广东看守所采购制度规定

PAGE广东看守所采购制度规定一、总则（一）目的为规范广东看守所采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障看守所各项工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度规定。（二）适用范围本制度规定适用于广东看守所内所有采购活动，包括但不限于办公设备、办公用品、安防设备、生活物资、工程项目等各类物品及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立看守所采购领导小组，由看守所主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议重大采购事项决策，包括采购预算、采购方式、采购合同等，确保采购活动符合看守所整体利益和工作需求。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，负责具体采购工作组织实施。采购办公室职责如下：1.贯彻执行采购制度规定，制定采购工作流程和操作规范。2.根据看守所需求，编制采购计划，明确采购项目、数量、规格、预算等内容，并报采购领导小组审批。3.组织开展采购活动，包括供应商选择、采购文件编制、采购谈判、合同签订等工作。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。5.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料，以备查阅。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等详细信息，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责采购资金的预算编制、审核支付，对采购资金使用情况进行监督检查，确保资金安全合理使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据看守所年度工作计划和实际需求，会同各需求部门，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照不同采购项目进行分类汇总。3.采购预算编制应充分考虑看守所业务发展、设备更新换代、物价变动等因素，确保预算合理准确。（二）预算审批采购预算编制完成后，报采购领导小组审批。采购领导小组应组织相关部门对预算进行审核，重点审查预算的必要性、合理性和可行性。经审批后的采购预算作为年度采购工作的依据，不得随意调整。（三）预算执行1.采购活动应严格按照批准后的采购预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。工程项目，单项合同估算价达到[具体金额]以上的。2.公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括招标项目基本情况介绍、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间和开标时间等内容。3.采购办公室应按照规定程序组织开标、评标、定标等工作，确保公开招标活动公平、公正、公开进行，并依法确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采购办公室应根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于[具体数量]家的供应商，向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所限制。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购办公室应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等事项。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中应严格按照谈判文件要求进行，不得泄露谈判情况及其他供应商的信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购办公室应组织相关部门对采用单一来源采购方式的必要性和合理性进行论证，并形成论证报告。论证报告应包括采购项目基本情况、采用单一来源采购方式的理由、唯一供应商名称及地址等内容。3.采购办公室应将论证报告报采购领导小组审批，经批准后，与单一供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购办公室应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向不少于[具体数量]家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。3.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购办公室。2.《采购申请表》应附相关技术资料、市场调研情况等，以便采购办公室准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购办公室收到《采购申请表》后，对采购项目进行初步审核，重点审查采购需求的合理性、预算金额的准确性等。审核通过后，报采购领导小组审批。2.采购领导小组应在规定时间内对采购申请进行审批，并签署审批意见。如采购申请不符合要求，采购办公室应通知需求部门进行修改完善后重新提交。（三）采购实施1.根据采购项目特点和采购方式，采购办公室组织开展采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，采购办公室应按照规定程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标定标等工作，确定中标供应商。对于竞争性谈判项目，采购办公室应成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，确定成交供应商。对于单一来源采购项目，采购办公室应组织论证，报采购领导小组审批后，与单一供应商协商签订采购合同。对于询价项目，采购办公室应成立询价小组，向供应商发出询价通知书，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购办公室应严格按照采购制度规定和采购程序进行操作，确保采购活动合法合规、公开透明。同时，应加强与供应商的沟通协调，及时解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，采购办公室应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性等。审核通过后，由采购办公室负责人与供应商签订采购合同。3.采购合同签订后，采购办公室应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案，以便各部门按照合同约定履行职责。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购办公室应组织需求部门、财务部门等相关人员按照采购合同要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。2.验收人员应严格按照验收标准进行验收，并填写《采购验收单》。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，采购办公室应及时与供应商联系，要求其限期整改或退换货物，直至验收合格为止。3.采购办公室应将验收情况及时反馈给采购领导小组，并将《采购验收单》作为支付采购款项的依据之一。（六）采购付款1.财务部门应根据采购合同约定和采购验收情况，办理采购付款手续。采购付款应严格按照财务管理制度进行，确保资金支付安全、准确、及时。2.对于货到付款的采购项目，财务部门应在收到供应商发票和《采购验收单》后，按照合同约定的付款方式和期限支付货款。3.对于预付款项的采购项目，财务部门应在采购合同签订后，按照合同约定的比例和期限支付预付款项。在采购项目到货验收合格后，再支付剩余款项。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购办公室应建立供应商准入制度，明确供应商资格条件和准入程序。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。2.采购办公室应通过公开征集、供应商自荐、行业推荐等方式，建立供应商信息库。对申请准入的供应商，采购办公室应进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、业绩证明、信誉证明等资料的审核。经审查合格的供应商，方可进入供应商信息库。3.采购办公室应定期对供应商信息库进行更新维护，剔除不符合要求的供应商，确保供应商信息库的准确性和有效性。（二）供应商评价与考核1.采购办公室应建立供应商评价考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价考核。评价考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.采购办公室应根据供应商评价考核结果，对供应商进行分类管理。对于评价考核优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价考核不合格的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，应将其从供应商信息库中删除，并禁止其参与看守所后续采购活动。3.采购办公室应将供应商评价考核结果定期向采购领导小组汇报，并作为调整采购策略、优化供应商结构的重要依据。（三）供应商激励与约束1.为鼓励供应商积极参与看守所采购活动，提高供货质量和服务水平，采购办公室可建立供应商激励机制。激励方式包括给予价格优惠、延长付款期限、优先合作机会等。2.同时采购办公室应建立供应商约束机制，对供应商在采购活动中存在的违规行为进行严肃处理。违规行为包括提供虚假资料谋取中标、不履行合同约定、恶意抬高价格、串通投标等。对于违规供应商，采购办公室应按照合同约定和相关法律法规要求，追究其违约责任，并将其不良行为记录在案，禁止其在一定期限内参与看守所采购活动。七、采购监督与审计（一）内部监督1.看守所内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查指导，及时发现和解决采购过程中存在的问题。财务部门应加强对采购资金使用情况的监督，确保资金安全合理使用。审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等，防范采购风险。2.采购办公室应建立采购工作内部监督制度，明确内部监督职责和流程。采购工作人员应严格遵守采购制度规定和工作纪律，自觉接受内部监督。在采购过程中，采购办公室应及时向相关部门反馈采购工作进展情况，主动接受监督检查。（二）外部监督1.看守所采购活动应接受社会公众监督。采购办公室应按照规定及时公开采购项目信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商等内容，确保采购活动公开透明。同时，应设立举报信箱和举报电话接受社会公众对采购活动的举报和投诉。2.对于社会公众的举报和投诉，采购办公室应及时进行调查核实，并将处理结果及时反馈给举报人或投诉人。如发现采购活动存在违法违规行为，应依法依规进行处理，并追究相关人员责任。（三）审计监督1.审计部门应定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购项目预算执行情况、采购程序合规性、采购合同