建筑采购制度及流程

PAGE建筑采购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司建筑采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障工程质量，控制采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的物资采购活动，包括但不限于建筑材料、构配件、设备等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资符合工程要求。成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，控制采购成本。廉洁自律原则：采购人员应廉洁自律，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商档案。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作。人员配备采购经理：负责采购部门的全面管理工作，制定采购策略和计划，协调与其他部门的关系。采购专员：负责具体的采购业务操作，包括供应商联系、采购订单下达、合同签订等。2.工程部门职责根据工程进度和需求，提出物资采购申请。参与供应商的考察和评估，提供技术支持和质量要求。协助采购部门进行物资验收，对物资的质量和适用性进行确认。3.质量部门职责制定物资质量检验标准和验收流程。参与供应商的考察和评估，对物资质量进行监督和检验。对采购物资的质量问题进行处理和跟踪。4.财务部门职责审核采购合同，确保合同条款符合财务规定。负责采购资金的支付和核算，对采购成本进行分析和控制。协助采购部门进行供应商的付款管理。三、采购计划与预算1.采购计划编制依据工程设计文件、施工图纸和施工进度计划。工程预算和成本控制目标。库存物资情况。流程工程部门根据工程进度和需求，提前[X]天编制物资采购申请单，详细列出物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。采购部门收到采购申请单后，进行汇总和分析，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购经理审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。2.采购预算编制依据采购计划。市场价格行情。历史采购数据。流程采购部门根据采购计划，结合市场价格信息，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的预计金额、运输费用、仓储费用等各项费用。采购预算经财务部门审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购预算作为控制采购成本的依据。四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，信誉良好，无不良记录。具备生产或供应所需物资的能力和经验，产品质量符合相关标准。具有良好的售后服务体系，能够及时解决产品质量问题和提供技术支持。价格合理，具有较强的市场竞争力。流程采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，初步确定潜在供应商名单。采购部门会同工程部门、质量部门等相关人员对潜在供应商进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、售后服务等方面。根据考察评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量检验报告等内容。2.供应商评估与考核评估内容产品质量：定期对供应商提供的物资进行质量检验，评估产品质量是否符合要求。交货期：考核供应商是否能够按照合同约定的时间及时交货。价格：比较供应商的报价与市场价格水平，评估价格合理性。售后服务：考察供应商的售后服务质量，包括响应速度、解决问题的能力等。考核周期定期考核：每[X]个月对供应商进行一次全面考核。不定期考核：根据实际情况，对供应商进行不定期的专项考核，如在物资质量出现问题或交货期延误时。考核结果应用对于考核优秀的供应商，给予优先合作机会、增加采购份额等奖励。对于考核不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，取消其合格供应商资格。五、采购方式1.招标采购适用范围金额较大、技术复杂、竞争激烈的物资采购项目。法律法规规定必须进行招标的项目。流程采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于[X]个工作日。接收供应商的投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标供应商。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。2.询价采购适用范围采购金额较小、市场价格比较透明、技术要求相对简单的物资采购项目。流程采购部门向多家供应商发出询价函，询价函应明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期等内容。供应商收到询价函后，在规定的时间内进行报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目。不能事先计算出价格总额的项目。流程采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门、工程部门、质量部门等相关人员组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序等内容。邀请符合条件的供应商参与谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，协商确定采购价格、技术要求、交货期等合同条款。根据谈判结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购适用范围只能从唯一供应商处采购的项目。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。流程采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的供应商名称。采购申请经公司领导审批后，采购部门与拟采购的供应商进行协商，签订采购合同。六、采购合同管理1.合同签订流程采购部门根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法律部门审核后，报公司领导审批。审批通过后的采购合同加盖公司公章，并由双方签字盖章生效。2.合同执行供应商责任供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求供应物资。供应商应提供物资的质量证明文件、使用说明书等相关资料。公司责任公司应按照合同约定的付款方式及时支付货款。公司应在物资到货前做好验收准备工作，组织相关人员进行验收。3.合同变更与解除变更条件因工程设计变更、施工进度调整等原因，需要变更采购合同的。因不可抗力等原因，导致采购合同无法履行的。变更流程采购部门提出合同变更申请，说明变更原因和变更内容。合同变更申请经公司领导审批后，采购部门与供应商协商签订合同变更协议。解除条件因不可抗力等原因，导致采购合同无法履行，且双方协商一致同意解除合同的。因供应商原因，导致采购合同无法履行，且公司有权解除合同的。解除流程采购部门提出合同解除申请，说明解除原因。合同解除申请经公司领导审批后，采购部门与供应商协商签订合同解除协议，并办理相关手续。七、采购验收1.验收标准按照采购合同约定的质量标准进行验收。参照国家相关标准和行业规范进行验收。2.验收流程物资到货前，采购部门通知工程部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。物资到货后，采购部门组织相关人员按照验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格的物资，由验收人员签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或处理。3.验收记录验收人员应填写验收记录，验收记录应包括物资名称、规格型号、数量、验收时间、验收结果等内容。验收记录应妥善保存，作为采购档案的重要组成部分。八、采购付款1.付款申请采购部门在物资验收合格后，根据采购合同约定的付款方式，填写付款申请单。付款申请单应包括物资名称、规格型号、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容。付款申请单经采购经理审核后，报财务部门审核。2.付款审批财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等方面。付款申请单经财务部门审核通过后，报公司领导审批。3.付款执行公司领导审批通过后，财务部门按照审批结果及时支付货款。财务部门应做好付款记录，定期与采购部门核对付款情况。九、采购档案管理1.档案内容采购计划、采购预算、采购申请单等文件。供应商档案，包括供应商基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量检验报告等内容。采购合同，包括采购合同