恒大采购内部控制制度

PAGE恒大采购内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范恒大集团采购活动，加强采购内部控制，确保采购业务合法合规、流程顺畅、成本合理、质量可靠，提高采购效率和效益，保障集团整体运营的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于恒大集团总部及各下属公司、项目公司涉及的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：采购流程应符合集团内部各项规章制度，确保采购活动规范有序。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。5.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各类风险，保障采购活动安全。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购决策委员会由集团高层管理人员、相关职能部门负责人等组成。负责审议重大采购项目的战略规划、预算安排、供应商选择等重大事项，对采购决策提供指导和监督。2.项目采购决策小组在各项目公司设立，由项目负责人、财务人员、技术人员等组成。负责审批项目层面的采购计划、采购合同等，确保项目采购符合项目需求和整体利益。（二）采购执行部门1.集团采购中心作为集团采购的集中管理部门整合采购资源，制定采购策略和标准流程。负责组织实施集团层面的各类采购活动，建立和维护供应商库，协调与各部门的采购需求对接。2.项目采购部门在各项目公司设置，负责具体项目的采购执行工作。根据项目采购计划，开展采购询价、招标、谈判等工作，签订采购合同并跟踪合同执行情况。（三）其他相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。参与采购过程中的技术评审、商务谈判等环节，协助采购部门确定合适的供应商和采购方案。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用情况。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定和集团利益。3.法务部门对采购合同进行法律审查，防范法律风险。为采购活动提供法律咨询和支持，确保采购行为合法合规。三、采购流程控制（一）采购需求计划1.需求提出需求部门根据业务发展、项目建设等实际需要，定期或不定期提出采购需求。需求应明确、具体，包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、售后服务要求等。2.需求审核采购部门收到需求后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。涉及预算的，提交财务部门审核预算额度是否充足。重大采购需求需提交采购决策机构审议。（二）供应商管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对潜在供应商进行调查、评估，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉等方面。选择符合要求的供应商进行开发，邀请其参与集团采购项目。2.供应商评估与选择定期对供应商进行评估，评估指标包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平等。根据评估结果对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、淘汰供应商等。在采购项目中，按照采购需求和供应商评估情况选择合适的供应商。选择过程应遵循公开、公平、公正原则，可采用招标、竞争性谈判、询价等方式。3.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。定期对供应商进行回访，了解其合作意愿和改进需求，共同促进合作关系的持续发展。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式。一般采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。达到集团规定招标限额的项目，应严格按照招标程序进行采购。2.采购文件编制采购部门根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标书、谈判文件、询价文件等）、采购合同条款、技术规格要求、评标标准等内容。确保采购文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和集团要求。3.采购活动执行按照选定的采购方式组织采购活动，发布采购公告，邀请供应商参与。组织开标、评标、谈判等活动，确保采购过程规范有序。采购人员应严格遵守采购纪律，不得与供应商串通谋取私利。（四）采购合同管理1.合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同。合同内容应符合采购文件要求，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。重大采购合同需提交法务部门进行法律审查，确保合同合法有效。2.合同执行与监控采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门配合采购部门做好合同执行的监督工作，对采购物资或服务进行验收。如发现供应商违约，采购部门应及时采取措施，追究其违约责任，维护集团利益。3.合同变更与终止在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。如需终止合同，应按照合同约定和法律法规要求办理相关手续，妥善处理善后事宜。（五）采购验收1.验收准备采购部门在采购合同约定的交货时间前，通知需求部门和相关验收人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购物资或服务的规格、数量、质量标准等要求，制定验收方案。2.验收实施供应商交货后，验收人员按照验收方案对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量清点、质量检验、规格核对、性能测试等。验收过程中应做好记录，形成验收报告。3.验收结果处理如验收合格，验收人员签署验收报告，并办理相关入库或使用手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物。如供应商拒不履行义务，可按照合同约定追究其违约责任。（六）采购付款1.付款申请供应商按照采购合同约定履行交货义务并验收合格后，采购部门根据合同条款和验收情况，填写付款申请单。付款申请单应包括供应商名称、合同编号、付款金额、付款方式等信息，并附上验收报告、发票等相关凭证。2.付款审核采购部门将付款申请单提交财务部门审核。财务部门审核付款申请的真实性、合法性、准确性，核对合同条款、验收情况、发票信息等是否一致。涉及预算的，审核付款金额是否在预算范围内。重大付款申请需提交财务负责人审批。3.付款执行经审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排付款。付款过程中应做好记录，确保资金支付安全、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购风险识别采购部门会同相关部门定期对采购过程中的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险、廉洁风险等。分析风险产生的原因和可能导致的后果。2.采购风险评估采用定性与定量相结合的方法对识别出的采购风险进行评估，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。加强对供应商的日常管理和监督，定期评估供应商信用状况，及时发现潜在违约风险。建立供应商违约应急预案，一旦发生违约情况，能够迅速采取措施，减少损失。2.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强采购过程中的质量控制。要求供应商提供质量保证文件，对采购物资或服务进行定期抽检。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，必要时可要求其退换货物或承担相应损失。3.价格波动风险应对关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格波动信息。在采购合同中合理约定价格调整条款，根据市场变化情况调整采购价格。对于价格波动较大的物资或服务，可采用套期保值等金融工具进行风险防范。4.法律风险应对加强采购人员的法律意识培训，提高其法律素养。严格按照法律法规要求开展采购活动，确保采购文件、合同等合法合规。重大采购项目邀请法务部门提前介入，进行法律审查，防范法律风险。5.廉洁风险应对建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购人员的廉洁教育和监督。明确采购活动中的廉洁纪律要求，严禁采购人员接受供应商贿赂或不正当利益。对采购过程进行全程监督，发现廉洁问题严肃查处。五、采购信息管理（一）采购信息收集1.内部信息收集采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关部门定期收集采购活动中的各类信息，包括采购需求、供应商信息、采购合同、验收报告、付款记录等。建立内部信息共享平台，实现信息的及时传递和共享。2.外部信息收集采购部门通过市场调研、行业资讯、供应商反馈等渠道收集外部采购信息，包括市场价格走势、行业动态、新技术新产品信息等。关注政府部门发布的采购政策法规、招投标信息等，为采购活动提供参考。（二）采购信息分析与利用1.采购数据分析采购部门定期对采购信息进行分析，包括采购成本分析、采购效率分析、供应商绩效分析等。通过数据分析发现采购活动中的问题和潜在风险，为采购决策和管理改进提供依据。2.采购信息利用根据采购数据分析结果，优化采购流程，调整采购策略，合理选择供应商，降低采购成本，提高采购效益。将采购信息用于供应商评估、合同管理、风险管理等工作中，提升采购管理水平。六、监督与检查（一）内部审计监督1.审计计划制定集团内部审计部门定期制定采购审计计划，明确审计目标、范围、重点和时间安排。2.审计实施内部审计人员按照审计计划对采购活动进行审计，审查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。通过查阅文件资料、访谈相关人员、实地考察等方式收集审计证据。3.审计报告与整改内部审计人员撰写审计报告，提出审计发现的问题和改进建议。采购部门及相关部门根据审计报告进行整改，落实整改措施，提高采购管理水平。（二）纪检监察监督1.监督检查集团纪检监察部门对采购活