总承包采购制度

PAGE总承包采购制度一、总则（一）目的为规范公司总承包项目采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障项目质量、进度和成本目标的实现，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有总承包项目的采购活动，包括但不限于工程设备、材料、构配件及服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部相关规定，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合项目要求，满足工程质量标准。3.成本效益原则在保证质量和满足项目需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公开公平公正原则采购过程应公开透明，遵循公平、公正的竞争机制，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。5.廉洁自律原则采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为，维护公司利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购事项进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门公司采购管理部门负责总承包项目采购工作的归口管理，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.建立和维护供应商管理体系；评估和选择供应商，与供应商签订采购合同。4.负责采购合同的执行、跟踪和结算工作。5.协调处理采购过程中的纠纷和问题。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）项目团队职责项目团队负责提出采购需求，配合采购管理部门进行采购工作，包括：1.根据项目进度和质量要求，及时准确地提出采购需求。2.参与供应商的考察和评估工作。3.协助采购管理部门签订采购合同，并对合同执行情况进行监督。4.负责验收采购物资和服务，对不符合要求的及时提出处理意见。（四）其他部门职责1.财务部门负责审核采购预算、合同付款条款，办理采购款项的支付和核算工作。2.质量部门负责对采购物资和服务的质量进行检验和监督，参与供应商的质量评估工作。3.技术部门负责提供采购物资和服务的技术要求和标准，协助评估供应商的技术能力。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.项目可行性研究报告、初步设计文件和施工图设计文件。2.项目总体进度计划和各阶段进度要求。3.项目质量标准和技术规范。4.公司库存情况和资金状况。（二）采购计划编制流程1.项目团队根据项目进度计划和质量要求，提出采购需求清单，明确物资和服务的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等。2.采购管理部门对采购需求清单进行审核和汇总，结合公司库存情况和资金状况，编制采购计划草案。3.采购计划草案经财务部门审核预算后，提交采购决策委员会审批。4.采购决策委员会批准后的采购计划由采购管理部门下达执行。（三）采购计划调整在采购计划执行过程中，如因项目变更、设计调整、不可抗力等原因需要调整采购计划的，项目团队应及时提出书面申请，说明调整原因和内容。采购管理部门对申请进行审核后，报采购决策委员会批准。采购计划调整后，应及时通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉、生产能力、质量保证能力等条件。企业规模、生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务、市场信誉、财务状况、行业口碑等。2.潜在供应商向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。3.采购管理部门对潜在供应商进行实地考察和评估，必要时可邀请质量部门、技术部门等相关人员参与。4.经评估合格的潜在供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核方式包括：数据分析、现场考察、客户反馈、供应商自评等。3.根据评价和考核结果，对供应商进行分级管理，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.对于不合格供应商，采购管理部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停或取消其供货资格。（三）供应商激励与淘汰1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施。2.对于连续两次考核不合格或出现严重质量问题、交货延迟等重大违约行为的供应商，予以淘汰，并从供应商名录中删除。五、采购方式选择（一）招标采购1.适用范围：单项合同估算价在规定限额以上，且符合下列条件之一的采购项目，应采用招标采购方式：（1）具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的。（2）采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的。（3）依法必须进行招标的其他项目。2.招标采购流程：（1）采购管理部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。（2）发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。（3）对投标人进行资格预审，确定合格投标人名单。（4）组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。（5）与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：单项合同估算价在规定限额以下，且采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购流程：（1）采购管理部门向至少三家符合资格要求的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。（2）供应商报价后，采购管理部门对报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。（3）与成交供应商签订采购合同。（三）谈判采购1.适用范围：对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的采购项目，以及采用招标所需时间不能满足项目紧急需要的采购项目，可采用谈判采购方式。2.谈判采购流程：（1）采购管理部门制定谈判方案，明确谈判目标、谈判策略、谈判程序等内容。（2）与潜在供应商进行谈判，就采购项目的技术要求、商务条款、价格等进行协商。（3）谈判达成一致后，与供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购流程：（1）采购管理部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由和拟采购的货物或服务的名称、规格型号、数量、金额等内容。（2）提交采购决策委员会审批。（3）采购决策委员会批准后，与供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购管理部门负责起草采购合同文本，合同条款应符合法律法规和公司要求，明确采购物资和服务名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同文本经法律部门审核后，报公司授权代表签字盖章。4.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，作为合同执行和监督的依据。（二）合同执行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供物资和服务。3.项目团队应配合采购管理部门做好合同执行工作，及时验收采购物资和服务，对不符合要求的及时提出整改意见。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同得，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议签订后，采购管理部门应及时通知相关部门，并对合同变更或解除的原因、过程和结果进行记录。（四）合同结算1.采购物资和服务验收合格后，供应商应按照合同约定的付款方式提交付款申请。2.采购管理部门对付款申请进行审核，审核无误后报财务部门办理付款手续。3.财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，确保付款的准确性和及时性。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、交货延迟等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定风险的优先级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如选择多家供应商、签订风险分担条款、建立价格调整机制、加强合同管理等。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，对采购活动进行实时监控，及时发现和处理潜在的风险问题。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。企业内部审计部门定期