残联新型采购人制度

PAGE残联新型采购人制度一、总则（一）目的为了规范残联系统的采购行为，提高采购资金使用效益，保障残疾人事业各项工作的顺利开展，根据国家相关法律法规和行业标准，结合残联工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级残联机关及其所属事业单位、社团组织等在开展与残疾人事业相关的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程和结果应公开透明，接受社会监督和内部审计。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商、承包商和服务提供商，确保采购质量和效益。4.公正诚信原则：采购活动应公正、公平，秉持诚信理念进行操作，维护各方合法权益二、采购组织与职责（一）采购决策机构各级残联应成立采购领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购领导小组由残联领导班子成员、相关业务部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、采购文件和中标（成交）供应商。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构残联应设立专门的采购部门或指定专人负责采购项目的具体实施。采购执行机构的职责包括：1.编制采购预算和采购计划。2.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商、承包商和服务提供商进行沟通协调。4.签订采购合同并监督合同执行。5.整理和归档采购文件和资料（三）采购监督机构各级残联应建立健全采购监督机制，设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由纪检监察部门、财务部门、审计部门等人员组成，其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件和采购合同。3.参与开标评标等采购活动现场监督。4审查采购项目的验收报告。5.受理对采购活动的投诉举报并进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据残联事业发展规划和工作需要编制年度采购预算。采购预算应包括货物采购、工程采购和服务采购的详细内容，并明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑资金来源和实际需求，确保预算的合理性和可行性。3.采购预算编制过程中，采购部门应与相关业务部门进行沟通协调，征求意见和建议，确保采购预算与业务工作紧密结合。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报经残联财务部门审核。财务部门应重点审核采购预算的合理性、合规性和资金来源的可靠性。2.经财务部门审核通过的采购预算，报采购领导小组审批。采购领导小组应按照规定程序对采购预算进行审议和批准。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序重新申报和审批。（三）预算执行与监督1.采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金专款专用。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金的使用情况进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。3.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，确保采购资金使用的真实性、合法性和效益性。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。公开招标应按照国家有关法律法规和招标程序进行，通过发布招标公告、资格预审、开标评标等环节，选择中标供应商。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标评标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应由谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应按照规定程序与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应由询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商（二）采购程序1.采购申请：各业务部门根据工作需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等。采购申请表应经部门负责人审核签字后报采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、合规性、预算金额的准确性等。经审核通过的采购申请，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定程序进行审批。3.采购实施：采购部门根据采购领导小组的审批意见，组织实施采购活动。具体包括：制定采购文件：根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标办法等内容。发布采购信息：通过残联官方网站、政府采购网等渠道发布采购信息，公开采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，邀请潜在供应商参与采购活动。组织开标评标：按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标评标过程应严格按照规定程序进行，确保公平、公正、公开。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。开标评标过程应进行记录，并由参与人员签字确认。确定中标（成交）供应商：采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标（成交）供应商。中标（成交）供应商确定后，采购部门应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知其他未中标（成交）的供应商。4.合同签订：采购部门应按照中标（成交）通知书的要求，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，应报采购监督小组备案。5.合同履行与验收：采购合同签订后，采购部门应督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务，及时组织交货、安装调试等工作。采购项目完成后，采购部门应组织相关业务部门和专业人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。6.资金支付：采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，及时办理资金支付手续。财务部门应根据采购合同和验收报告，对采购资金进行审核，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。资金支付应按照财政部门的规定和残联的财务制度进行操作。五、采购文件管理（一）采购文件编制采购文件应根据采购项目的特点和要求进行编制，内容应完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准的规定。采购文件应包括以下内容：1.采购公告或采购邀请书。2.采购需求，包括技术规格、质量标准、服务要求等。3.采购文件格式，如投标文件格式、报价表等。4.评标办法或谈判规则。5.合同条款及格式。6.其他需要说明的事项。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购部门负责人审核。采购部门负责人应重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性和完整性。审核通过的采购文件，报采购领导小组审批。采购领导小组应按照规定程序对采购文件进行审议和批准。（三）采购文件发放采购文件经审批通过后，采购部门应及时向潜在供应商发放。采购文件发放应按照规定程序进行登记和签收，确保采购文件发放过程的规范和安全。（四）采购文件保存采购活动结束后，采购部门应及时整理和归档采购文件。采购文件应保存至少十五年，以备查阅和审计。采购文件的保存应符合档案管理的相关规定，确保文件的完整性和安全性。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与残联采购活动的供应商进行资格审查。供应商资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等内容。2.采购部门应定期更新供应商资格审查标准和程序，确保审查工作的科学性和公正性。3.对于首次参与残联采购活动的供应商，可以要求其提供相关证明材料，如法定代表人授权书、业绩证明、财务状况证明等，以证明其具备承担采购项目的能力和信誉。（二）供应商选择与评价采购部门应根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商参与采购活动。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价。评价结果应作为供应商选择和续用的重要依据。对于评价不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等，以确保采购项目的质量和效益。（三）供应商信息管理采购部门应建立供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资格审查情况评价结果等进行记录和管理。供应商信息管理系统应具备信息查询、统计分析等功能，为采购决策提供支持。采购部门应定期更新供应商信息管理系统中的数据，确保信息的准确性和及时性。七、采购合同管理（一）合同签订采购部门应按照中标（成交）通知书的要求，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订前，采购部门应将合同文本报采购监督小组备案。采购监督小组应重点审查合同的合法性、合规性、合理性和完整性，确保合同条款符合法律法规和采购文件的要求。（二）合同履行采购合同签订后，采购部门应督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务，及时组织交货、安装调试等工作。采购部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更合同条款的，采购部门应及时与中标（成交）供应商协商，并按照规定程序办理合同变更手续。合同验收采购项目完成后，采购部门应组织相关业务部门和专业人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号是否符合合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格后，采购部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。（四）合同付款采购项目验收合格后，采购部门应按照采购合同的约定，及时办理资金支付手续。财务部门应根据采购合同和验收报告，对采购资金进行审核，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。资金支付应按照财政部门的规定和残联的财务制度进行操作。（五）合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款或解除合同的，采购部门应及时与中标（成交）供应商协商，并按照规定程序办理合同变更或解除手续。合同变更或解除后，采购部门应及时清理合同文件和相关资料，并按照规定进行归档保存。:八、采购活动监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查参与开标评标等采购活动现场监督，审查采购文件和采购合同，受理对采购活动的投诉举报并进行调查处理。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等，确保采购资金使用的真实性合法性和效益性。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照财政部门的规定和残联的财务制度进行资金支付审核，确保采购资金专款专用。（二）外部监督1.各级残联应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，及时整改存在的问题。2.残联采购活动应接受社会监督，采购信