工会内部集中采购制度

PAGE工会内部集中采购制度一、总则（一）目的为加强本公司工会内部集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会内部开展的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会作为采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行监督和指导。（二）采购执行部门工会指定专门的部门或人员作为采购执行部门，具体负责采购活动的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.采购执行部门应根据公司工会工作需要，结合实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间等内容。2.采购计划编制过程中，采购执行部门应充分征求需求部门意见，确保采购计划符合实际工作需求。（二）采购预算编制1.财务部门应根据采购计划，结合公司工会财务状况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。2.采购预算应严格控制，确保采购资金合理使用。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.符合下列情形之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额达到规定标准以上的；采购项目具有通用性，市场竞争充分的；法律法规规定应采用公开招标方式的其他情形。2.公开招标应按照国家有关法律法规及招标程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商报名，组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.在邀请招标过程中，采购执行部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并组织开标、评标、定标等工作。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，在谈判中应明确谈判程序、谈判内容、谈判标准等，最终确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款等内容。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商准入应按照规定程序进行审核，审核通过的供应商纳入公司工会供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购执行部门应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、限制采购或淘汰等处理。（三）供应商信息管理1.采购执行部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、采购交易情况、评价与考核结果等内容。2.供应商信息档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。六、采购程序（一）采购申请需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算等内容，并提交采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核通过后提交工会委员会进行审批。工会委员会根据采购计划、采购预算等情况，对采购申请进行审批，审批通过后采购执行部门方可组织采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式，采购执行部门组织开展采购活动。如采用公开招标方式，应按照招标程序发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作；如采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，应按照相应的程序组织实施。2.在采购实施过程中，采购执行部门应与供应商进行充分沟通，明确采购要求和合同条款，确保采购活动顺利进行。（四）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等内容，确保双方权益得到保障。（五）采购验收1.采购项目到货后或者服务完成后，采购执行部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格等是否符合合同要求。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或重新提供货物或服务，直至验收合格。（六）采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请，办理采购款项支付手续。采购款项支付应严格按照合同约定执行，确保资金支付安全。七、采购监督与审计（一）内部监督1.工会委员会负责对采购活动进行监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。2.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购合同的签订和