公司工会采购制度

PAGE公司工会采购制度一、总则（一）目的为规范公司工会采购行为，加强工会采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作顺利开展，依据相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会各项采购活动，包括但不限于办公用品、劳保用品、活动用品、设备采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护自身信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司工会委员会是采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，确保采购活动符合工会整体利益和工作需要。（二）采购执行部门工会办公室作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.根据工会工作需求，编制采购计划和预算。2.收集、整理供应商信息，并进行初步筛选和评估。3.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的执行、跟踪和验收。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）监督部门公司工会经费审查委员会负责对采购活动进行监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等，确保采购资金使用安全、合理、有效。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.工会办公室应于每年年底前，根据下一年度工会工作计划和活动安排，结合现有资产状况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量及预计采购时间等内容。2.采购计划应经工会委员会审议通过后实施。如遇特殊情况需调整采购计划，应按规定程序重新履行审批手续。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的资金预算额度。采购预算应纳入工会年度经费预算，并报经工会经费审查委员会审查通过。2.采购预算执行过程中，如因特殊原因需调整预算，应按规定程序办理预算调整手续。调整后的预算应重新报经工会经费审查委员会审查。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[X]万元以上。工程类采购项目，单项合同估算价达到[X]万元以上。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等环节，选择最优供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求。采用招标所需时间不能满足工会紧急需要。不能事先计算出价格总额。2.竞争性谈判应成立谈判小组，谈判小组由工会代表和有关专家共三人以上单数组成。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，在规定时间内确定成交供应商。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，并与供应商就采购价格、质量、服务等条款进行协商，签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请1.工会各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容，并提交至工会办公室。2.《采购申请表》应经部门负责人签字确认后生效。（二）采购审批1.工会办公室收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核，并报工会委员会审批。2.工会委员会根据采购项目情况，做出是否批准采购的决定。如批准采购，应明确采购方式、采购预算等内容。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照选定的采购方式组织实施采购活动。公开招标、邀请招标方式：发布招标公告或投标邀请书，组织供应商报名、资格预审，发售招标文件，组织开标、评标、定标，发布中标公告，与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判方式：成立谈判小组，制定谈判文件，邀请供应商谈判，确定成交供应商，签订采购合同。询价方式：向供应商发出询价通知书，并要求其报价，根据报价情况确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购方式：按照规定程序进行审批，与供应商协商采购事宜，签订采购合同。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动合法合规。同时，应做好采购文件的收集、整理和归档工作。（四）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经工会法律顾问审核，确保合同条款合法合规。合同签订后，应及时将合同副本送工会经费审查委员会备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应由工会代表、专业技术人员等组成，按照合同约定的质量标准和验收方法进行验收。2.验收合格后，验收人员应签署《采购验收单》。如验收不合格，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款结算1.采购项目验收合格后，采购执行部门应按照合同约定的付款方式办理付款手续。付款申请应附采购合同、发票、验收单等相关资料，并经工会委员会审批。2.工会财务部门应严格按照审批后的付款申请进行付款结算，并做好账务处理。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等情况，并进行定期评估和更新。2.选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、较强经济实力、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。同时，应充分考虑供应商的报价、交货期、付款方式等因素，确保采购成本合理、采购进度可控。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。评价结果应作为供应商续用、调整或淘汰的依据。2.对于评价不合格或出现严重违约行为的供应商，采购执行部门应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等，并将相关情况记录在供应商信息库中。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加订单量、提供宣传机会等。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，按照合同约定追究其违约责任，如扣除货款、赔偿损失等。同时，将相关情况向其他供应商通报，起到警示作用。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件等）、采购合同、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应在采购项目结束后，及时对采购档案进行整理和归档，确保档案资料完整、准确、规范。2.采购档案应按照年度、项目类别等进行分类存放，并建立电子档案和纸质档案，便于查阅和管理。3.采购档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般为[X]年。保管期满后，经工会委员会批准，方可进行销毁。八、监督与检查（一）内部监督1.工会经费审查委员会应定期对采购活动进行监督检查，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规