武汉市采购管理制度

PAGE武汉市采购管理制度一、总则（一）目的为加强武汉市采购管理工作，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武汉市各级政府部门、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“采购人”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购人、供应商和采购代理机构在采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.设立：采购人应根据实际情况设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等。2.职责：负责审定采购计划、采购方式、采购预算、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构1.设立：采购人可根据需要设立专门的采购执行机构，或指定内设机构负责采购工作。2.职责：具体负责采购项目的实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。（三）相关部门职责分工1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。2.需求部门：提出采购需求，协助采购执行机构编制采购文件，参与采购项目的验收。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。4.纪检监察部门：对采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序。三、采购预算管理（一）预算编制1.依据：采购人应根据本单位的事业发展规划、年度工作计划和实际需求，结合财力状况，编制采购预算。2.内容：采购预算应包括采购项目名称、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并明确采购资金来源。3.审批：采购预算经采购人内部审核后，报财政部门审批。（二）预算执行1.控制：采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整预算。2.调整：如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报财政部门审批。（三）预算监督1.内部监督：采购人应建立健全采购预算内部监督机制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析。2.外部监督：财政部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，并将检查结果向社会公开。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.程序：采购人应按照规定编制招标文件，发布招标公告，接受供应商投标，组织开标评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.程序：采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书；其他程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.程序：采购人应成立谈判小组，制定谈判文件，确定邀请参加谈判的供应商名单，组织谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购金额不大的采购项目。2.程序：采购人应组织论证，确定单一来源采购方式，公示采购信息，与供应商协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.程序：采购人应成立询价小组，确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件编制（一）编制原则1.合法性原则：采购文件应符合国家法律法规和相关政策规定。2.完整性原则：采购文件应包含采购项目的全部信息，确保供应商能够准确理解采购需求。3.公正性原则：采购文件应公平公正地对待所有供应商，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商。（二）内容要求1.采购需求：明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求等内容。2.采购程序：详细说明采购方式、采购流程、开标评标方法等内容。3.合同条款：明确采购合同的主要条款，如合同金额、付款方式、交货时间、售后服务等内容。4.其他要求：采购文件还应包括供应商资格条件、投标文件格式、评标标准等内容。（三）审核与备案1.审核：采购文件编制完成后，应经采购人内部审核，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。2.备案：采购人应将采购文件报财政部门备案，财政部门对采购文件进行审核，如发现问题应及时提出修改意见。六、采购信息发布发布渠道1.政府采购网：采购人应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息，如中国政府采购网等。2.其他媒体：采购人还可根据需要在其他媒体上发布采购信息，但应确保采购信息的一致性和准确性。（二）发布内容1.采购公告：包括采购项目名称、采购方式、采购预算、采购需求、供应商资格条件、采购文件获取时间和方式、投标截止时间和开标时间等内容。2.中标成交公告：包括采购项目名称、中标成交供应商名称和地址、中标成交金额等内容。（三）发布时间1.采购公告：采购公告应在采购活动开始前规定的时间内发布，确保供应商有足够的时间获取采购文件并准备投标。2.中标成交公告：中标成交公告应在中标成交供应商确定后规定的时间内发布，及时向社会公开采购结果。七、供应商管理（一）供应商资格要求1.基本条件：供应商应具有独立承担民事责任的能力，具有良好的商业信誉和健全财务管理等条件。2.特定条件：采购人根据采购项目的特点和需求，可对供应商提出特定的资格要求，如具有相关资质证书、业绩证明等。（二）供应商注册与登记1.注册：供应商应在政府采购信息发布媒体上进行注册，填写相关信息，提交注册申请。2.登记：采购人应建立供应商登记制度，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等进行登记管理。（三）供应商考核与评价1.考核内容：采购人应定期对供应商的履约情况、产品质量、售后服务等进行考核评价。2.评价结果应用：采购人应根据供应商考核评价结果，对供应商进行奖惩，如优先采购、限制采购、禁止采购等。八、采购开标与评标（一）开标1.组织：采购人应按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动，开标由采购人或采购代理机构主持。2.程序：开标时，采购人或采购代理机构应宣布开标纪律，公布供应商名单，检查投标文件密封情况，当众拆封投标文件，宣读供应商名称及投标价格等内容。（二）评标1.评标委员会：采购人应依法组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。2.评标方法：评标委员会应按照采购文件规定的评标方法进行评标，评标方法包括综合评分法、最低价成交法等。3.评标程序：评标委员会应认真阅读投标文件，审查投标文件的符合性，对投标文件进行详细评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。九、采购合同签订与履行（一）合同签订1.依据：采购人应根据评标结果，与中标供应商签订采购合同。2.内容：采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式、售后服务等内容。3.备案：采购合同签订后，采购人应将采购合同报财政部门备案。（二）合同履行1.供应商义务：供应商应按照采购合同约定的时间、地点和方式履行交货义务，提供符合质量标准和技术要求的货物或服务。供应商应按照采购合同约定的时间、地点和方式履行交货义务，提供符合质量标准和技术要求的货物或服务。2.采购人义务：采购人应按照采购合同约定的付款方式及时支付货款，对供应商提供的货物或服务进行验收。3.监督检查：财政部门应加强对采购合同履行情况的监督检查，确保采购合同的有效履行。十、采购验收（一）验收主体1.采购人：采购人是采购项目验收的责任主体，应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组：验收小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数应不少于三人。验收小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数应不少于三人。（二）验收内容1.货物验收：对采购货物的数量、规格型号、质量标准等进行验收，检查货物是否符合采购合同约定。2.服务验收：对采购服务的内容和质量进行验收检查，服务是否达到采购合同约定的标准。3.工程验收：对采购工程的质量、进度、造价等进行验收，检查工程是否符合采购合同约定。（三）验收程序1.准备工作：验收小组应在验收前制定验收方案，明确验收标准、验收方法和验收时间等内容。2.实施验收：验收小组应按照验收方案对采购项目进行验收，可采取现场检查、测试、抽样检验等方式进行验收。3.出具验收报告：验收小组应在验收结束后出具验收报告，验收报告应包括验收项目名称、验收时间、验收内容、验收结论等内容。十一、采购资金支付（一）支付依据1.采购合同：采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。2.验收报告：采购人应在供应商提供的货物或服务经验收合格后，按照采购合同约定支付货款。（二）支付程序1.申请：供应商应向采购人提交付款申请，付款申请应包括采购合同编号、付款金额、付款方式等内容。2.审核：采购人财务部门应按照规定对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的真实性、有效性、验收报告的完整性等。3.支付：采购人财务部门应在审核通过后，按照采购合同约定的付款方式及时支付货款。十二、采购档案管理（一）档案内容1.采购文件：包括采购预算、采购计划、采购文件、采购公告、投标文件、评标报告等。2.采购合同：包括采购合同文本、补充协议等。3.验收文件：包括验收报告、验收记录等。4.其他文件：包括采购活动中的其他相关文件，如质疑答复、投诉处理决定等。（二）档案保管1.保管期限：采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般不少于十五年。2.保管地点：采购人应指定专门的地点保管采购档案，确保采购档案的安全和完整。（三）档案查阅与利用1.查阅程序：单位内部人员查阅采购档案应填写查阅申请表，经批准后按照规定查阅；外部单位查阅采购档案应持有单位介绍信，经批准后按照规定查阅。2.利用规定：采购档案的利用应符合国家有关规定，确保采购档案的保密性和安全性。十三、监督检查与法律责任（一）监督检查1.内部监督：采购人应建立健全采购内部监督机制，定期对采购活动进行检查和评估。2.外部监督：财政部门、审计部门、纪检监察部门等应加强对采购活动的监督检查，依法查处采购活动中的违规违纪行为。（二）法律责任1.采购人责任：采购人违反本制度规定的，由财政部门责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，并予以通报。2.供应商责任：供应商违反本制