汉阴县采购制度及流程

PAGE汉阴县采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范汉阴县采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于汉阴县行政事业单位、国有企业及其他相关组织的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由相关领导及部门负责人组成。负责审议采购政策、采购计划、采购重大事项等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立采购中心或指定专门部门负责采购的具体执行工作。其职责包括：1.编制采购计划和采购文件。2.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。3.对供应商进行资格审查和管理。4.签订采购合同并跟踪合同执行情况。5.整理采购档案资料。（三）需求部门提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购执行机构完成采购任务，并负责验收采购项目。（四）监督部门对采购活动进行全程监督，受理采购投诉，查处采购违法违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购预算建议，经财务部门审核后，报采购决策机构审批。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并细化到具体的采购品目。（二）预算执行1.采购执行机构应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报原审批部门批准。（三）预算监督财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。2.招标程序：采购执行机构发布招标公告，邀请潜在供应商投标。供应商报名并购买招标文件。采购执行机构组织开标、评标、定标。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购执行机构从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购执行机构成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购执行机构组织专业人员进行论证，提出单一来源采购申请，报采购决策机构批准。采购执行机构与供应商协商签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购执行机构成立询价小组，确定被询价的供应商名单。询价小组向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰。（二）采购文件编制要求1.采购需求应明确、具体，符合法律法规和行业标准要求。2.评标标准应科学合理，具有可操作性，能够客观公正地评价供应商的投标文件。3.合同条款应明确双方的权利和义务，确保采购项目顺利实施。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应经采购执行机构负责人、需求部门负责人、财务部门负责人等审核，确保采购文件符合要求。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行机构建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。（二）供应商库建设1.采购执行机构建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。2.定期对供应商库进行更新和维护，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。（三）供应商评价与考核1.采购执行机构定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。2.根据评价和考核结果，对供应商进行奖惩，激励供应商提高服务水平。七、采购活动实施（一）采购公告发布1.采购执行机构按照规定在指定媒体上发布采购公告，公开采购信息。2.采购公告应包括采购项目名称、采购方式、采购内容、供应商资格条件、报名时间、开标时间等内容。（二）报名与资格审查1.供应商按照采购公告要求报名，提交报名材料。2.采购执行机构对供应商的报名材料进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。（三）开标、评标、定标1.采购执行机构按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、定标活动。2.开标时，供应商应按时提交投标文件，采购执行机构当众开标，公布投标报价等信息。3.评标时，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.定标时，采购决策机构根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。（四）中标通知与合同签订1.采购执行机构向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标供应商。2.中标供应商应在规定时间内与采购执行机构签订采购合同，合同内容应与采购文件一致。八、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（二）合同履行1.采购执行机构和供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目顺利实施。2.采购执行机构应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，双方应按照法律法规规定办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定和验收标准对采购项目进行验收。2.验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，直至验收合格。九、采购资金支付（一）支付申请供应商按照合同约定履行义务后，向采购执行机构提交支付申请，附上发票、验收报告等相关资料。（二）支付审核采购执行机构对供应商的支付申请进行审核，核实采购项目完成情况、合同履行情况、发票真实性等。（三）支付审批审核通过后，采购执行机构将支付申请报财务部门审批，财务部门按照财政资金支付规定办理支付手续。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购执行机构应及时整理采购档案资料，按照档案管理要求进行归档，确保档案资料完整、规范。（三）档案保管与查阅采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。因工作需要查阅采购档案的，应办理查阅手续，不得擅自涂改、销毁档案资料。十一、监督与检查（一）内部监督1.采购决策机构对采购活动进行决策监督，确保采购决策科学合理。2.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购结果是否公正等。3.财务部门对