分散采购询价制度

PAGE分散采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司分散采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要进行的分散采购询价活动，包括但不限于办公用品、设备维修、小型工程项目等采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《分散采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《分散采购申请表》经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《分散采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性、预算金额等进行审核。2.如审核通过，采购部门将采购申请录入公司采购管理系统，并分配给具体的采购询价人员。（三）询价准备1.采购询价人员根据采购项目特点，收集相关市场信息，包括供应商资料、产品价格、质量标准等。2.制定询价文件，明确询价项目的技术规格、质量要求、交货期、售后服务等条款。（四）选择询价对象1.采购询价人员通过多种渠道选择潜在供应商，如供应商名录、行业网站、招标平台、推荐等。2.选择的询价对象应具有良好的信誉、较强的供货能力和合理的价格水平。（五）发出询价文件1.采购询价人员向选定的供应商发出询价文件，询价文件应包括询价函、采购项目详细规格要求、报价单格式等。2.明确询价文件的回复截止时间和方式。（六）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求进行报价。报价应包含产品价格、运输费用、税费、售后服务费用等所有费用。2.供应商应在规定的回复截止时间前，将报价文件密封后送达采购部门或按照指定方式提交报价信息。（七）报价评审1.采购询价人员对供应商的报价进行整理和分析，对比各供应商的价格、产品质量、交货期、售后服务等因素。2.组织相关部门人员（如技术部门、使用部门等）对报价进行评审，综合评估各供应商的优势和劣势。3.根据评审结果，确定初步的中标候选人。（八）谈判协商1.采购部门与初步中标候选人进行谈判协商，进一步明确采购合同条款，如价格调整方式、付款方式、质量验收标准等。2.通过谈判协商，争取更有利的采购条件，确保采购项目符合公司利益。（九）确定中标供应商1.根据谈判协商结果，采购部门确定最终的中标供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。2.同时，将采购结果通知未中标的供应商。（十）签订采购合同1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应符合法律法规要求，条款清晰、准确、完整。三、询价人员职责（一）采购部门负责人职责1.全面负责公司分散采购询价制度的执行和监督。2.审核采购申请，确保采购项目的必要性和合理性。3.协调各部门之间的关系，保障采购询价工作顺利进行。（二）采购询价人员职责1.负责具体采购询价项目的实施，包括收集市场信息、制定询价文件、选择询价对象、发出询价文件、接收报价、评审报价、谈判协商等工作。2.对采购询价过程中的相关资料进行整理和归档，确保资料的完整性和准确性。3.及时向采购部门负责人汇报采购询价工作进展情况和存在的问题。（三）相关部门人员职责1.技术部门人员负责对采购项目的技术规格、质量要求等提供专业意见和建议，协助评审报价。2.使用部门人员负责对采购项目的实际需求和使用情况进行说明，参与报价评审和谈判协商。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，采购部门对申请材料进行审核。3.通过审核的供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.采购部门收集各部门对供应商的评价意见，综合计算供应商评价得分。3.根据评价得分，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于优秀供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、提供奖励等。2.对于不合格供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，予以淘汰。3.建立供应商退出机制，对于不再合作的供应商，及时从公司供应商名录中删除。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对分散采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购结果是否公正合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报分散采购询价工作情况，接受管理层的监督和指导。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司内部员工对采购询价活动的投诉。2.对于投诉事项，采购部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给投诉人。六、信息管理与保密（一）信息管理1.采购部门负责建立和维护采购询价信息管理系统，对采购申请、询价文件、报价信息、采购合同等相关资料进行电子化管理。2.确保采购询价信息的安全存储和有效利用，便于查询和统计分析。（二）保密规定1.参与采购询价活动的所有人员应严格遵守保密规定，不得泄露采购询价过程中的商业秘密和