采购管理制度3

第六篇采购管理制度

目录

1.总则

2.采购委员会及其会议制度

3.供应商管理办法

4.原物料采购管理办法

5.原物料接受和退货管理办法

第六篇采购管理制度

1.总则

1.1目的

为使本公司原物料的国内外采购作业有所遵循，及时提供适质，适量，适

价的原物料，特制定本制度。

1.2范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、微量药品、设备、零件、器材、办公用品

等采购业务中，有关询价、议价、采购等作业，均合用本制度。

1.3采购部门及权限的划分

1.3.1公司原物料的采购计划、价格、策略等均由采购委员会决议。

1.3.2临时的、紧急的采购，由使用部门提出申请，采购部负责询价，呈总

经理签准。

1.3.3具体采购业务由采购部负责执行，而特定仪器、设备之采购须由请购

部门主管和技术人员参与技术、价格、质量等方面的审定。

1.4采购工作基本原则

1.4.1采购委员会是公司在原物料采购过程中的最高决策机构。

1.4.2公司的总经理是采购委员会会议决议的最高执行者。

1.4.3公司的财会部门必须对采购业务与采购委员会会议决议是否相符，予

以充足的反映和监督。

1.4.4品管部门必须对购入生产用原料的质量予以全过程的监控。

1.4.5采购部门必须根据采购委员会的会议精神，多途径，少环节，货比三

家，适时，适质，适量，适价保证原物料的供应。

1.4.6采购委员会会议须定期与不定期召开。例如，根据年、季、月销售和

生产目的应定期举行；根据原物料的采购特点及资金调度情况应不定

期的举行。

1.4.7采购部门必须定期作出市场，供货，存货，采购等分析，并及时提交

采购委员会。采购部应对供货市场，供应商情况，需购原物料质量、

价格、数量、运送、气象资料、进出口数据、原物料库存、原物料耗

用情况等作出定期分析。

1.4.8采购部和财会都应于每月末与供应商核对供货数量、应付货款和商务

解决等资料.

1.4.9采购部应定期对采购人员进行业务培训和考核，以提高采购人员的业

务能力和思想品德水平。

1.4.10原物料采购须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料预付货

常欠。

2.采购委员会及其会议制度

2.1目的

采购管理是任何一个公司都视之为经营是否能步入轨道的重要基础之一。

特

别在原物料成本占据销售成本75—85%左右的行业，原物料采购成本和储

存

成本的合理性，会对经营利润产生很大的影响。因此，有效的采购委员会

制

度可以让我们得以:

(1)奠定稳定的采购管理工作基础；

(2)提高采购管理水平；

(3)减少采购成本和储存费用，合理使用资金。

2.2采购委员会的组织及职责

2.2.1公司设立采购委员会，由总经理，副总经理，采购部经理，生

产部经

理，品管部经理，财会部经理组成。总经理担任采购委员会主席，采

购

部经理兼任会议秘书，做会议记录并负责决议案的执行。

2.2.2采购委员会职责：

(1)拟定原物料的采购政策并保证政策的适当执行。

(2)依据本公司的质量标准，保证原物料的品质及合理的价格，

(3)审核决定采购的时机、价格及数量c

(4)协调、解决影响采购实行的重大问题。

2.3采购委员会组织的运营

2.3.1每月定期召开采购委员会会议

采购委员会会议是平常采购管理工作之一，由会议讨论决定采购委员

会

召开会议的固定期间，并相应的规定有关部门定期提供分析资料，以

供

会议讨论和决策c

2.3.2不定期召开采购委员会会议

对采购管理过程中的特殊事项，例如：原物料市场急剧变化时。经采

购

委员会成员的建议，应临时召开采购委员会会议。

2.3.3开会的法定人数为全体委员的三分之二，采购委员会的决议须半数以

上人员表决通过，方可执行。出席采购委员会会议的列席人员无表决

权。

2.3.4采购委员会召开会议时，采购委员会成员若无法参与，应授权代理人

员参会。

2.3.5会议主持人为采购委员会主席，主席因故不能出席会议时应委托副主席

或公司其他领导主持。采购部经理负责会议的召集。

2.4采购委员会会议的内容及程序

2.4.1采购部经理报告以下情况：

(1)上次会议决议事项的执行情况。

(2)原物料的库存量、在途量。

(3)原物料的市场行情预测动态，公司应采用的措施。

(4)月原物料采购计划及资金需求计划。

(5)采购部外欠货款情况。

(6)采购实行中需协调解决的问题。

2.4.2采购奏员会对采购部报告内容进行讨论并做出决定°

2.4.3会议决议事项由采购部经理记录，整理后呈采购委员会主席核准。

2.4.4采购部经理将核准后的会议纪要分送委员会成员，并负责决议案的执

行。

2.5采购委员会控制要点

2.5.1对采购过程中发生的重大采购事项，必须由采购委员会讨论

决定。

2.5.2原物料价格应在同地区，同行业中保持较低的水平。

2.5.3原物料质量必须在同地区，同行业中保持较高的水准。

2.5.4根据产销实际情况，拟定每月原物料的安全库存量，拟定需阶段性

(李

节性)储备原料的合理库存量。

2.5.2.5.5对有预付款的采购，必须事先提交采购委员会讨论通过“

6采购部必须有完整的采购结算档案，并建立有效的采购分析档案。

3,供应商管理办法

3.1供应商的选定及指导

3.1.1对于大宗或经常使用的原物料，采购部门应建立相对稳定的

供应商，

并设立“供应商资料卡”作为日后询议价和供料的参考。

3.1.2为保证货源，采购人员对于经常采购的原物料，应寻找两家以上的供

应商作为储备或交互采购，以稳定货源、减少价格。

3.1.3选定供应商时，应从其供货能力、信誉度、资金状况、解决纠纷能力

及对市场状况把握限度等方面综合考虑，并依此拟定是否发展为长期

供应商。

3.1.4若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能

力等，凭以作为判断是否为采购对象的依据。

3.1.5积极向供应商宣传公司原料品质标准，并在品质及技术服务上给予必

要的帮助，使其交货及时、品质稳定且符合公司的质量标准。

3.2供应商的管理和分类

3.2.1每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门经理审阅后存档以

充实供应商的资料卡。

3.2.2供应商的分类。根据供应商的信誉状况、货源稳定性（数量、品质）、

资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供应商分为A.B.C.D

四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂

商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C

类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指

资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。

3.2.3对于时常出现交货品质不符合质量标准，交货数量局限性，定误交期，

售后服务不良等情况的供应商，应立即告知其改善，并按规定扣款。

如未能改善者，采购部应另行开发新的供应商。

3.3供应商的开发

3.3.1采购人员应积极调查原物料资讯，收集原物料市场行情，积极开发新

的供应商。

3.3.2开发原料新供应商时，应取样经品管部或使用部门检查分析，提出报

告，必要时应到现场调查确认其生产技术及品质水准之后，进行具体

评估，决定是否列为供应商。

3.4采购资料及档案管理

3.4.1采购内勤人员每月初或每周做好“供应商资料卡”、“原料及微量元

素采购报表（月）”、“采购分析报表（周、月）"、“库存报表

（月）”等汇总整理工作，并报告有关领导。

3.4.2市场行情及时了解分析，价格走势定期分析，供应商信誉等级定期评

审，来电来函文献资料及时分类保存。

3.4.3公司有关人员如需借阅有关资料、档案，必须经部门经理批准后，由

内勤人员登记，借阅人员署名后方可。

3.4.4有关采购委员会的资料，由部门经理归类存档保管，借阅需经采购委

员会主席批准，并登记后执行。

4.原物料采购管理办法

4.1计划

4.1.1原料采购计划

采购部根据行销部的下个月及下半年销售计划，品管部据此做出的下

个月及下半年用料计划，生产部提供的上期库存情况表，编制下个月

及下六月的原料采购计划。

4.1.2包装物采购计划

采购部根据销售部的销售计划、品管部（畜禽部、肉品加工厂）做出的

编

织袋（包装箱）用量计划，编制采购计划。

4.1.3劳保用品、办公用品采购计划

采购部根据行政部报来的经总经理核准的每季劳保用品、办公用品请

贝勾

计划，编制采购计划。

4.1.4零配件、药品的采购计划

采购部根据生产部、品管部报来的零配件及药品月需求量，编制采

购计

划。

4.2信息收集与分析

4.2.1采购部应掌握重要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易渠道、

运

输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等资讯，填写

“原

料行情周报表”和“原料采购分析报表（周、月）”供采购委员会参考

以

便拟定最佳采购时机。

4.2.2采购部须以电话、传真等多种方式，随时向供应商询价，以了解原料

市

场行情变化情况。

4.2.3采购部在实行原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供应商历次

供

货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择抱负的供应商及合

理

的采购价格。

4.2.4对包装物、劳保用品、办公用品、药品、零配件、器材等，采

购部应根

据公司的规定、标准，采用供应商报价，进一步厂家了解产品质量等办法，

广泛收集信息、然后选定三家以上供应商进行议价。

4.2.5采购部将下月所需原物料的数量、价格、可选择供应商等资料汇总后，

提供采购委员会讨论、决策，每种原物料的可选择供应商不得少于两家.

4.3核准

4.3.1采购委员会根据采购部提供的资料及其它方面的资讯，做出采购决

策。

4.3.2采购部根据采购委员会的决定，向供应商订货，开“原料采购申请

单，，

签订采购协议，实行采购作业。

4.3.3采购部须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可考虑多进货,

如

遇价格下跌，则适时规定供应商降价，并及时掌握最新价格。

4.4协议

4.4.1所有原料采购都必须签订协议，协议一式三份（一份采购部自存，一份

交供应商，一份交财会部）。信件和数据电文可以作为协议

附件，应注

意互相之间时间和内容的一致性。

4.4.2如市场行情发生变化，协议需更改，须由采购部经理报送总经理核准

后

才可变更，必要时，可临时召集采购委员会讨论决定。

4.4.3采购协议内容由当事人约定，应将以下内容明确、清楚、具体写出，

不

得模糊其辞：

⑴标的；（2）数量；（3）质量；（4）价格；（5）包装；（6）交货期限；

（7）验收地点及办法；（8）交货方式及地点；（9）付款条件及付款方

式；

（10）保险；（11）运送损耗的承担；（12）违约责任。

4.4.4所有协议经采购部经理签字后，报送总经理审定签字，加盖公司协议

专

用章后生效。协议签订后若有异议，应按《协议法》有关规定解决。

4.5交货期控制

4.5.1协议签定后，采购部必须追踪，督促交货进度°

4.5.2采购部根据原料客户发货情况，提前填写“原料到货预报

表”送生产

部、品管部，以便做好接货准备。每月填报“原料采购进度月报表”。

4.5.3每批料收货结束，采购部应对其品质、价格及“协议履行情况”、

“采

采成本”进行分析评判，登记入供应商资料卡内，作为以后选择供应

商

之依据。

4.5.4包装材料、劳保用品、办公用品等选定供应商后，采购部根据库存情

况

告知供应商安排交货日期与数量。

4.6异常情况解决

4.6.1如遇供应商送来的原物料品质、数量等与协议规定的不相符，应及时

书

面告知供应商解决。

4.6.2如临时需采购原物料，则须按以下程序办理：使用部门申请T总经理

核准T采购部询价、比价T总经理核准T采购部采购T品管部或使用部门验

收。

4.6.3因品质不合格而退货、换货导致逾期入厂，应以逾期交货解决。

4.7货款结算

4.7.1采购部根据所订原料的到货期及付款条件，测算资金的使用时间，填

报

“原料采购用款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财

会

部和总经理。

4.7.2一批原物料验收完毕，采购部应及时整理各种单据，打印“付款申

请单”一并送财会部做为付款凭证。

4.7.3原料的付款凭证有：采购申请单、协议、原料收货报告、发票；物料

的

付款凭证有：采购申请单、协议、脸收单、发票。

4.7.4采购部应在每批原料收货后一周内及每月底与供应商核对帐务，防止

出

现差错。

4.8带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）

4.8.1在部分原物料紧张处在卖方市场时，供应商坚持规定先款后货，因而

需

要带款提货，其所需货款须由采购部、财会部和总经理严格审查批准

方

能办理。

4.8.2带款提货必须保证采购资金的安全，须待货品发出并拿到有效凭证

（铁

路领货凭证）后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。

4.8.3汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经采购部经理审核，呈

报

总经理批准，由财会部授权办理。

4.8.4如发生付款后进货量局限性等情况导致公司多付款或供应商欠款，采

购部

要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。

4.8.5必要的原物料预付货款应遵循以下几点：

(1)必须是信用良好的固定供应商，对贸易公司性质的供应商不得采

用预

付贷款的结算形式。

(2)信用良好的第三方为供应商提供担保，是采购工作者必须努力的

工作

任务之一。

(3)必须事先派专人，如派采购、品管人员一起去实地调查供

应商的实物

供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交

采

购委员会。

(4)必须有完整的正式协议，重要协议须经国家认可的公证机关予以公

证。在协议中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在

需

方所在地的法院管辖范围内履约。

(5)预付款的额度控制，须由采购委员会会议决定，对每一项预付款都

应

在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的

需

要，又要保证货款安全的相应对策。

（6）原物料预付货款支付以后，采购部和财会部必须同时明确专人负责

该

项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记

录提交给采购委员会，直至该协议履行完毕。

5原物料接受和退货管理办法

5.1车站（码头）的接货作业

5.1.1采购人员应及时与供应商约定原物料到达公司的日期，并发出“原料

CT6_008

到

货预报表”，内容涉及到货时间、车皮号（船号）、件数及总量等，

通

知储运员、地磅房、生产部和品管部，储运员应及早与运送单位和车

站（码头）取得联系，作好接受准备。

5.1.2货品到站（港）后，储运人员应对每个车皮（货船）的卸火车（船），

装汽车，全过程严格监督，对每一辆货运汽车签发货品短途运送证明

并认真填报“在站（码头）接货原始登记表”。

5.1.3出现短件、被盗情况应及时向铁路索取记录，填制“铁路记录告知

单”，迅速告知发货单位，并向保险公司索赔；船运出现的短件、被

盗、被淋湿等应及时向承运部门索赔C

5.1.4从车站（码头）转运原料到公司的过程中，应加盖篷布，防止原料被

雨

淋湿或被盗。若发生雨淋、丢失、应负责向承运人索赔。

5.1.5储运人员负责对车站（码头）费用及代办单位带垫费用进行审核，并

编

制“车站（码头）费用月登记表”，连同原始单据交采购内勤结算。

5.2进厂原料收货作业

5.2.1送货车辆到达公司，由门卫按公司的规定安排停车地点,

告知采购部

核算为公司所订货品后，填写“原料取样卡”上的日期、供货单

位、

原料名称、车辆号码，并告知品管部进行30%抽样。

5.2.2品管员到门卫取“原料取样卡”，对相应车辆进行30%抽样，并将样

品

带回品管部按照集团品质规定进行品质检查。

5.2.3品管部填写“原料取样卡”上已检查的水分结果、30%取样人、化验

人

的署名及备注栏注明收货、退货，将“原料取样卡”第一联自存，

第

二、三联转送采购部，对合格原料即随车作100%抽样准

备。

5.2.4采购部接到“原料取样卡”后，对质量合格者，打印“原

料收货报

告”，并将“原料取样卡”第二联留采购部查存，第三联及“原料

收

货报告”由客户作进厂凭证。

5.2.5门卫根据“原料收货报告”办理进厂登记手续，并对车辆进行检查，

指挥监督客户实行过磅程序。

5.2.6客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到地磅房进行重

车

过磅，地磅房打印“原料收货报告”进厂栏，并将“原料收货报

告”

及“原料取样卡”第三联返回客户，指引客户实行卸货程序。

5.2.7客户持“原料收货报告”及“原料取样卡”第三联到原料库，由原料

库仓管员接受两单，安排卸车并计件；仓管员打印“原料收货报告”

X

厂仓库栏。然后将“原料收货报告”返回客户，指引客户实行空车过

磅

程序。“原料取样卡”第三联在品管员实行完100%抽样后，随样品带

回品管部。

5.2.8客户持“原料收货报告”进行空车过磅，地磅员收回“原料

收货报

告”，打印出厂栏，并签字；同时将“原料收货报告“客户联和已盖

她

磅确认章的出门联交予客户，指引客户出门。

5.2.9门卫凭地磅盖章后的“原料收货报告”的出门联对车辆进行检查后，

方可办理出门手续，放车出门。客户琰由客户留存，作为隹货凭证和

结

算依据，出门联由门卫收回，并于第二日早上将出门联送交财会部核

对。

5.2.10地磅房应及时将“原料收货报告”所剩四联整理后送品管部。

5.2.11品管部根据100%抽样的检查结果，打印“原料收货报告”化验室栏

并

签字。“原料收货报告”填写完毕后，由品管部送给采购部。

5.2.12采购部在收到品管部送来“原料收货报告”后，及时将品质扣减等

内

容打印入“原料收货报告”采购栏，并将“原料收货报告”分送有

关

部门，同时，将此批货的有关单据整理后送交财会部核算和付款。

5.3原料退货作业

5.3.1对于汽车运送的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原

料取样卡”

的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责解决。

5.3.2对于以铁路运送到站的原料，经30%抽样不合格，由品管部在“原料

取

样卡”的备注栏注明拒收理由送采购部，由采购部负责联系客户洽谈

处

理意见，对货品存放，采购部和客户针对具体情况商定。

5.3.3对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行:

(1)对于公路汽运到厂的货品，在厂内卸车过程100%抽样中，若有

部分

不合格(30%以下)，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退

货数量，及时与采购部联系，交采购部解决，挑选出来的不合格原

料

随车退货。

(2)对于公路汽运到厂的货品，在厂内卸车过程100%抽样中，若不合格

原

料达成30%以上，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货

因，及时与采购部联系，交采购部解决，办理退货。

⑶对于铁路运送到厂的货品，在厂内卸车过程100%抽样中，若有部分

合格，由品管部在“原料收货报告”备注栏中注明退货数量，及时

采购部联系，生产部原料库负责退货原料的保管，由采购部负责告

客户作出解决。

⑷退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。

5.3.4到厂的不合格原料的退货，具体操作如下：

(1)根据品管部意见，由采购部告知客户，具体退货数量、退货因素、

在

客户拟定无异的情况下，由采购部负责协调解决。

(2)铁运到厂的原料，由采购部根据品管意见，填写”进厂原料退货单”

中的“进厂情况”项的内容，并在采购部栏签字。

(3)采购部将填好上述项目的“进厂原料退货单”交品管部，核算拟定

无

异议后由品管部签字并交采购部。采购部将此单交原料库，同时安

排

储运空车过磅。

(4)原料库按该“进厂原料退货单”办理装车退货。

(5)司机将退货原料过磅，由