徐汇区采购制度

PAGE徐汇区采购制度一、总则（一）目的为了规范徐汇区采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于徐汇区各部门、各单位使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取私利。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立徐汇区采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由区领导及相关部门负责人组成，主要职责包括：1.审议采购政策、制度和规划。2.审定年度采购预算和采购计划。3.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件等重要事项。4.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构设立徐汇区采购中心，作为采购执行机构，具体负责组织实施采购活动。采购中心的主要职责包括：1.贯彻执行采购法律法规和相关政策制度。2.根据采购预算和采购计划，编制采购文件，组织采购活动。3.对供应商进行资格审查，建立供应商库。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。5.整理、保存采购文件和相关资料，建立采购档案。6.统计、分析采购数据，为采购决策提供参考依据。（三）采购监督机构徐汇区财政局作为采购监督机构，负责对采购活动进行全过程监督。主要职责包括：1.监督采购政策、制度的执行情况。2.审查采购预算和采购计划的编制及执行情况。3.对采购文件进行备案审查。4.监督采购活动的开标、评标、定标等环节。5.受理采购投诉，依法查处采购违法违规行为。（四）使用部门职责各使用部门负责提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，配合采购中心组织采购活动，负责采购项目的验收和使用管理。主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购项目的申请，明确采购需求和技术规格要求。2.参与采购文件的起草和审核，提供专业意见和建议。3.协助采购中心组织开标、评标、谈判等采购活动，负责与供应商进行沟通协调。4.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。5.做好采购项目的使用管理和绩效评价工作。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑项目的必要性和可行性，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算经部门负责人审核后，报区财政局审核汇总，纳入徐汇区年度财政预算。（二）采购计划制定1.区采购中心根据批准的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和时间要求，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购组织形式等内容。2.采购计划应与年度财政预算相衔接，确保采购资金的合理安排和有效使用。3.采购计划经区采购领导小组审定后，由采购中心组织实施。（三）预算与计划调整1.因特殊情况需要调整采购预算或采购计划的，应按照规定的程序进行申报。调整申请应说明调整的原因、调整的内容及对预算和计划的影响等。2.采购预算调整应报区财政局审核，经区政府批准后执行。采购计划调整应报区采购领导小组审定后执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购货物、工程和服务的项目，符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：1.采购项目达到规定的公开招标数额标准的。2.采购人认为采用公开招标方式更能满足采购需求、保证采购质量、提高采购效益的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购申请与审批1.使用部门根据工作需要，填写《徐汇区采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、申请理由等内容，并附相关材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报区采购中心。3.区采购中心对采购申请进行初审，审核通过后报区财政局备案。对于重大采购项目，区采购中心应组织相关部门进行论证，并报区采购领导小组审批。（二）采购文件编制1.区采购中心根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、服务标准、验收方法等实质性内容，确保采购结果符合采购需求。3.采购文件编制过程中，应充分征求使用部门和相关专家的意见，必要时组织现场勘查和答疑会。（三）信息发布与报名1.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，区采购中心应在规定的媒体上发布采购公告或采购邀请书。采购公告应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购预算、投标人资格要求、报名时间、地点、联系方式等内容。2.潜在供应商应在规定的报名时间内，按照采购公告或采购邀请书的要求，向区采购中心提交报名材料。报名材料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料。3.区采购中心对报名供应商进行资格审查，符合资格要求的供应商方可参与采购活动。（四）开标、评标与定标1.区采购中心按照采购文件规定的时间、地点组织开标会议。开标会议由采购中心工作人员主持，采购人代表、投标人代表、监督人员等参加。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。2.开标结束后，进入评标阶段。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。3.采购中心根据评标委员会的评审结果，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。（五）合同签订与履行1.中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，与采购人签订采购合同。采购合同应按照采购文件确定的事项，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，中标人应按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程或服务。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知区采购中心备案。（六）验收与付款1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求中标人限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权解除合同，并要求中标人承担相应的违约责任。2.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。支付货款时，采购人应提供合法有效的支付凭证，并按照规定进行账务处理。3.区采购中心负责对采购项目的验收和付款情况进行监督检查，确保采购资金的合理使用和采购合同的有效履行。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购中心与中标人签订。合同签订前，采购中心应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和采购文件的要求。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务，不得擅自变更或解除合同。（二）合同履行1.采购中心应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.中标人应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购中心应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门备案。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购中心应组织相关人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务项目的服务质量、服务期限等。2.验收合格的，采购中心应出具验收报告；验收不合格的，采购中心应要求中标人限期整改，整改后仍不合格的，采购中心有权解除合同，并要求中标人承担相应的违约责任。（四）合同付款1.采购中心应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。付款前，采购中心应对中标人提交的付款申请及相关证明材料进行审核，确保付款依据充分。2.支付货款时，采购中心应按照规定进行账务处理，确保资金支付的合规性和准确性。（五）合同档案管理1.采购中心应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行分类整理、归档保存。采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标文件、验收报告、付款凭证等资料。2.采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。在保存期限内，采购合同档案应便于查阅和使用，不得擅自销毁或丢失。七、采购监督与管理（一）内部监督1.区采购中心应建立健全内部监督管理制度，加强对采购活动各个环节的监督检查。内部监督应包括采购申请、采购文件编制、信息发布、开标评标、合同签订、验收付款等环节。2.采购中心应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应加强对采购工作人员的培训和教育，提高其业务水平和廉洁自律意识。（二）财政监督1.区财政局应加强对采购活动的财政监督，定期对采购预算执行情况、采购资金使用情况等进行检查。2.财政局应审查采购文件的合法性和合规性，对采购活动中的违法违规行为依法进行查处。同时，应加强对采购代理机构的监督管理，规范其采购代理行为。（三）审计监督1.区审计部门应加强对采购活动的审计监督，定期对采购项目进行审计。审计内容包括采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。2.审计部门应依法对采购活动中的违法违规行为进行处理，并提出审计意见和建议，促进采购活动的规范管理。（四）社会监督1.采购活动应接受社会监督，鼓励社会公众对采购活动中的违法违规行为进行举报。区采购中心应设立举报电话和邮箱，及时受理和处理举报事项。2.对于社会公众的举报，采购中心应认真调查核实，依法依规处理，并及时向社会公布处理结果。八、法律责任（一）采购人法律责任采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的。4.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。5.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。6.中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的。7.拒绝有关部门依法实施监督检查的。（二）采购代理机构法律责任采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的。2.擅自提高采购标准的。3.以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的。4.在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的。5.拒绝有关部门依法实施监督检查的。6.与采购人、供应商恶意串通的。（三）供应商法律责任供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违