农村幸福院采购制度

PAGE农村幸福院采购制度一、总则（一）目的为加强农村幸福院采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障农村幸福院各项服务和物资的有效供给，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农村幸福院所有采购活动，包括但不限于生活用品、食品、医疗保健用品、文化娱乐用品、设施设备等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，保障采购信息的及时、准确披露。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购质量和价格合理。4.效益原则：追求采购资金的最大使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立农村幸福院采购领导小组，由幸福院负责人、财务人员、相关服务部门代表等组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，确保采购决策的科学性和公正性。（二）采购执行部门指定专门的部门或人员作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应严格按照采购制度和采购流程开展工作，确保采购任务按时、按质、按量完成。其主要职责包括：1.根据采购需求编制采购计划，明确采购项目、规格、数量、时间等要求。2.收集供应商信息，进行供应商资格审查和评价，建立供应商库。3.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商报价、谈判、评标等。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理采购文件和资料，建立采购档案，妥善保管。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、质量、数量等要求，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的合理支出和安全。3.质量监督部门：对采购物品或服务的质量进行监督检查，确保符合相关标准和要求。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据农村幸福院的服务需求、设施设备状况、库存情况等，定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划应征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划经采购领导小组审议通过后实施。（二）采购预算编制1.财务部门应根据采购计划，结合农村幸福院的财务状况和资金安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、预算金额等内容。2.采购预算应严格按照相关财务制度和规定进行编制，确保预算的准确性和严肃性。3.采购预算经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划或预算，采购执行部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。2.调整申请经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。未经批准，不得擅自调整采购计划和预算。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规和招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，并按照相关法律法规和招标程序，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一时，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并按照谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关部门进行论证，并报上级主管部门批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，并根据报价情况确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩信誉等。2.供应商应提供真实、有效的资格证明文件，如有虚假，将取消其参与采购活动的资格，并依法追究其责任。（二）供应商评价与选择1.采购执行部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。2.根据供应商评价结果，建立供应商库，选择优质供应商参与采购活动。对于评价不合格的供应商，应及时清理出库，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予表彰、奖励等激励措施，如优先采购、增加采购份额等。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同、提供不合格产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等约束措施。六、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容，并签字盖章。2.采购申请表经部门负责人审核后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，进行初审，核实采购需求的合理性和必要性。2.初审通过后，将采购申请表提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购计划、预算等情况进行审议，做出审批决定。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门按照选定的采购方式组织采购活动。公开招标和邀请招标方式：编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判方式：成立谈判小组，与供应商进行谈判。单一来源采购方式：组织相关部门进行论证，并报上级主管部门批准。询价方式：向不少于三家的供应商发出询价单，要求其报价。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照采购程序和相关法律法规要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购活动结束后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同经采购领导小组审核后，由采购执行部门与供应商签字盖章生效。（五）验收付款1.采购物品或服务到货后，采购执行部门应组织需求部门、质量监督部门等相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并报财务部门办理付款手续。财务部门应按照采购合同约定，及时支付采购款项。七、采购监督与审计（一）内部监督1.成立采购监督小组，由农村幸福院内部相关人员组成，对采购活动进行全程监督。2.采购监督小组应定期检查采购制度的执行情况，对采购计划、采购方式、采购合同等进行审查，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料和信息。2.主动接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话等方式，接受社会各界对采购活动的监督和投诉。（三）采购审计1.定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.采购审计应重点关注采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等方面。3.根据采购审计结果，提出改进建议和措施，完善采购制度和流程。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件（采购计划、预算、采购方式审批等）、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.采购档案应按照时间顺序、项目类别等进行分类整理，建立档案目录，便于查阅和管理。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照相关法律法规和档案管理规定执行。（三）档案查阅与借阅1.内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管