建立政府采购制度

PAGE建立政府采购制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明的原则，采购信息应全面、及时、准确地向社会公开，确保采购过程和结果的公开性，便于社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，促进市场竞争，提高采购质量和效率，降低采购成本。3.公正原则政府采购活动应严格按照规定的程序和标准进行，确保采购过程的公正性，维护供应商的合法权益，保证采购结果的公正合理。4.诚实信用原则采购人和供应商在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，作为公司/组织政府采购的决策机构。领导小组由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议和批准政府采购制度、政策和年度采购计划。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项。3.协调解决政府采购活动中的重大问题。（二）采购执行机构设立专门的采购部门，负责具体的政府采购执行工作。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。2.负责与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的相关事宜。3.建立和管理政府采购档案，包括采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等资料。（三）监督管理机构及职责成立政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。监督小组应由公司/组织内部审计、纪检监察等部门人员组成。其主要职责包括：1.监督检查政府采购制度的执行情况，确保采购活动符合法律法规和公司/组织规定。2.审查采购文件、采购合同等重要文件，防止出现违规条款和损害公司/组织利益的情况。3.受理供应商的投诉和举报，对采购活动中的违法违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司/组织的年度工作计划和实际需求，编制本部门的政府采购预算。预算编制应详细列出采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合公司/组织的财务状况和资金安排，编制年度政府采购预算草案。3.年度政府采购预算草案经公司/组织内部审批后，报上级主管部门或财政部门备案。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算金额。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购部门应定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购任务按时完成，预算资金合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目的预算金额发生重大变化。因实际需求发生变化，需要增加或减少采购项目的数量、规格型号等。其他不可抗力因素导致采购预算无法按原计划执行时。2.采购预算调整申请应经采购部门审核后，报政府采购领导小组审批。经批准的采购预算调整应及时通知相关部门，并按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到规定的公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目的名称、用途、数量、简要技术要求、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间以及获取招标文件的办法等事项。3.采购人或其委托的采购代理机构应当按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、售后服务等条款进行谈判，在规定的时间内达成一致意见，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人与供应商应当遵循本制度规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购计划申报1.各部门根据工作需要和实际情况，填写《政府采购计划申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交相关的采购需求说明文件。2.采购计划申报表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购申请审批1.采购部门对各部门提交的采购计划申报表进行汇总整理，根据公司/组织的采购政策和预算安排，对采购申请进行初步审核。2.经初步审核通过的采购申请，提交政府采购领导小组审批。领导小组根据采购项目的重要性、金额大小等因素进行审议，做出批准或不批准的决定。3.对于批准的采购申请，采购部门下达《政府采购任务通知书》，明确采购项目的具体要求、采购方式、时间进度等内容，并将通知书发送给相关采购执行人员。（三）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目的特点，采购执行人员负责编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求相关部门和专家的意见，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，并报政府采购监督小组备案。（四）采购信息发布1.对于采用公开招标方式采购的项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的基本信息、供应商资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.对于采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出相应的采购文件或邀请书。（五）供应商报名及资格审查1.供应商应按照采购文件的要求，在规定的时间内报名参加采购活动，并提交相关的资格证明文件。2.采购部门对报名供应商的资格进行审查，核实其是否符合采购文件规定的资格条件。对于资格审查合格的供应商，采购部门将其列入供应商名单，并通知其领取采购文件或参加后续采购活动。（六）开标、评标及定标1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标活动。开标过程中，应公开唱标，公布供应商的投标报价、投标文件的主要内容等信息。2.对于采用招标方式采购的项目，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购人代表和有关专家组成，按照采购文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。3.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商或成交供应商，并发布中标（成交）公告。中标（成交）公告应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等内容。（七）采购合同签订1.采购人与中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送政府采购监督小组备案。（八）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求，服务是否达到约定标准等。2.验收合格后，采购人应出具《政府采购验收报告》。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。（九）资金支付1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《政府采购资金支付申请表》，经采购部门负责人审核签字后，报财务部门。2.财务部门对采购资金支付申请表进行审核，核实采购项目的预算执行情况、合同履行情况等。审核通过后，按照规定的程序办理资金支付手续，将采购资金支付给中标（成交）供应商。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与中标（成交）供应商应按照中标（成交）通知书和采购文件确定的事项签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和公司/组织规定，避免出现不利于公司/组织的条款。审核通过的合同报政府采购监督小组备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，为供应商履行合同提供必要的条件；供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知采购部门和政府采购监督小组。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应按照采购合同的约定组织验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求，服务是否达到约定标准等。2.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。（四）合同存档采购部门应将采购合同副本及相关资料整理归档，建立采购合同档案。采购合同档案应包括合同文本、中标（成交）通知书、采购文件、验收报告、资金支付凭证等资料，以便查阅和管理。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.政府采购监督小组应定期对政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购文件的编制与审核、采购合同的签订与履行等方面。2.监督检查可采取定期检查、专项检查、随机抽查等方式进行。对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有疑问或异议的，可以向采购部门提出询问或质疑。采购部门应在规定的时间内给予答复。2.供应商对采购部门的答复不满意或认为采购活动存在违法违规行为的，