境外采购制度

境外采购制度第一章总则第一条为规范境外采购行为，防范专项风险，提升合规管理效能，依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于境外业务风险防控的相关规定，结合企业实际发展需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、优化运行机制、强化保障措施，确保境外采购活动合法合规、高效有序，推动企业国际化战略的稳健实施。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在境外采购活动中的全部管理行为，覆盖境外原材料采购、设备引进、技术服务、劳务外包等业务场景。各部门及下属单位应严格遵照执行，确保境外采购活动与国家法律法规、行业准则及企业内部制度相一致。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“境外专项管理”指公司针对境外采购活动实施的全面风险防控、业务规范及合规监督管理体系，包括采购计划制定、供应商管理、招标执行、合同履行、资金支付等全流程管理。（二）“境外专项风险”指在境外采购活动中可能出现的法律合规风险、交易执行风险、资金安全风险、信息泄露风险及其他不可抗力因素导致的业务中断风险。（三）“境外合规”指境外采购活动严格遵循国家法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保采购行为的合法性、正当性及可追溯性。第四条境外采购专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）“全面覆盖”要求境外采购管理覆盖所有业务场景及参与人员，无死角、无盲区。（二）“责任到人”要求明确各层级管理职责，确保每项任务落实到具体岗位及人员。（三）“风险导向”要求优先识别并防控重大风险，实施差异化管理措施。（四）“持续改进”要求定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司境外采购专项管理的第一责任人，对境外采购活动的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，负责统筹协调、监督考核及重大事项决策。第六条设立公司境外采购专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，成员包括财务部、法务部、采购部、风险管理部门及下属单位代表。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹制定境外采购管理制度及年度管理计划；（二）审批重大采购项目的招标方案及风险防控措施；（三）监督境外采购活动的合规执行，定期评估管理成效；（四）协调解决跨部门及下属单位的重大管理问题。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门：采购部负责统筹境外采购专项管理制度建设、风险识别、流程优化、监督考核及培训宣贯，确保制度有效落地。（二）专责部门：法务部负责境外采购合同的合规审核、法律风险处置；财务部负责资金支付审批、税务合规监督；风险管理部门负责专项风险预警及应对。（三）业务部门/下属单位：根据业务需求制定采购计划，落实供应商尽职调查、招标执行及合同履行，开展日常风险自查。第八条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）采购人员应严格按照制度要求执行采购任务，对采购流程的合规性负责；（二）财务人员应审核资金支付申请的合规性，严禁违规支付；（三）业务人员应配合专责部门开展风险排查，及时上报异常情况。所有岗位员工应签署合规承诺书，明确个人责任及违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查：境外采购前必须开展供应商资质审查，包括营业执照、行业认证、财务状况、商业信誉等，重点核查是否存在关联交易、商业贿赂等违规行为。禁止与被列入失信名单的供应商合作。第十条招标流程规范：境外采购金额超过X万元的，必须采用公开招标或邀请招标方式，招标文件应明确技术标准、商务条款、评标规则，并经过领导小组审批后方可发布。第十一条合同签订管理：境外采购合同必须由法务部门审核，明确违约责任、争议解决方式及不可抗力条款，重要合同需聘请外部律师提供法律支持。第十二条资金支付控制：境外采购资金支付必须经过财务部门多级审批，确保收款账户的真实性，避免资金流向高风险地区或个人。第十三条税务合规管理：境外采购需依法缴纳相关税费，财务部门应建立税务风险台账，及时跟进政策变化，避免因税务问题导致的法律纠纷。第十四条信息安全保护：涉及商业秘密的采购数据必须采取加密存储、访问控制等措施，禁止泄露给第三方。第十五条风险地区管控：对政治不稳定、法律法规不健全的地区，应限制或禁止采购，确需采购的需制定专项风险防控方案。第十六条供应商履约监督：采购部应建立供应商履约评价体系，对逾期交货、质量不合格等情况及时处理，并纳入供应商黑名单管理。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：根据国家法律法规、行业准则及业务变化，每年对境外采购制度进行评估，至少每两年修订一次，确保制度的时效性。第十八条风险识别预警机制：每季度由风险管理部门牵头开展专项风险排查，对识别出的风险进行分级（一般级、重大级），并向领导小组发布预警通知。第十九条合规审查机制：将境外采购审查嵌入业务流程，未经法务、财务、风险部门审查的采购项目不得实施，确保“未经审查不得实施”原则落实到位。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，每月向牵头部门报告处置情况；（二）重大风险由领导小组启动应急预案，协调各部门协同处置，并及时向公司主要负责人汇报。第二十一条责任追究机制：对违反制度的行为，根据情节轻重进行处罚，包括经济处罚、绩效扣减、纪律处分等，并纳入个人征信档案。第二十二条评估改进机制：每年由领导小组组织对境外采购管理体系的有效性进行评估，形成评估报告，明确改进方向及措施。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各层级领导应定期召开专题会议，研究解决境外采购管理中的重大问题，确保制度执行力度。第二十四条考核激励机制：将境外采购合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效、评优直接挂钩，对合规表现突出的部门和个人给予奖励。第二十五条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年至少组织两次培训，确保全员掌握制度要求。第二十六条信息化支撑：通过ERP系统实现采购流程自动化、风险实时监控，建立电子化台账，提高管理效率。第二十七条文化建设：编制境外采购合规手册，发布典型案例，组织签订合规承诺书，营造“人人讲合规”的文化氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：发生重大风险事件后，业务部门应在X小时内上报牵头部门，并由牵头部门汇总至领导小组；（二）年度管理报告：每年12月31日前，牵头部门应提交年度管理报告，内容包括风险事件处置、制度执行情况、改进措施等。第六