广州局采购制度

PAGE广州局采购制度一、总则（一）目的为规范广州局采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于广州局及所属各单位的各类物资采购、工程采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障采购活动的公正性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，维护采购市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立广州局采购领导小组，负责重大采购事项的决策。采购领导小组由局领导、相关部门负责人等组成，主要职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.负责采购项目的执行和跟踪，确保采购任务按时完成。4.建立和维护供应商数据库，评估供应商绩效。5.收集、整理采购相关信息，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求，并对采购项目的实施效果负责；参与采购项目的验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务发展需要，在每年规定时间内编制采购预算。采购预算应明确采购项目、规格、数量、预计金额等内容，并详细说明采购理由和资金来源。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合采购市场情况和历史采购数据，提出调整建议，形成全局采购预算草案。3.采购预算草案经财务部门审核、采购领导小组审议通过后，纳入广州局年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，并向采购领导小组和相关部门报告预算执行情况。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整采购预算：因政策变化、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足实际采购需求。因业务发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整。其他不可抗力因素导致采购预算需要调整。2.预算调整申请应经需求部门、采购部门、财务部门审核后，报采购领导小组审批。审批通过后，按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到规定限额以上的。工程类采购项目，施工单项合同估算价达到规定限额以上的。服务类采购项目，单项采购金额达到规定限额以上的。3.公开招标程序包括：招标公告发布、资格预审（如有）、招标文件编制与发售及答疑、投标、开标、评标及中标公示、合同签订等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人根据供应商的资信和业绩，选择若干特定的供应商，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序与公开招标基本相同，但在供应商选择环节有所不同，采购人应向不少于三家符合相应资格条件的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商及签订合同等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序包括：成立采购小组、进行市场调查、与供应商协商、签订采购合同等环节。采购小组应在采购活动开始前将采购项目信息、采购理由等向采购领导小组报告，并在采购过程中接受监督。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.询价适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.询价程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、发出询价通知书、供应商报价、询价小组评审并确定成交供应商、签订合同等环节。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，并对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括：具有合法经营资质、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的质量管理体系、良好的售后服务能力等。2.需求部门或采购部门可根据采购项目需求，向潜在供应商发出供应商准入申请通知。潜在供应商应按照要求提交相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告、售后服务承诺等。3.采购部门对潜在供应商提交的资料进行初审，初审合格后组织实地考察或资质审核。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理情况、人员配备等；资质审核主要审核供应商的资质证书、业绩证明等文件的真实性和有效性。4.通过初审和实地考察或资质审核的供应商，经采购领导小组批准后，纳入广州局供应商数据库，成为合格供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商进行评价和考核。评价与考核内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.通过定期收集采购部门、需求部门、使用部门等相关方对供应商的评价意见，结合采购数据统计分析，对供应商进行综合评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应将其从供应商数据库中删除，并停止与其合作。4.根据供应商评价与考核结果，对优秀供应商给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对表现不佳的供应商进行警告或采取其他惩罚措施，如减少采购份额、暂停合作等。（三）供应商动态管理1.定期对供应商数据库进行清理和更新，对于已注销、吊销营业执照或不再具备经营资格的供应商，及时从数据库中删除。2.根据业务发展和采购需求变化，适时引入新的供应商，丰富供应商资源。同时，对现有供应商进行分类管理，根据采购项目特点和供应商优势，合理分配采购业务，提高采购效率和质量。3.加强与供应商的沟通与合作关系，定期组织供应商座谈会或培训活动，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中存在的问题，促进双方共同发展。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要和库存情况，填写采购申请表，并详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间、资金来源等信息。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后进行初审，审核采购项目的必要性、合理性、合规性以及采购预算的准确性等。2.对于金额较小的常规采购项目，采购部门初审通过后可直接组织采购；对于金额较大或重大采购项目，采购部门初审通过后，应提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购项目情况进行审议，做出批准或不批准的决定。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，按照确定的采购方式组织采购活动。采用公开招标方式的，按照招标程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标等工作。采用邀请招标方式的，向选定的供应商发出投标邀请书，组织投标、开标、评标等活动。采用竞争性谈判方式的，成立谈判小组，与供应商进行谈判。采用单一来源采购方式的，按照规定程序与供应商协商并签订合同。采用询价方式的，向选定的供应商发出询价通知书，要求其报价并进行评审。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与其签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交财务部门、法律部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施等。经审核修改后的合同，由采购部门负责人与供应商签订。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应及时通知需求部门、质量检验部门等相关人员组成验收小组进行验收。验收小组应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行检验。2.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告；验收不合格的采购项目，验收小组应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（六）付款结算1.采购项目验收合格后，需求部门应根据采购合同约定，填写付款申请单，并附上验收报告、发票等相关资料。付款申请单经需求部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.财务部门对付款申请单及相关资料进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、验收风险、付款风险等。2.通过对采购流程各环节的分析，结合历史采购数据和市场情况，识别可能存在的风险因素，并对风险发生的可能性和影响程度进行评估。风险评估结果分为高、中、低三个等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、制定专项应对方案等措施，如加强市场监测，对关键供应商进行实地考察和深度合作，完善合同条款，加强质量检验和验收管理，严格付款审核等。对于中等风险，应采取定期监测和常规应对措施，如关注市场动态，加强供应商管理，规范合同签订与执行，加强验收环节监督等。对于低风险，应采取适当的控制措施，如保持对采购活动的日常关注，按照常规流程进行操作等。2.建立采购风险预警机制，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施，防范风险扩大。（三）风险监督与改进1.加强对采购风险应对措施执行情况的监督检查，确保风险应对措施得到有效落实。2.定期对采购风险管理工作进行总结和评估，分析风险应对措施效果，总结经验教训，针对存在的问题及时调整和完善采购风险管理机制和措施，不断提高采购风险管理水平。八、采购信息管理（一）信息收集1.建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.采购部门应定期收集采购项目的执行情况、供应商评价与考核结果、采购合同履行情况等内部采购信息，并及时进行整理和分析。（二）信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行分类整理和归档，建立采购信息数据库，