广西南宁市定点采购制度

PAGE广西南宁市定点采购制度一、总则（一）目的为了加强广西南宁市[公司/组织名称]的采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本定点采购制度。（二）适用范围本制度适用于广西南宁市[公司/组织名称]在南宁市范围内进行的各类物资、服务的定点采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则采购活动应遵循公开透明的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争；公平对待所有供应商，不偏袒任何一方；严格按照规定的程序和标准进行采购，保证采购结果的公正性。2.质量优先原则在选择定点供应商时，应将产品质量和服务质量放在首位，确保所采购的物资和服务符合公司/组织的需求和相关标准。3.成本效益原则在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和竞争机制，降低采购成本，提高采购效益。充分考虑采购价格、运输成本、售后服务等因素，实现整体成本的最优控制。4.诚信合作原则与定点供应商建立诚信合作关系，明确双方的权利和义务，共同遵守合同约定，确保采购活动的顺利进行。加强与供应商的沟通与协作，促进双方的共同发展。二、定点采购的范围与分类（一）物资类1.办公用品：包括办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、文具、纸张等。2.办公耗材：如墨盒、硒鼓、色带、纸张、笔记本、笔芯等。3.劳保用品：安全帽、工作服、手套、防护鞋、护目镜等。4.五金交电：电线、电缆、插座、开关、灯具、工具等。5.水暖器材：水龙头、阀门、水管配件、热水器等。6.消防器材：灭火器、消火栓、消防水带等消防设备。7.清洁用品：扫帚、拖把、清洁剂、消毒剂等清洁工具和用品。（二）服务类1.印刷服务：包括文件印刷、宣传资料印刷、名片印刷等。2.车辆维修与保养：汽车的定期保养、故障维修、零部件更换等服务。3.物业管理服务：办公区域的保洁、绿化、安保等服务。4.餐饮服务（如有需求）：员工食堂的食材供应、餐饮制作等服务。5.会议服务：会议室的租赁、布置、设备调试以及会议期间的茶水服务等。6.信息技术服务：网络维护、系统升级、软件安装与维护等。三、定点供应商的选择与确定（一）供应商征集1.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，向南宁市范围内的供应商发出征集通知，邀请其参与定点供应商的评选。2.利用公司/组织官方网站、行业媒体、政府采购网等渠道发布供应商征集信息，明确征集的范围、条件、要求以及报名方式等内容。3.对于一些特定的物资或服务，可以直接向长期合作的优质供应商发出邀请，邀请其参与定点供应商的评选。（二）供应商资格审查1.成立资格审查小组，负责对报名的供应商进行资格审查。资格审查小组由采购部门、财务部门、质量控制部门等相关人员组成。2.审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书；供应商的生产经营状况、财务状况、信誉状况；供应商的产品质量、生产能力、售后服务能力等方面的情况。3.对于不符合资格要求的供应商，及时通知其不予通过资格审查，并说明原因。（三）评选与确定1.组织评审会议，由资格审查小组对通过资格审查的供应商进行综合评审。评审内容包括供应商的报价、产品质量、服务承诺、信誉等级、业绩情况等方面。2.采用综合评分法，根据评审内容设定相应的评分标准，对各供应商进行打分。得分最高的供应商即为拟确定的定点供应商。3.将拟确定的定点供应商名单在公司/组织内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，可向采购部门提出，采购部门应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。4.公示无异议后，正式确定定点供应商，并与定点供应商签订定点采购合同，明确双方的权利和义务。四、定点采购的流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《定点采购申请表》，详细注明所需采购的物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等内容。2.《定点采购申请表》经部门负责人签字审核后，提交至采购部门。(二)采购审批1.采购部门收到《定点采购申请表》后，对申请内容进行初步审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购数量与实际需求的匹配性等方面。2.对于金额较大或涉及重要物资、服务的采购申请，采购部门应提交至公司/组织的采购审批小组进行审批。采购审批小组由公司/组织的高层管理人员、采购部门、财务部门、相关业务部门等人员组成。3.采购审批小组根据公司/组织的采购政策、预算安排、实际需求等因素进行审批，并在《定点采购申请表》上签署审批意见。（三）采购执行1.采购部门根据审批通过的《定点采购申请表》，向定点供应商发出采购订单。采购订单应明确采购的物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。2.定点供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产、备货，并在规定的时间内将货物送达指定地点或提供相应的服务。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与定点供应商沟通协调，确保采购任务的顺利完成。（四）验收付款1.物资到货或服务完成后，采购部门应及时组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、型号等是否符合采购订单要求，服务是否达到合同约定的标准等方面。2.验收合格后，采购部门填写《验收单》，并由验收人员签字确认。《验收单》作为付款的依据之一。3.财务部门根据采购订单、验收单等相关凭证，按照公司/组织的财务制度进行付款审批。审批通过后，及时向定点供应商支付货款。五、定点采购的价格管理（一）价格确定1.在确定定点供应商时，应通过招标、谈判等方式，与供应商明确采购价格，并在定点采购合同中予以约定。采购价格应包括物资或服务的单价、总价、运输费、税费等所有费用。2.对于市场价格波动较大的物资或服务，应在合同中约定价格调整机制。价格调整机制可以根据市场价格指数、原材料价格变化等因素进行调整。3.如果在采购过程中发现定点供应商的价格高于市场同类产品或服务的价格，采购部门应及时与供应商进行协商，要求其调整价格。如协商不成，采购部门有权按照合同约定更换定点供应商。（二）价格监督1.采购部门应定期收集市场价格信息，了解同类物资或服务的市场价格动态。将收集到的市场价格信息与定点供应商的采购价格进行对比分析，及时发现价格差异。2.建立价格举报机制，鼓励公司/组织内部员工对定点采购价格进行监督。如发现价格异常情况，员工可向采购部门举报，采购部门应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。3.定期对定点采购价格进行评估，根据市场变化、公司/组织需求等因素，适时调整定点采购价格。评估结果应作为后续采购决策的重要参考依据。六、定点采购合同管理（一）合同签订1.与定点供应商确定合作关系后，应及时签订定点采购合同。定点采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括采购的物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。3.合同签订前，应组织相关部门对合同条款进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。审核通过后，方可签订合同。（二）合同履行1.定点供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供物资或服务。采购部门应监督定点供应商的合同履行情况，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。3.采购部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订时间、履行情况、付款情况等信息。合同履行台账应定期进行核对和更新，确保信息的准确性和完整性。（三）合同变更与终止1.合同履行过程中，如因市场变化、公司/组织需求调整等原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利和义务等条款。2.如出现下列情形之一，合同可以终止：（1）合同期满，双方不再续签；（2）双方协商一致，同意终止合同；（3）因不可抗力或其他特殊原因，导致合同无法履行；（4）一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同。3.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。结算内容包括货款支付、物资退还、服务费用结算等方面。清理内容包括合同文件的归档保管、剩余物资的处理等方面。七、定点采购的监督与考核（一）内部监督1.成立内部监督小组，负责对定点采购活动进行全程监督。内部监督小组由公司/组织的纪检监察部门、审计部门、采购部门等人员组成。2.监督内容包括采购申请的审批程序是否合规、采购过程是否公开透明、采购价格是否合理、合同签订与履行是否符合规定等方面。3.内部监督小组应定期对定点采购活动进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对定点供应商的产品质量、服务质量、交货期、价格执行情况等方面进行考核。考核方式可以采用定期评分、不定期抽查、客户反馈等方式进行。2.根据考核结果，对定点供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，可以给予一定的奖励，如增加采购份额、优