平安银行采购制度

PAGE平安银行采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范平安银行各项采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、透明，保障银行运营的物资和服务需求，维护银行利益，提高资金使用效益，促进廉政建设。（二）适用范围本制度适用于平安银行总行及各分支机构的所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、金融机具采购、软件及服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及监管要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：遵循银行内部的各项规章制度，确保采购流程规范、有序。3.效益性原则：在满足业务需求的前提下，追求采购成本的合理性，实现资源的优化配置，提高资金使用效益。4.公开性原则：采购过程应保持一定的透明度，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等合适的采购方式，确保公平竞争。5.公正性原则：对待所有供应商应一视同仁，严格按照既定的标准和程序进行评审和选择，不偏袒任何一方。6.保密性原则：涉及商业秘密、敏感信息等的采购活动，应严格做好保密工作，防止信息泄露。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购委员会组成：由银行高级管理层、相关部门负责人等组成。职责：负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购制度的执行情况。2.采购管理部门采购管理部门：负责全行采购工作的归口管理，制定采购管理制度、流程和标准，组织实施采购项目，协调与各部门的关系，监督采购过程和结果。职责：制定和完善采购管理制度、流程和操作规范，确保采购活动有章可循。编制年度采购计划，报采购委员会审批后组织实施。建立和维护供应商库，对供应商进行评估、管理和考核。组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，负责采购文件的编制、审核和发放。负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作，跟踪采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议，不断优化采购流程和方法。（二）需求部门1.职责根据业务需求，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算等详细信息。参与采购项目的技术评审、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。负责采购项目的验收工作，并及时反馈使用过程中的问题。（三）监督部门1.内部审计部门职责：负责对采购活动进行内部审计监督，检查采购制度的执行情况，审查采购项目的合规性、合法性和效益性，对发现的问题提出整改意见并跟踪整改落实情况。2.纪检监察部门职责：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购工作的廉洁性，确保采购活动公正、公平、公开。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等信息，并提交至采购管理部门。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并根据采购项目的金额大小和性质，按照银行内部规定的审批流程进行审批。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对申请内容进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的准确性、采购方式的适用性等。2.根据采购项目的金额和重要性，提交采购委员会或相关授权领导进行审批。审批通过后，采购管理部门方可组织实施采购活动。（三）采购方式选择1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，包括银行官网、政府采购网等。组织开标、评标和定标工作。开标过程应公开进行，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，推荐中标候选人，采购管理部门根据评标结果确定中标供应商。2.邀请招标适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续开标、评标和定标程序与公开招标类似。3.竞争性谈判适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购管理部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组应不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判过程中，谈判小组与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，供应商应进行多轮报价，谈判小组根据谈判情况确定成交供应商。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购管理部门应提供充分的理由和相关证明材料，说明采用单一来源采购方式的必要性，报采购委员会或相关授权领导批准。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。5.询价适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购管理部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购管理部门编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目名称、规格、数量、技术要求、商务条款、评标标准、报价要求、合同条款等内容，确保供应商能够清楚了解采购需求。（五）供应商选择与管理1.供应商库建立采购管理部门通过公开征集、推荐、市场调研等方式，建立供应商库。供应商应具备良好的商业信誉、财务状况、生产能力和服务水平，符合银行的采购要求。对申请入库的供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信用记录等，审核通过后纳入供应商库。2.供应商评估与考核采购管理部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合规经营等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在后续采购中给予优先考虑；对于不合格供应商，及时清理出库，并限制其参与银行采购活动。3.供应商选择根据采购项目的需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，可通过招标、邀请等方式引入新的供应商，但应按照规定进行资格审查和评估。在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、产品质量、服务能力、信誉等因素，确保选择到最优的供应商。（六）采购合同签订1.采购管理部门根据评标结果或谈判结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款，确保双方权利和义务明确。2.采购合同签订前，应进行合同审核，由法律合规部门、财务部门等相关部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。审核通过后，采购管理部门方可签订合同。（七）采购项目实施与验收1.采购项目实施供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求，组织生产、运输和交付货物或提供服务。采购管理部门应跟踪采购项目的实施进度，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。需求部门应配合采购管理部门做好采购项目的实施工作，提供必要的协助和支持。2.采购验收采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作。验收应按照采购合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购项目符合要求。验收过程中，需求部门应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。验收合格后，采购项目方可投入使用。（八）采购付款1.采购管理部门根据采购合同约定的付款方式和时间，向财务部门提交付款申请。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关证明材料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照银行财务管理制度办理付款手续。付款时应严格按照合同约定执行，确保资金支付安全、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合规风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点风险领域和风险等级。（二）风险应对措施1.供应商风险管理加强对供应商的资格审查和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，对供应商的违约行为进行约束。定期对供应商进行评估和考核，及时发现和解决供应商存在的问题，降低供应商违约风险。2.质量风险管理在采购文件中明确质量标准和验收要求，要求供应商提供质量保证文件。加强采购过程中的质量监督，对采购货物进行抽检或检验，确保产品质量符合要求。建立质量反馈机制，及时处理采购产品质量问题，要求供应商采取整改措施或承担相应责任。3.价格风险管理建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，合理确定采购预算和价格谈判策略。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格变化情况对采购价格进行调整。通过招标、谈判等多种采购方式，引入竞争机制，降低采购价格风险。4.合规风险管理加强采购人员的法律法规培训，提高合规意识，确保采购活动合法合规。严格执行采购制度和流程，加强内部监督和审计，对违规行为进行严肃处理。及时关注国家法律法规和政策变化，调整采购制度和流程，确保采购活动始终符合要求。五、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购管理部门负责建立和管理采购档案，对采购活动中的各类文件和资料进行归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.采购档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订和保管，确保档案的完整性和可查性。档案保管期限应符合国家法律法规和银行内部