江苏采购内部控制制度

PAGE江苏采购内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范江苏地区公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，提高公司经济效益。（二）适用范围本制度适用于江苏地区公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.全面性原则：涵盖采购活动的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收付款等各个环节。3.制衡性原则：在采购流程中设置必要的岗位和环节，明确职责分工，相互制约，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.权责对等原则：明确各部门和人员在采购活动中的权利和责任，做到权责统一。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目计划。3.决策重大采购合同的签订。4.对采购活动中的重大事项进行研究和决策。（二）采购执行部门采购部门作为采购活动的执行主体，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.根据公司需求和预算，编制采购计划。2.开展供应商开发、选择和管理工作。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购文件的整理和归档。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购计划的制定，协助采购部门进行供应商选择和采购验收等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、支付款项，监督采购资金的使用情况，参与采购合同的审核。3.质量部门：参与采购物资的验收工作，对采购物资的质量进行检验和监督。三、采购流程控制（一）采购计划制定1.需求部门应根据公司业务发展、生产运营等实际需求，定期或不定期提出采购申请。采购申请应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购部门收到采购申请后，应结合公司库存情况、采购预算等因素，对采购申请进行审核。审核通过后，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购方式等。3.采购计划应报采购决策机构审批。经审批后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.供应商选择：根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素。3.供应商管理：与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。（三）采购合同签订1.采购部门应根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同草案应提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。3.根据审核意见，对采购合同草案进行修改和完善。修改后的采购合同经采购决策机构审批后，由采购部门与供应商签订。（四）采购执行1.采购部门应按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等内容。2.跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的问题，应及时采取措施解决，如协商变更合同条款、追究供应商违约责任等。3.采购部门应定期对采购执行情况进行统计和分析，及时发现和解决采购过程中存在的问题，提高采购效率和质量。（五）验收付款1.采购物资或服务到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量部门等相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格等方面。2.质量部门应按照相关标准和要求，对采购物资进行质量检验。检验合格的，出具验收报告；检验不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.验收合格后，财务部门应根据采购合同约定和验收报告，办理付款手续。付款时，应严格审核相关凭证，确保付款金额准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购活动中的风险进行识别。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的采购风险进行评估。评估采购风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，合理预测市场价格波动，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商信用档案，对供应商进行定期评估和监控。选择多家供应商，避免过度依赖单一供应商，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款完整。在合同履行过程中，加强对合同执行情况的监督和检查，及时发现和解决合同纠纷。4.质量风险应对：加强采购物资质量控制，严格按照质量标准进行验收。在采购合同中明确质量违约责任，对质量不合格的物资，及时要求供应商退换货或承担相应的赔偿责任。5.付款风险应对：加强付款管理，严格审核付款凭证，确保付款依据充分、金额准确。按照采购合同约定的付款方式和时间付款，避免提前付款或逾期付款带来的风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购业务进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.主动接受社会监督，及时处理供应商和其他利益相关者的投诉和举报。六、信息与沟通（一）信息系统建设建立采购信息管理系统，实现采购信息的集中管理和共享。采购信息管理系统应涵盖采购计划、供应商管理、采购合同、采购执行、验收付款等各个环节，为采购决策和管理提供支持。（二）信息沟通机制1.建立采购部门与需求部门、财务部门、质量部门等相关部门之间的信息沟通机制，定期召开采购协调会议，及时沟通采购进展情况、存在的问题及解决方案。2