平安集中采购制度

PAGE平安集中采购制度一、总则（一）目的为规范公司集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中涉及的各类物资、服务的集中采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、效率和效益，实现资源的优化配置。4.质量保证原则：所采购的物资和服务应符合国家相关标准和公司实际需求，确保质量可靠。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责审议和决策重大采购项目。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.制定和修订集中采购政策和战略。2.审议重大采购项目的采购方案、预算、供应商选择等事项。3.对采购过程中的重大问题进行决策。（二）采购执行部门公司设立采购中心作为集中采购的执行部门，负责具体采购业务的实施。采购中心的职责包括：1.贯彻执行公司的采购政策和制度。2.根据公司需求，编制采购计划，组织采购活动。3.负责供应商的开发、管理和评估。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立采购档案，保管采购相关资料。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购中心进行采购工作。其职责包括：1.根据业务发展需要，准确、及时地提出采购申请。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。3.对采购物资和服务进行验收，反馈使用情况。（四）监督部门公司内部审计、纪检等部门负责对集中采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规、公正透明。其职责包括：1.制定监督检查计划，对采购项目进行定期或不定期检查。2.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。3.提出改进采购管理的建议和意见。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购中心。（二）采购审批1.采购中心收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较小的采购项目，由采购中心负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审议批准。（三）采购计划编制采购中心根据审批通过的采购申请，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、时间安排、预算控制等。（四）供应商选择与管理1.供应商开发：采购中心通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，选择符合要求的供应商纳入供应商名录。2.供应商评估：定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评估，根据评估结果对供应商进行分类管理。3.供应商选择：根据采购项目的特点和需求，从供应商名录中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。（五）采购实施1.采购方式选择：根据采购项目的性质、金额、时间要求等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.采购文件编制：根据采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.采购活动组织：按照采购文件规定的程序和要求，组织采购活动。如招标采购应发布招标公告、发售招标文件、组织开标、评标；竞争性谈判采购应组织谈判小组与供应商进行谈判等。4.合同签订：采购活动结束后，采购中心与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（六）采购验收1.采购物资或服务到货后，需求部门应按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。2.需求部门应填写《采购验收单》，详细记录验收情况。验收合格的，由需求部门负责人签字确认；验收不合格的，应及时通知采购中心与供应商协商解决。（七）付款结算1.采购中心根据合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照合同规定的付款方式和时间进行付款结算。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标程序：发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件，向投标人提供采购项目的详细信息。开标：组织投标人开标，公开唱标，公布投标报价等信息。评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购决策委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，由采购中心、需求部门及相关技术专家等组成。制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、标准等。邀请符合条件的供应商参加谈判。与供应商进行谈判，要求供应商进行报价、技术方案阐述等。根据谈判情况，确定成交供应商。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价通知书，要求供应商报价。收集供应商的报价文件，进行比较分析。选择报价合理、满足需求的供应商作为成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购的理由。提交采购决策委员会审批。与单一供应商进行协商，签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购中心会同财务部门及需求部门，根据公司年度经营计划和业务需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容，并按照公司预算管理要求进行分类、汇总。3.采购预算草案经公司管理层审核后，提交公司预算管理委员会审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向公司管理层汇报预算执行情况。2.采购中心应配合财务部门做好预算监督工作，及时提供采购预算执行的相关信息。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购中心应定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等。2.针对不同类型的风险，分析其可能产生的原因和影响程度。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对采购风险进行评估，确定风险等级。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、风险概率与影响评估等。（三）风险应对1.针对不同等级的采购风险，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可通过市场调研、价格分析等方式进行应对；对于供应商风险，可加强供应商管理、建立备用供应商等。2.采购中心应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整应对策略。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购计划、采购文件、合同文件、验收文件、付款文件等相关资料。（二）档案整理采购中心应定期对采购档案进行整理，按照项目类别、时间顺序等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。档案保管地点