工程类公司采购部制度

PAGE工程类公司采购部制度一、总则（一）目的为加强工程类公司采购部的管理，规范采购工作流程，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司工程建设所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部及与采购活动相关的所有部门和人员，包括但不限于采购人员、供应商、项目部门等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购程序公正透明，不偏袒任何一方。3.效益原则：以提高采购效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，确保采购物资和服务的质量和及时性。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的利益和声誉。二、采购流程（一）采购需求提出1.项目部门根据工程进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交给采购部。2.采购申请表应经项目部门负责人审核签字，确保需求的合理性和准确性。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请表后，进行汇总和分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购部负责人审批。（三）供应商选择与管理1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面的审核，确保供应商具备提供所需物资或服务的能力和资质。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、合作历史、评价等内容，以便对供应商进行动态管理。4.定期对供应商进行评估，根据合作情况、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。（四）采购合同签订1.采购部与选定的供应商进行商务谈判，就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、清晰明确。3.采购合同经采购部负责人审核后，报公司法律顾问审查，确保合同的合法性和有效性。4.采购合同由公司法定代表人或授权代表签字盖章后生效，并及时将合同副本分发给相关部门和人员。（五）采购订单下达1.采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单经采购部负责人审核后发送给供应商，并要求供应商签字确认。（六）采购执行与跟踪1.供应商按照采购订单的要求组织生产和供应，采购部应定期与供应商沟通，了解生产进度和交货情况，确保采购任务按时完成。2.在采购执行过程中，如发现供应商存在质量问题、交货延迟等情况，采购部应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如要求供应商整改、调整交货期、扣除违约金等。3.采购部应建立采购跟踪记录，详细记录采购执行过程中的各项信息，如沟通记录、问题处理情况等，以便对采购活动进行全程监控和管理。（七）验收与付款1.采购物资或服务到货后，项目部门应及时组织验收，验收内容包括数量、质量、规格型号等方面，确保所采购的物资或服务符合合同要求。2.验收合格后，项目部门填写《验收报告》，并提交给采购部。3.采购部根据验收报告和采购合同，办理付款手续，付款方式应按照合同约定执行，确保付款及时、准确。4.财务部门对采购付款进行审核，确保付款凭证齐全、手续合规，防止出现财务风险。三、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标采购应按照国家有关法律法规和公司内部规定的程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.招标采购应组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成，负责对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。（二）询价采购1.对于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向多家供应商发出询价函，要求供应商提供报价单，详细注明物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期等信息。3.采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交对象，并签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.对于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的情况，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应邀请不少于三家供应商参与谈判，谈判过程中应明确采购需求、技术规格、价格、交货期等条款，要求供应商进行报价和承诺。3.采购部根据谈判情况，综合考虑供应商的报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照公司内部规定的程序进行，包括申请、审批、谈判、签订合同等环节。在谈判过程中，应明确采购物资或服务的价格、质量标准、交货期等条款，确保采购结果合理、公正。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.通过建立风险预警机制，及时发现潜在的风险信号，如供应商经营状况恶化、产品质量投诉增加、市场价格大幅波动等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度，评估结果应作为制定风险应对措施的依据。2.风险评估可采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，对风险进行排序，明确重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、建立质量检验制度、签订价格调整条款、加强合同管理等。2.对于重大风险，应制定专项应急预案，明确应急处理流程和责任分工，确保在风险发生时能够迅速采取有效措施进行应对，降低风险损失。（四）风险监控1.建立风险监控机制，定期对采购风险进行跟踪和监控，及时发现风险应对措施的执行情况和效果。2.根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保风险始终处于可控状态。五、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣、宴请等不正当利益。2.保守公司商业秘密，不得泄露采购项目的相关信息，维护公司的利益和声誉。（二）工作纪律1.采购人员应严格遵守公司的工作纪律，按时上下班，不得迟到早退、旷工。2.认真履行工作职责。（三）业务能力1.采购人员应不断提高自身业务能力，熟悉采购业务流程、法律法规和市场行情，掌握谈判技巧、合同管理等方面的知识和技能。2.积极参加公司组织的培训和学习活动，不断提升自身综合素质。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部的监督和检查。（二）供应商监督1.鼓励供应商对采购部的工作进行监督，如发现采购人员存在违规行为，可向公司举报。2.公司对供应商的举报应及时进行调查处理，对于经查实的违规行为，将严