华池招标采购管理制度

PAGE华池招标采购管理制度一、总则（一）目的为了规范华池公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理与监督，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华池公司及所属各部门、子公司、分公司（以下统称“各单位”）的货物、工程和服务类招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保各项采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公开、公平、公正的原则，为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购周期等因素，实现采购效益最大化。4.诚实守信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得弄虚作假、欺诈舞弊。二、职责分工（一）招标采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议招标采购管理制度、重大采购项目方案等重要文件。对招标采购活动中的重大事项进行决策，如确定采购方式、审批采购预算、选定中标供应商等。监督招标采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）招标采购管理部门1.职责负责制定和完善招标采购管理制度、流程及相关标准文件。组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标、签订采购合同等。建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查、评价和考核。负责招标采购文件的归档管理，保存采购活动的相关资料。协调处理招标采购活动中的争议和纠纷，对违规行为进行调查和处理。（三）需求部门1.职责根据工作需要，提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、技术要求、质量标准、交货期等详细内容。参与采购项目的前期调研、技术交流等活动，协助招标采购管理部门编制招标文件。负责对采购项目的验收工作，确保采购货物、工程或服务符合要求。配合招标采购管理部门处理采购过程中的相关事宜，提供必要的支持和信息。（四）其他部门1.财务部门负责审核招标采购项目的预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购款项的支付情况。对招标采购活动进行财务审计和监督，防范财务风险。2.审计部门对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购结果的公正性等。对采购项目的经济效益进行评价，提出审计意见和建议。对违规违纪行为进行调查和处理，追究相关人员的责任。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计交货期等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字后提交招标采购管理部门。（二）采购预算编制与审批1.招标采购管理部门根据采购申请，结合市场价格情况，编制采购预算草案，明确采购项目的预算金额。2.采购预算草案提交财务部门审核，财务部门根据公司财务状况和资金安排，对预算的合理性进行审核，并提出意见。3.采购预算经财务部门审核通过后，报招标采购管理委员会审批。招标采购管理委员会根据公司战略规划和实际需求，对采购预算进行审批，确定最终的采购预算金额。（三）采购方式确定1.根据采购项目的特点、金额大小、市场竞争情况等因素，招标采购管理部门确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或受自然地域环境限制的项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的项目，以及技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目等；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目等；询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。3.采购方式的确定需报招标采购管理委员会批准。（四）招标文件编制1.招标采购管理部门根据采购方式和采购需求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或邀请函）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货期、售后服务等条款，确保投标人能够准确理解采购需求。3.招标文件编制完成后，提交相关部门审核，审核通过后发布。（五）发布招标公告（或邀请函）1.对于公开招标项目，招标采购管理部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于邀请招标项目，招标采购管理部门向符合资格条件的潜在供应商发出邀请函，邀请其参加投标。3.招标公告（或邀请函）发布后，应及时将相关信息通知需求部门和其他相关部门。（六）资格预审（如有）1.对于公开招标项目，根据招标公告的要求，对潜在投标人进行资格预审。资格预审内容包括投标人的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。2.招标采购管理部门负责组织资格预审工作，对潜在投标人提交的资格预审文件进行审查，确定合格的投标人名单。3.资格预审结果应及时通知潜在投标人，并向合格的投标人发放招标文件。（七）投标文件接收与开标1.投标人按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内将投标文件送达指定地点。招标采购管理部门负责接收投标文件，并对投标文件的密封情况进行检查。2.在招标文件规定的开标时间，招标采购管理部门组织开标会议。开标会议由招标采购管理部门主持，邀请需求部门、监督部门等相关人员参加。3.开标时，当众宣布投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息，并记录开标过程。（八）评标1.开标结束后，招标采购管理部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成，人数应符合法律法规的规定。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审。评标内容包括技术方案、商务条款、价格、售后服务等方面。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人名单，并编写评标报告。评标报告应包括评标过程、评标结果、推荐的中标候选人名单及理由等内容。（九）中标候选人公示与中标通知1.招标采购管理部门将评标委员会推荐的中标候选人名单在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，相关部门或人员可向招标采购管理部门提出。2.公示无异议后，招标采购管理部门向中标人发出中标通知书，并通知未中标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，双方应按照中标通知书的内容签订采购合同。（十）合同签订与履行1.中标人收到中标通知书后，应在规定的时间内与招标人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.招标采购管理部门负责监督采购合同的履行，对合同执行情况进行检查和评估。如发现合同履行过程中存在问题，应及时采取措施进行处理，确保合同的顺利履行。（十一）验收1.根据采购合同的约定，需求部门负责组织对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面，以及工程的质量、进度、安全等方面，服务的内容、标准、效果等方面。2.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收依据、验收标准、验收结果等内容。3.如验收不合格，需求部门应及时通知中标人进行整改或重新提供货物、工程或服务。整改或重新提供后，再次进行验收，直至验收合格为止。（十二）付款与结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核通过后，按照公司财务制度和合同约定的付款方式，办理付款手续。2.采购项目完成后，招标采购管理部门负责与中标人进行结算。结算内容包括采购合同的执行情况、款项支付情况、质量保证金等方面。3.结算完成后，招标采购管理部门应将结算情况报财务部门备案，并对采购项目进行总结评价。四、供应商管理（一）供应商库建立1.招标采购管理部门负责建立供应商库，收集、整理供应商的相关信息，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、信誉评价等。2.对申请加入供应商库的供应商进行资格审查，审查合格的供应商纳入供应商库管理。3.定期对供应商库进行更新和维护，删除不符合要求的供应商信息，补充新的供应商信息。（二）供应商资格审查1.在采购项目招标前，招标采购管理部门对参与投标的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等方面。2.要求供应商提供相关证明材料，如营业执照副本、资质证书副本、业绩合同、财务审计报告信用等级证明等。3.对供应商提供的数据进行核实和调查，确保供应商资格真实有效。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面进行评价。2.评价方式包括供应商自评、需求部门评价、招标采购管理部门评价以及第三方评价等。3.根据评价结果，对供应商进行考核，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对考核结果为不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。（四）供应商激励与淘汰1.对评价考核结果优秀的供应商，给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额、颁发荣誉证书等。2.对连续考核不合格或出现严重违规行为的供应商，予以淘汰，不再纳入供应商库，并在公司内部进行通报。3.定期对供应商库进行清理，淘汰不符合要求的供应商，保持供应商库的质量和活力。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购结果的公正性等。2.财务部门对招标采购项目的预算执行情况、资金支付情况进行监督，确保采购资金的合理使用。3.需求部门对采购项目的质量、交货期等方面进行监督，及时反馈采购过程中出现的问题。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，积极配合其工作，提供必要的资料和信息。2.对于涉及公众利益的重大采购项目，邀请社会公众参与监督，接受社会舆论的监督和评价。（三）违规处理1.对于在招标采购活动中违反法律法规、公司制度的单位和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、暂停采