执行部门，负责具体采购工作的实施。其职责包括：1.根据公司工会需求，编制采购计划和预算，报工会委员会审批。2.按照批准的采购计划和预算，组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。4.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料。（三）监督部门公司工会设立监督小组，对采购活动进行全程监督。监督小组职责如下：1.审查采购计划、预算及采购程序的合规性。2.监督采购过程中的开标、评标、谈判等环节，确保公平公正。3.受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据工会工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.在编制采购计划时，应充分征求工会各部门意见，确保采购项目符合实际需求。同时，应考虑市场供应情况、价格波动等因素，合理安排采购时间和数量。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的合理性和可行性。2.采购预算编制完成后，应报工会委员会审批。工会委员会应根据工会经费状况和工作重点，对采购预算进行审核，确保预算符合工会整体利益。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因工作需要或其他原因需调整采购计划或预算，采购执行部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预算变动情况。2.采购计划与预算调整申请经工会委员会审批通过后方可实施。调整后的采购计划和预算应及时通知相关部门和人员。四、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。通过公开招标，吸引众多潜在供应商参与投标，以获取最优惠的采购价格和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式采购。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（二）采购流程1.采购申请：工会各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交至采购执行部门。2.采购审批：采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，核实采购项目的必要性和预算合理性。审核通过后，报工会委员会审批。工会委员会根据采购计划和预算安排，对采购申请进行审批。3.采购实施：采购执行部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，与中标供应商签订合同。邀请招标：向邀请的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，与中标供应商签订合同。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订合同。单一来源采购：与单一供应商协商谈判，确定采购价格和合同条款，签订合同。询价：成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的确价格，确定成交供应商，签订合同。4.合同签订：采购执行部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。合同签订后，应报工会委员会备案。5.验收付款：采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，按照合同约定办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票及相关验收证明文件。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、售后服务等信息。2.在选择供应商时，应从供应商的信誉、资质、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，选择具有良好信誉、较强实力、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商作为合作伙伴。3.对于新供应商的引入，应进行严格的资格审查和实地考察，确保其符合采购要求。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务质量、价格水平等方面。2.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的违规行为和不良记录，作为供应商评价与考核的重要依据。（三）供应商关系维护1.采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况，协调解决采购过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，不断改进采购工作。3.对于供应商提出的合理诉求，应及时给予回应和解决，维护供应商的合法权益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级评估，确定重点风险领域和关键风险点。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量，采取套期保值等措施降低市场风险。2.质量风险应对：加强对采购产品质量的检验和验收，严格按照合同约定的质量标准进行验收。要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的产品及时要求供应商更换或处理。3.合同风险应对：签订规范、严谨的采购合同，明确双方权利义务和违约责任。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。4.廉政风险应对：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制，防止采购人员在采购过程中出现贪污受贿、谋取私利等违规行为。对违规行为严肃查处，追究相关人员责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、合同文件、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，应及时将各类文件资料进行分类整理，按照档案管理要求进行装订、编号、归档，确保档案资