学校采购物业管理制度

PAGE学校采购物业管理制度一、总则（一）目的为规范学校采购物业相关活动，加强采购管理，提高资金使用效益，确保物业采购质量，满足学校教学、科研及师生生活需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校范围内所有物业采购项目，包括但不限于校园建筑物及附属设施的维修、保养、清洁服务采购，绿化养护服务采购，安保服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开、公平、公正原则采购过程应公开透明，保障所有潜在供应商平等参与竞争，不偏袒任何一方。3.效益原则在保证物业质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。负责审议学校采购物业管理制度、审定采购计划、决策重大采购事项等。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。其职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等。2.发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或谈判。3.组织开标、评标、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.整理采购文件，建立采购档案。（三）需求部门各教学单位、职能部门等作为需求部门，负责提出物业采购需求，配合采购部门做好采购相关工作，包括提供技术参数、服务要求等详细信息，参与采购项目的验收等。（四）监督部门学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正廉洁。对发现的违规行为及时进行调查处理，并追究相关人员责任。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据学校事业发展规划、教学科研任务及实际需求变化，每年定期向采购部门提交物业采购需求申请。需求申请应详细说明采购项目的名称、用途、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购需求进行汇总、分析和审核。结合学校财务状况、采购预算安排等因素，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式等。3.采购计划经采购工作领导小组审议通过后，报学校领导审批。审批通过后的采购计划作为年度采购工作的依据。（二）采购方式确定1.公开招标达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务的单项或批量采购金额达到省级以上人民政府规定的公开招标数额标准的。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要，但不适宜采用竞争性谈判方式采购的。不能事先计算出价格总额的。公开招标应按照以下程序进行：采购部门在指定媒体上发布招标公告，公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。潜在供应商报名参加投标，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。向资格审查合格的供应商发售招标文件，招标文件应包括采购项目的详细技术规格、投标报价要求、评标标准等内容。组织开标、评标活动。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书，同时将中标结果通知其他未中标的供应商。2.邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标程序进行，但邀请招标的投标人数量应符合规定要求。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动时，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：根据学校教学、科研等特殊需要，只能从唯一供应商处采购或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的，可以与供应商协商签订补充合同，继续使用单一来源方式采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的。单一来源采购应按照以下程序进行：采购部门组织相关人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将论证情况报采购工作领导小组审批，经批准后，采购部门与单一供应商就采购项目的价格、技术规格等内容进行协商谈判，签订采购合同。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：成立询价小组，询价小组由采购部门代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。询价小组确定被询价供应商名单，被询价供应商名单应包括不少于三家的符合相应资格条件的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。（三）采购文件编制与发布1.根据确定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、服务要求、商务条款、投标报价要求、评标标准等内容，确保采购文件能够准确反映采购项目的需求和要求。2.采购文件编制完成后，在规定时间内通过学校官网、采购平台等渠道向潜在供应商发布。同时，采购部门应向潜在供应商提供答疑渠道，及时解答供应商对采购文件的疑问。（四）供应商选择与确定1.供应商报名参加采购项目后，采购部门按照采购文件规定的资格条件对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.通过资格审查的供应商按照采购文件要求编制投标文件或响应文件，并在规定时间内提交。采购部门组织开标、评标、谈判等活动，按照采购文件规定的评标标准或谈判规则对供应商的投标文件或响应文件进行评审。3.根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商。中标供应商或成交供应商确定后，采购部门向其发出中标通知书或成交通知书，并在学校官网等渠道公示中标结果或成交结果。（五）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商按照采购文件和投标文件或响应文件的内容，签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、服务要求、质量标准、付款方式、交货时间、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。合同执行过程中，如发生变更或补充，应签订书面协议，并及时送相关部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收应按照采购合同约定的技术规格、服务要求、质量标准等进行。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等，以及服务的完成情况、服务质量等。2.验收小组由需求部门、采购部门、使用单位等相关人员组成。验收小组应认真履行验收职责，对采购项目进行全面检查和评估，出具验收报告。验收报告应包括验收结论、存在问题及整改建议等内容。3.对验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认。对验收不合格的采购项目，采购部门应根据合同约定，要求供应商限期整改或采取其他补救措施。整改后仍不符合要求的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购资金支付1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付依据充分、手续齐全。2.采购资金支付应严格按照学校财务管理制度执行，确保资金安全、规范使用。对于采购金额较大的项目，可根据合同约定分期支付。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能面临的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对加强对供应商的资格审查和信用评估，建立供应商名录和信用档案。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，对供应商的履约情况进行跟踪和监督。与重要供应商建立长期合作关系，通过签订框架协议等方式，稳定供应渠道，降低供应商违约风险。2.采购价格风险应对建立采购价格监测机制，及时掌握市场价格动态。在采购文件中明确价格调整条款，如根据市场价格波动情况调整采购价格。通过招标、谈判等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。3.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购项目的质量检验和验收。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对质量不合格的产品或服务，及时要求供应商整改或更换。定期对供应商的质量管理体系进行评估，确保供应商具备稳定的质量控制能力。4.法律风险应对采购部门应加强对法律法规和政策的学习，确保采购活动合法合规。在采购文件和合同中明确双方的权利和义务，避免法律纠纷。对于重大采购项目，可聘请法律顾问提供法律支持和咨询服务。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购文件（招标公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照项目类别、时间顺序等进行分类整理，建立电子档案和纸质档案，确保档案资