幼儿园工会采购制度

PAGE幼儿园工会采购制度一、总则（一）目的为规范幼儿园工会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，确保工会经费合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园工会使用工会经费进行的各类采购活动，包括但不限于办公用品、教学用品、活动用品、设备设施等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受工会会员监督，保证采购信息真实、准确、完整。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，实现工会经费的合理使用，发挥最大效益。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由工会主席担任组长，工会副主席、财务委员等相关人员为成员。2.职责负责审议采购计划、采购预算、采购合同等重要事项。监督采购过程，确保采购活动符合制度要求和工会利益。协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购工作小组1.组成：根据采购项目的性质和需求，由工会相关工作人员、教师代表等组成。2.职责负责具体采购项目的实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。收集、整理采购相关资料，建立采购档案。定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况。（三）财务部门1.职责负责审核采购预算，确保采购经费合理安排。对采购资金进行核算和管理，严格按照财务制度办理付款手续。监督采购经费的使用情况，定期进行财务审计。三、采购预算管理（一）预算编制1.每年年初，采购工作小组应根据工会工作计划和实际需求，编制采购预算草案。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的用途和预期效益。3.采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报上级工会备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续，经采购领导小组审议通过后，报上级工会备案。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.采购领导小组应对采购预算执行情况进行监督，确保采购经费合理使用。四、采购流程（一）采购申请1.各部门或教师根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等内容，并提交至采购工作小组。2.采购申请表应经部门负责人或教师签字确认。（二）采购审批1.采购工作小组对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合理性和预算金额的准确性。2.初审通过后，将采购申请提交至采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购预算和实际情况，对采购申请进行审批。3.采购申请经采购领导小组审批通过后，方可进入采购程序。（三）市场调研1.根据采购项目的特点和需求情况，采购工作小组组织相关人员进行市场调研，了解市场价格、产品质量、供应商信誉等信息。2.市场调研可通过网络查询、实地考察、咨询相关机构等方式进行。调研结束后，采购工作小组应形成市场调研报告，为供应商选择提供参考依据。（四）供应商选择1.根据市场调研报告，采购工作小组从符合要求的供应商中选择若干家作为潜在供应商，并向其发出询价函或招标邀请书。2.潜在供应商应在规定时间内回复询价函或投标文件，提供产品报价、质量保证、售后服务等相关信息。3.采购工作小组对潜在供应商的报价、资质、信誉等进行综合评估，选择最优供应商。（五）采购谈判1.根据评估结果，采购工作小组与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、产品质量、交货时间及地点、售后服务等条款进行协商。2.采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确保双方达成一致意见。谈判过程中，应做好记录，并形成谈判纪要。（六）合同签订1.采购谈判达成一致意见后，采购工作小组应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货时间及地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交至财务部门审核合同条款及付款方式等内容，确保合同符合财务制度要求。审核通过后，由工会主席或授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门和人员，作为采购执行和验收的依据。（七）采购执行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量标准交付货物或提供服务。采购工作小组应及时跟踪采购合同执行情况，确保供应商按时履约。2.如供应商在履约过程中出现问题，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求其采取有效措施解决问题。如问题严重影响采购合同执行，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购货物的数量、质量、规格型号等进行检查和验收，并填写验收报告。2.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目，采购工作小组应及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格为止。（九）付款1.采购项目验收合格后，采购工作小组应及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经财务部门审核后，报工会主席审批。2.财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续，确保资金安全。五、采购方式（一）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、市场价格比较透明、采购需求明确的采购项目。2.采购程序：采购工作小组向不少于三家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。采购工作小组根据供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的采购项目；或者采购项目招标后没有供应商投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目。2.采购程序：采购工作小组发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判。谈判过程中，采购工作小组与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判。谈判结束后，采购工作小组根据谈判结果，选择最优供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（三）公开招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、采购项目技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，需要广泛征求供应商意见的采购项目；或者采购项目具有通用性、标准化程度高，有较多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采购程序：采购工作小组委托具有相应资质的招标代理机构进行公开招标。招标代理机构发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。投标截止后，招标代理机构组织开标、评标，确定中标供应商。采购工作小组与中标供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目；或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目；或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购工作小组向单一供应商发出采购邀请，与其就采购项目的价格、质量、服务等条款进行协商。协商达成一致意见后，并报采购领导小组批准后，签订采购合同。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购预算、采购合同、市场调研报告、询价函、投标文件、谈判纪要、验收报告、发票等与采购活动相关的资料。（二）档案整理采购工作结束后，采购工作小组应及时对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并建立档案目录。（三）档案保管采购档案应由专人负责保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管人员应确保档案的安全、完整，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购领导小组批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、复印、抽取档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、公开透明。2.财务部门应加强对采购经费使用情况的监督，定期进行财务审计，防止出现违规使用经费的情况。3.工会会员有权对采购活动进行监督，如发现问题可向采购领导小组或上级工会反映。（二）外部监督1.接受上级工会的监督检查，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，对采购活动中存在的违法违规行为，应依法依规进行处理，并及时向社会公开处理结果。八、责任追究（一）供应商责任1.供应商如有提供虚假材料谋取中标、成交，采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通，向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益，在采购过程中与采购人进行协商谈判等违法行为，应依法追究其法律责任。2.供应商如有违反采购合同约定的行为，应按照合同约定承担违约责任，赔偿工会因此造成的损失。给工会造成重大损失的，应依法追究