汽车租赁服务采购询价制度

PAGE汽车租赁服务采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司汽车租赁服务采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司用车需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因业务需要进行的汽车租赁服务采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息公开，接受公司内部监督，确保采购活动透明化。4.效益原则：在保证服务质量的前提下，通过合理询价，实现采购成本的有效控制，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.公司各部门根据业务需求，填写《汽车租赁服务需求申请表》，详细说明租赁车辆的类型、数量、租赁期限、使用地点、特殊要求等信息。2.《汽车租赁服务需求申请表》需经部门负责人签字确认后，提交至公司采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《汽车租赁服务需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.审核内容包括但不限于业务需求的真实性、租赁期限的合理性、车辆类型及数量是否与业务匹配等。3.如发现需求不合理或存在疑问，采购部门及时与申请部门沟通，要求其进行解释或调整。（三）询价准备1.采购部门根据审核通过的需求信息，制定询价文件。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价目的、范围、要求等。汽车租赁服务需求明细：详细列出租赁车辆的各项要求。供应商报价表：供供应商填写报价信息。服务条款及要求：包括服务质量标准、违约责任、售后服务等。2.采购部门通过公司内部采购平台、行业网站、供应商推荐等渠道，收集潜在供应商信息。3.对收集到的供应商进行初步筛选，选择具有良好信誉、资质齐全、服务质量可靠的供应商作为询价对象。（四）询价发出1.采购部门向筛选后的供应商发出询价文件，明确询价截止时间、报价方式等要求。2.询价文件可通过邮件、传真、专人送达等方式发送给供应商。3.在询价文件中告知供应商如有疑问或需要澄清的事项，应在规定时间内与采购部门联系。（五）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价表，明确租赁车辆租金、押金、保险费、服务费等各项费用明细。2.供应商需对服务条款及要求进行确认，并在报价文件中注明是否响应。3.供应商应在询价截止时间前，将报价文件密封后提交至采购部门指定地点或通过指定邮箱发送。（六）报价收集与整理1.采购部门在询价截止时间后，及时收集供应商的报价文件。2.对收集到的报价文件进行整理，核对报价信息的完整性、准确性。3.如发现供应商报价存在疑问或不清晰的地方，采购部门及时与供应商沟通，要求其进行澄清或补充说明。（七）评审1.采购部门组织相关人员组成评审小组，对供应商的报价及服务方案进行评审。评审小组成员应包括采购部门代表、使用部门代表、财务部门代表等，必要时可邀请专业技术人员参与。2.评审内容包括报价合理性、服务质量、信誉状况、车辆配置及状况、售后服务等方面。3.评审小组根据评审标准对各供应商进行综合评分，填写《汽车租赁服务采购询价评审表》。（八）结果确定1.采购部门根据评审小组的综合评分结果，确定中标供应商。中标供应商应是综合评分最高且满足公司需求的供应商。2.采购部门将中标结果通知中标供应商，并向未中标供应商发出未中标通知。3.如对评审结果有异议，相关部门或供应商可在规定时间内提出申诉，采购部门将进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（九）合同签订1.采购部门与中标供应商签订汽车租赁服务合同，明确双方的权利义务、服务内容、价格、付款方式、违约责任等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草案提交至公司法律顾问进行审核，确保合同合法合规。3.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自职责。三、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，对申请成为公司汽车租赁服务供应商的企业进行资格审查。2.准入标准应包括企业资质、信誉状况、经营业绩、车辆状况、服务能力等方面。3.申请供应商需提交营业执照、道路运输经营许可证、车辆行驶证、保险证明、业绩证明等相关资料，经采购部门审核通过后，方可进入公司供应商名录。（二）供应商评价1.定期对供应商的服务质量进行评价，评价周期可根据实际情况设定为季度或年度。2.评价内容包括车辆按时交付情况、车辆清洁及维护状况、司机服务态度、响应及时性、投诉处理情况等。3.采购部门通过收集使用部门反馈、客户投诉记录、现场检查等方式获取评价信息，并填写《汽车租赁服务供应商评价表》。（三）供应商奖惩1.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，如优先合作、增加业务量、颁发荣誉证书等。2.对服务质量差、违反合同约定的供应商进行惩罚，如警告、扣减服务费、暂停合作、取消供应商资格等。3.建立供应商奖惩记录档案，作为供应商管理的重要依据。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对汽车租赁服务采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购结果是否公正、合同执行是否严格等。2.公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督查处，确保采购活动廉洁公正。3.采购部门应定期向公司管理层汇报汽车租赁服务采购询价工作进展情况，接受管理层的监督指导。（二）信息公开1.建立汽车租赁服务采购信息公开制度，将采购需求、询价文件、供应商报价、评审结果等信息在公司内部进行公开，接受员工监督。2.信息公开方式可通过公司内部网站、公告栏等渠道进行。（三）档案管理1.采购部门负责建立汽车租赁服务采购询价档案，对采购活动中的各类文件、资料进行整理归档。2.档案内容包括需求申请表、询价文件、供应商报价文件、评审表、合同等相关资料。3.档案保存