民政正版软件采购制度

PAGE民政正版软件采购制度一、总则（一）目的为规范民政系统正版软件采购行为，确保软件使用合法合规，提高软件使用效益，保障信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于民政部门及其所属单位在开展各项工作中涉及的正版软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保软件采购来源合法，使用符合版权规定。2.规范性原则：规范采购流程，明确各环节职责，确保采购活动有序进行。3.效益性原则：根据实际工作需求，合理选择软件，提高软件使用价值和工作效率。4.安全性原则：注重软件的安全性，保障信息系统稳定运行，防止信息泄露和安全事故。二、采购需求确定（一）业务需求分析各部门应结合自身业务工作实际，对所需软件进行全面分析。明确软件应具备的功能、性能要求，以及与现有业务系统的兼容性等。例如，对于民政业务中的社会救助管理工作，需要软件能够实现精准的救助对象信息管理、救助资金发放监管、救助政策查询等功能。（二）技术需求评估技术部门要对软件的技术架构、运行环境、数据接口等进行评估。确保软件能够适应民政部门的信息化基础设施，如服务器性能、网络带宽等要求。同时，要考虑软件的可扩展性，以满足未来业务发展的需要。（三）需求文档编制根据业务和技术需求分析结果，编制详细的采购需求文档。需求文档应包括软件功能描述、技术规格要求、性能指标、数据要求、用户界面设计要求等内容。需求文档应清晰、准确、完整，为采购活动提供明确的依据。三、采购流程（一）采购计划制定1.各部门根据业务发展和工作需要，每年定期编制软件采购计划。采购计划应包括软件名称、功能需求、采购预算、采购时间等内容。2.采购计划经部门负责人审核后，报财务部门和分管领导审批。审批通过后的采购计划作为年度软件采购的依据。（二）采购方式选择1.公开招标：对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的软件项目，应采用公开招标方式。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，按照法定程序确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的软件项目，或者采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的软件项目，可以采用邀请招标方式。由采购人从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的软件项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的软件项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的软件项目，或者不能事先计算出价格总额的软件项目，可以采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的软件项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的软件项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的软件项目，可以采用单一来源采购方式。与供应商协商确定成交价格。5.询价：对于采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件项目，可以采用询价方式。向三家以上供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求文档、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，明确采购项目的各项要求和供应商的响应条件。采购文件应确保公平、公正、公开，为供应商提供平等的竞争机会。（四）供应商选择1.供应商资格审查：对参与采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、软件著作权证书、业绩情况、售后服务能力等。确保供应商具备合法经营资格和提供正版软件的能力。2.评标（谈判）：按照采购文件规定的评标标准或谈判规则，对供应商的投标文件或响应文件进行评审。评标（谈判）过程应客观、公正，记录评标（谈判）情况。对于公开招标项目，应组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.确定成交供应商：根据评标（谈判）结果，确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并将采购结果通知所有参与采购活动的供应商。（五）采购合同签订1.在确定成交供应商后，应及时签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，确保双方的权利和义务明确。2.采购合同签订后，应报财务部门备案。财务部门应根据采购合同进行资金安排和支付管理。四、软件验收（一）验收准备1.成立验收小组，验收小组由采购部门、使用部门、技术部门等相关人员组成。验收小组应明确分工，制定验收方案。2.验收小组应熟悉采购合同条款、采购需求文档等内容，掌握软件验收的标准和方法。（二）验收内容1.软件功能验收：按照采购需求文档和合同要求，对软件的各项功能进行测试。确保软件功能完整、准确，满足业务工作需要。例如，对民政业务中的婚姻登记软件，要测试其结婚登记、离婚登记、补领登记等功能是否正常运行。2.软件性能验收：对软件的性能指标进行测试，如响应时间、并发处理能力、数据准确性等。确保软件在规定的性能指标范围内稳定运行。3.软件兼容性验收：测试软件与民政部门现有信息系统、硬件设备等的兼容性。确保软件能够与现有系统无缝对接，不影响其他系统的正常运行。4.软件版权验收：检查软件的版权证明文件，确保采购的软件为正版软件。要求供应商提供软件著作权登记证书、授权许可文件等资料。（三）验收程序1.供应商按照合同约定的时间和要求，完成软件安装调试后，向验收小组提交验收申请。2.验收小组收到验收申请后，按照验收方案进行验收。验收过程中，可采用文档审查、功能测试、性能测试、用户试用等方式。3.验收小组根据验收情况，填写验收报告。验收报告应包括验收依据、验收过程、验收结果等内容。验收结果分为验收合格、验收不合格和整改后验收合格三种情况。4.对于验收合格的软件，验收小组出具验收合格证明文件。对于验收不合格的软件，验收小组应要求供应商限期整改，整改完成后重新进行验收。五、软件使用与管理（一）使用培训1.软件供应商应负责对民政部门的使用人员进行软件使用培训。培训内容应包括软件功能介绍、操作方法、常见问题处理等。2.使用人员应积极参加培训，掌握软件的使用技能。培训结束后，使用人员应能够独立操作软件，完成相关业务工作。（二）使用规范1.使用人员应按照软件的操作手册和使用说明，正确使用软件。不得擅自修改软件的程序和数据，不得进行非法操作。2.使用人员应妥善保管软件的账号和密码，不得泄露给他人。如发现账号和密码被盗用或存在安全隐患，应及时报告并采取措施。（三）日常维护1.技术部门应建立软件日常维护制度，定期对软件进行检查、维护和升级。确保软件系统的稳定运行，及时处理软件故障和问题。2.技术部门应建立软件运行日志，记录软件的运行情况、操作记录、故障处理等信息。运行日志应妥善保存，以备查询和审计。（四）数据管理1.使用人员应按照数据管理制度，正确录入、存储和使用软件中的数据。确保数据的准确性、完整性和安全性。2.技术部门应定期对软件中的数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。六、监督与检查（一）内部监督1.民政部门内部应建立健全软件采购监督机制。财务部门负责对软件采购资金的使用情况进行监督，审计部门负责对软件采购活动进行审计监督。2.采购部门应定期向内部监督部门报告软件采购情况。内部监督部门应加强对采购活动的全过程监督，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.民政部门应接受上级主管部门、财政部门、版权管理部门等外部机构的监督检查。积极配合外部监督机构的工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，民政部门应认真研究，及时整改，并将整改情况报告外部监督机构。七、责任追究（一）供应商责任1.供应商如提供虚假软件版权证明文件、以次充好、不履行售后服务承诺等，应承担相应的法律责任。民政部门有权解除采购合同，并要求供应商赔偿因此造成的损失。2.供应商违反法律法规和采购合同约定，导致软件采购活动出现问题的，应依法依规进行处理。（二）采购人责任1.采购人如在软件采购过程中存在违规操作、滥用职权、谋取私利等行为，应依法依规追究责任。对采购人造成的经济损失，应责令其赔偿。2.采购人未按照本制度规定进行软件采购、验收、使用与管理等工作的，应责令其限期整改。对情节严重的，应给予相