慈善总会采购制度

PAGE慈善总会采购制度一、总则（一）目的为规范慈善总会采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，确保慈善资金使用的合规性、合理性和有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于慈善总会组织的各类物资采购、服务采购等活动，包括但不限于救灾物资采购、扶贫项目物资采购、公益活动服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受社会监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构慈善总会设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由总会领导、相关部门负责人及专业人士组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.监督采购项目的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购项目的实施。采购部门的职责包括：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的进度跟踪、质量验收和款项支付等工作。4.建立和维护供应商档案，定期评估供应商表现。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格、质量标准等相关要求，并参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、审核支付申请，对采购项目进行财务核算和监督。3.审计部门：对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据慈善项目实施计划和工作需要，提前向采购部门提交采购需求申请。采购需求申请应详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.采购需求申请需经部门负责人审核签字后提交采购部门。对于重大采购项目，采购需求申请还需经采购决策委员会审议通过。（二）采购计划制定采购部门收到采购需求申请后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购预算、采购时间安排等内容。采购计划需报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集供应商，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定的供应商库，以及行业推荐、网络搜索、供应商自荐等方式。2.供应商筛选：采购部门对征集到得供应商进行初步筛选，主要审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证明文件，以及供应商的生产能力、技术水平、产品质量、售后服务等方面的情况。3.供应商评估：采购部门组织相关人员对筛选合格的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、环保措施、价格水平、信誉度等方面。根据评估结果，建立供应商档案，并对供应商进行分类管理。4.供应商选择：采购部门根据采购项目的特点和需求，从合格供应商中选择合适的供应商进行采购谈判。对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员组成采购谈判小组，与供应商进行谈判。谈判内容包括采购价格、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等方面。采购部门应根据谈判结果，确定最终的供应商，并签订采购合同。（四）采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同需经采购部门负责人审核签字后，报财务部门备案。（五）采购项目实施1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等内容。2.供应商备货与发货：供应商收到采购订单后，按照订单要求进行备货和发货。采购部门应跟踪供应商的备货和发货情况，确保采购项目按时、按质、按量完成。3.到货验收：采购物资或服务到货后，采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准等方面。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）款项支付1.支付申请：采购项目验收合格后，采购部门根据采购合同和验收报告，填写支付申请单，报财务部门审核。支付申请单应明确采购项目的名称、采购金额、付款方式、付款时间等内容。2.财务审核：财务部门收到支付申请单后，对采购项目的合法性、合规性、真实性进行审核。审核内容包括采购合同、验收报告、发票等相关凭证。财务部门审核通过后，报总会领导审批。3.款项支付：总会领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，向供应商支付款项。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据采购需求和采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的名称、采购数量及规格、采购价格、采购费用等内容。2.采购预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑市场价格波动、项目实施进度等因素，确保预算的准确性和可靠性。3.采购预算需经财务部门审核，并报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和控制，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、不可抗力等因素导致原采购预算无法满足采购需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并附相关证明材料。预算调整申请需经财务部门审核，报采购决策委员会审批。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律合规风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强供应商选择和管理，建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。2.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收要求，加强到货验收工作，确保采购物资或服务符合质量要求。对于重要采购项目，可委托专业质量检验机构进行检验。3.价格风险应对：加强市场价格监测和分析，合理确定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，如遇市场价格大幅波动，可根据合同约定调整采购价格。4.法律合规风险应对：加强对采购法律法规和政策的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，对合同条款进行法律审查，避免合同纠纷。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险监控过程中存在的问题。2.设立风险预警指标，如供应商逾期交货率、采购物资不合格率、采购价格波动幅度等，当风险预警指标达到设定的阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动合法合规、公平公正。2.审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合法性、合